Gestalten Sie den Digital Workplace mit Prozessmanagement!

Zum Arbeitsplatz der Zukunft gehört nicht nur das orts- und zeitunabhängige Arbeiten wie das Home Office. Vor allem müssen Informationen so bereitgestellt werden, dass man sie direkt effektiv und effizient nutzen kann. Funktionierendes Prozessmanagement führt Menschen, Daten, Dokumente, Aufgaben und erforderliche Werkzeuge zusammen.

Definition: Was versteht man unter Prozessmanagement?

Unter Prozessmanagement versteht man die Definition, Dokumentation, Steuerung und Automatisierung, Auswertung und schlussendlich die stetige Prüfung und Verbesserung von Arbeitsabläufen. Im Englischen ist es auch als Business Process Management (BPM) bekannt.

Wieso ist Prozessmanagement bedeutend für den digitalen Arbeitsplatz? 

Die internen und externen Anforderungen an Geschäftsprozesse steigen stetig. Sie müssen immer schneller durchlaufen werden.

Auf der anderen Seite steigen nicht-digitale und digitale Prozesse in ihrer Komplexität. Die Zahl der Varianten pro Prozess wächst und die Abhängigkeiten zwischen verschiedenen Geschäftsprozessen nehmen zu. Ebenso steigen die Anforderungen an die Einhaltung von gesetzlichen, vertraglichen und organisatorischen Regelwerken (Compliance, Risk Management).

Zudem entwickeln sich immer mehr (abteilungs-) übergreifende Prozesse in Unternehmen, die alle ein kleines oder großes Rädchen in einem Unternehmensgetriebe sind.

Ein branchenübergreifendes Beispiel hierfür ist der Purchase-to-Pay-Prozess, der die Themen Bedarfsmeldung, Beschaffung, Lieferung, Lagerung und Rechnungsbegleichung umfasst.

Ziel: Effizienz und Effektivität durch Prozessmanagement

Das Ziel von Prozessmanagement ist es, relevante Geschäftsprozesse zu unterstützen und zu verbessern. Um effektives Arbeiten zu unterstützen, bieten Softwarehersteller unterschiedliche Werkzeuge an: Diese bieten Funktionen auf den verschiedenen Ebenen des Prozessmanagements.

Gute Prozesse unterstützen Sie auch dabei, Kund:innen und Partnern gerecht zu werden. Wie? Das erfahren Sie in der Research Note „Digital Workplace und Customer Experience“.

Die Aufgaben des Prozessmanagements

Unter dem Schlagwort Prozessmanagement werden verschiedene Anwendungsbereiche zusammengefasst:

• Darstellung / Modellierung von Prozessen
• die Ausführung von Abläufen
• die Analyse von Abläufen

Zunächst werden in der ersten Stufe relevante Prozesse identifiziert und durch Modelle spezifiziert. Zudem werden direkt Effizienz- und Effektivitätsvorteile gesucht, welche durch Anpassungen der Abläufe realisiert werden können. Die Darstellung bzw. die Dokumentation sowie die Planung und Modellierung helfen, Wissen in Arbeitsabläufen zu sichern und eine kontinuierliche Verbesserung anzustoßen. 

Weitere Analysefunktionen bieten die Möglichkeit, Prozesse nach Kennzahlen wie Durchlaufzeiten oder Kosten auszuwerten sowie Engpässe zu identifizieren. Das kann dabei helfen, neue Synergieeffekte zu entdecken und Prozesse effektiver zu gestalten.

Auch eine Kosten-Nutzen-Berechnung zu einzelnen Aktivitäten ist möglich. Somit bewerten Unternehmen ihre Prozesse aufgrund ihrer Profitabilität. Simulationskomponenten können Alternativen vergleichen.

Durch die Möglichkeiten der Dokumentation und Auswertung werden auch Nachweispflichten, z. B. Compliance oder das Risikomanagement unterstützt. So können auch Verstöße in diesen Bereichen schnell erkannt werden.

Zur Ausführung von Prozessen werden Workflow-Funktionen bereitgestellt. Die Systeme können Teilaufgaben automatisieren. Sind Eingaben eines menschlichen Fachanwenders erforderlich, so bieten die Werkzeuge entsprechende Masken an.

BPM-Systeme verfügen zudem über viele Möglichkeiten, Daten und Funktionen aus Drittsystemen aufzurufen oder Inhalte an diese zu übergeben. Monitoring-Komponenten helfen bei der Steuerung und Überwachung der Workflows (bspw. Fristenmanagement).

Doch ohne klare Ziele und die passenden organisatorischen Rahmenbedingungen sind entsprechende Initiativen zum Scheitern verurteilt.

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Prozessmanagement-Methoden

Das Management von Geschäftsprozessen ist eine wesentliche Unternehmensaufgabe. Das Wissen in Geschäftsprozessen muss erfasst, verwaltet, weiterentwickelt und vor allem genutzt werden können. 

Dazu ist das Prozessmanagement in zwei Bereiche gegliedert: die (fachliche) Prozessmodellierung und die Prozessausführung in Form von Workflows.

Die Modellierung von Arbeitsabläufen 

Die Modellierung von Geschäftsprozessen schafft die Grundlage, um die Ziele des Prozessmanagements zu erreichen. Durch die Dokumentation der Abläufe, Entscheidungen, beteiligten Personen und Ressourcen spezifizieren und sichern Unternehmen die Zusammenhänge.

Bekannte Anwendungsfälle sind Zertifizierungen, Qualitätsmanagement, Risikomanagement oder verschiedene betriebswirtschaftliche Verbesserungsmaßnahmen. 

Im Rahmen einer Analyse können Leistungsparameter definiert und darauf aufbauend Zusammenhänge ausgewertet, verdichtet sowie für Entscheidungen genutzt werden. Die Simulation bietet Möglichkeiten, um mit einem geringen Aufwand Alternativen zu entwickeln und zu bewerten.

Workflow-Management

Workflows arbeiten Geschäftsprozesse mithilfe eines Systems ab. Der / die Anwender*in wird durch den Prozess geführt und die prozessrelevanten Angaben in entsprechenden Masken eingeholt. Klare Aufgabenzuordnungen, Stellvertreterkonzepte und Fristen mit Eskalationsmechanismen sichern die Bearbeitung ab. 

Teilschritte können durch das System automatisiert werden. So bieten sich viele Möglichkeiten, mit geringem Aufwand Vorgänge zu bearbeiten. 

Sind alle Informationen vorhanden und keine Entscheidungsfreiheit gegeben, führt das System die entsprechenden Schritte automatisch aus (bspw. Berechnung von Informationen, Generierung von Dokumenten). 

Müssen Inhalte ergänzt oder durch einen Menschen beurteilt werden, generiert das System eine entsprechende Maske. Dort kann der / die Anwender*in die Eingaben vornehmen.

Workflows können auch auf vorhandene Informationen von Drittsystemen zugreifen, indem der Workflow auf Datenbanken, Schnittstellen etc. zurückgreift und (Zwischen-)Ergebnisse in die Fachsysteme zurückschreibt. 

Damit stellen Prozessmanagement-Systeme eine Verbindung der Anwendungen und Teilabläufen zu übergreifenden Prozessen her. Die Steuerungslogik sowie ggf. ergänzende Aspekte sind im BPM-System abgebildet, vorhandene Fachlogik und die entsprechenden Daten werden aus den Fachsystemen eingebunden.

Zudem werden Modelle in der Entwicklung und Anpassung von Software verwendet. Anforderungen und Rahmenbedingungen werden aufgenommen, mit den Fachbereichen abgestimmt und entsprechend dem Einsatzzweck spezifiziert. Das Einsatzspektrum ist hier sehr breit: Modelle können von der reinen Definition von Prozessen als Vorgabe an die Umsetzung bis zur automatischen Generierung ablauffähiger Programme verwendet werden.

Eine besondere Rolle im Business Process Management nimmt das Process Mining ein, das die Abläufe anhand realer Daten auch systemübergreifend rekonstruiert. So können insbesondere Verzögerungen sowie Abweichungen von Vorgaben identifiziert werden.

Prozessmanagement Software & Tools

Die verschiedenen BPM-Einsatzszenarien haben unterschiedliche Marktsegmente hervorgebracht. Dabei liegt ein besonderer Fokus auf Prozessmodellierungswerkzeugen und Software mit Fokus auf Workflows. 

Mein Kollege und Autor des BARC Basic Prozessmanagement, Dr. Martin Böhn, schreibt hierzu: “Allerdings verschwimmen die Grenzen immer stärker, da die Modellierer zumindest Teile der Inhalte zur Ausführung bringen möchten. Gleichzeitig werden die Modelle der Workflow-/BPM-Systeme ausgeprägter und anschaulicher. Sie könnten somit auch zur Dokumentation verwendet werden.

Bei der Unterstützung der Steuerung und Ausführung von Prozessen haben sich verschiedene Lösungen entwickelt. Neben stark strukturierten Workflows können auch Ad-hoc-Workflows direkt durch die Anwender bedarfsgerecht definiert werden. 

Systeme für Robotic Process Automation (RPA) ermöglichen die Automatisierung von einfachen manuellen Tätigkeiten durch Assistenzprogramme. Case Management / Collaboration bezeichnet die flexible Zusammenarbeit auf Basis von gemeinsamen Akten und Aufgaben.

Ein wesentlicher Trend ist die Verbindung verschiedener Arbeitsweisen. Die Unterstützung von stark reglementierten und automatisierbaren Abläufen durch vorgegebene, regelbasierte Workflows wird verbunden mit einer flexibleren Art der Zusammenarbeit. Als Collaboration-Lösungen werden Systeme angeboten, welche schnell einfache Aufgabenketten definieren können und auch die einfache Hinzunahme von weiteren Personen zu Prozessen ermöglichen. Hier werden meist temporäre Rechte vergeben, um die gemeinsame Bearbeitung von Aufgaben zu unterstützen.

Neben den Spezialsystemen bieten viele weitere Systemkategorien zumindest eine grundlegende Prozessunterstützung an. Zumeist werden Workflows in der jeweiligen Fachwelt angeboten, bspw. buchhalterische Freigaben in ERP-Systemen (Enterprise Resource Planning) oder die Unterstützung eines Akquiseprozesses in einem CRM-System (Customer Relationship Management). 

ECM-Systeme (Enterprise Content Management) ermöglichen übergreifende Prozesse und haben Vorteile, wenn insbesondere Dokumenten und Akten eingebunden werden sollen.”

Weiterbildung im Bereich Prozessmanagement

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Auf dem Softwaremarkt gibt es viele verschiedene Systemgattungen, welche bei der digitalen Umsetzung von Geschäftsprozessen unterstützen. Für (zukünftige) Anwender ist es häufig schwer zu bewerten, welche Systemgattung für welche Prozesse bzw. Problemstellungen besonders geeignet ist und welche nicht.

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