Prozessorientiertes ECM für die Finanzabteilung

Es könnte so einfach sein, wenn da nicht die Dokumente wären: Wo ist? Wer hat gerade? Wie ist der Bearbeitungsstand? Hatten wir nicht auch noch…? – diese und ähnliche Fragen kosten zu viel Zeit und Mitarbeitermotivation. Insbesondere wenn abteilungsübergreifend Sachverhalte geklärt werden müssen und die Finanzabteilung oft wichtigen Informationen hinterherlaufen muss.

Hier setzt das Enterprise Content Management (ECM) an. ECM dient der strukturierten Verwaltung von Dokumenten und unterstützt deren Nutzung durch die direkte Bereitstellung und Verknüpfung mit Geschäftsprozessen. Ähnlich wie ERP- oder Planungssysteme gibt die Software die richtige Struktur und die Werkzeuge, um Anwender:innen bedarfsgerecht zu unterstützen. Das führt zu schnelleren und besseren Ergebnissen – und entlastet die Mitarbeitenden.

Einfach besser arbeiten – Warum ECM im Finanzbereich immer wichtiger wird

Der Wandel in den Arbeitsweisen und der Nutzung von Software zeigt sich in einer gestiegenen Anspruchshaltung der Nutzer. Schnell, überall, sicher und in bedarfsgerechter Form sollen Informationen und Dokumente bereitgestellt, bearbeitet und weitergeleitet werden können. Diese Einstellung vertreten Mitarbeitende der Finanzabteilung gleichermaßen wie jeder andere Bereich, der an Prozessen mit Informationsbezug beteiligt ist.

Schnell, überall, sicher und in bedarfsgerechter Form sollen Informationen und Dokumente bereitgestellt, bearbeitet und weitergeleitet werden können.

Um den Anforderungen an die schnelle, sichere Informationsbereitstellung gerecht zu werden, sind verschiedene Aspekte zu beachten.

Kerngedanke des ECM war seit jeher, Informationen verschiedener Quellen und unterschiedlicher Formate zu verbinden. Über Metadaten sollten Inhalte verknüpft und bedarfsgerecht dargestellt werden (bspw. als Lieferantenakten, Kundenakten, Vertragsanlagen).

Im Zuge der Digitalisierung wächst das zu berücksichtigende Informationsvolumen stetig weiter. Immer mehr Quellen, Daten und Dokumente müssen in diesem Kontext beachtet werden. Um diese Flut an Informationen verarbeiten zu können, werden immer häufiger Module zur automatischen Klassifikation und Verschlagwortung eingesetzt. Wesentliche Werkzeuge sind Textanalyse, Datenschnittstellen zum Import von Informationen aus Quellsystemen sowie intelligente Verschlagwortungsroutinen.

In diesem Zusammenhang kommen auch der Datenaufbereitung und der Datenbereinigung hohe Bedeutung zu. Informationen müssen verlässlich und im richtigen Kontext eingeordnet werden. Abhängig von der Aufgabe und dem Informationsbedürfnis des/r Anwender:in sollen die Bereitstellung und Nutzung von Informationen gesteuert werden. Weder sollen wesentliche Inhalte fehlen, noch sollen Mitarbeitende durch eine Fülle an Suchtreffern überfordert werden.

Gerade im Finanzbereich ist eine Verknüpfung der Dokumente mit den Daten und Prozessen aus den Fachsystemen erforderlich. Stamm- und Bewegungsdaten aus ERP-Systemen liefern wichtigen Kontext, zudem sind hier auch häufig verschiedene Fachprozesse abgebildet.

Es zeigt sich aber regelmäßig, dass für bestimmte Aufgabenstellungen ergänzende Werkzeuge erforderlich sind, die auf diesen Informationen aufsetzen. So können ECM-Systeme bspw. Lieferantenakten zur Verwaltung von Verträgen oder Korrespondenz bereitstellen. Auch für bereichsübergreifende Prozesse wie die Rechnungseingangsbearbeitung werden oft ECM-Systeme eingesetzt. Grund dafür ist, dass nicht alle Beteiligten aus den Fachbereichen (bspw. Freigeber) über die erforderlichen ERP-Lizenzen und / oder das Wissen zur Bedienung verfügen.

Strategie & Struktur – Voraussetzungen für gutes ECM

Die bedarfsgerechte Unterstützung der Dokumentennutzung und Prozessbearbeitung erfordert entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen. Große Ablagen als reine Datengräber werden abgelöst durch inhaltlich strukturierte Informationsspeicher. Die entsprechenden Metadatenmodelle müssen definiert, implementiert und mit Datenmodellen bestehender Fachsysteme gekoppelt werden. Dazu zählen beispielsweise das ERP-System der Finanzabteilung oder das CRM-System von Marketing / Vertrieb.

Nur so lässt sich eine sinnvolle, zielgerichtete und systemübergreifende Nutzung von Daten und Dokumenten realisieren. Aus diesem Grund sind Master Data Management und Datenhoheit auch wesentliche Themen in ECM-Projekten.

Gleichzeitig steigt die Verantwortung für die Erfassung und Pflege von Daten. Grund dafür ist, dass ECM nur dann funktioniert, wenn die Informationen früh, korrekt und entsprechend der definierten Zielstruktur erfasst werden.

Um eine regelbasierte Unterstützung der Mitarbeitenden zu ermöglichen, müssen die Anwendungsfälle und Aufgabenstellungen entsprechend spezifiziert werden. Damit sind verschiedene Fragen zu lösen: Was? Woher? Wofür (Bearbeitungskontext)? Der Entwurf dieser logischen Modelle der Ablage, Verteilung und Nutzung ist mitunter relativ aufwändig. Er bringt aber auch hohen Nutzen im Projekt.

Wie Prozesse zur bedarfsgerechten Unterstützung durch ECM beitragen

Auch die Art des Umgangs mit Informationen ändert sich. Die in der Theorie oft gezogenen Grenzen zwischen starren Workflows und flexibler Projektarbeit werden aufgeweicht:

• Die Teams nutzen Automatismen (z. B. Informationsabonnements zur automatischen Benachrichtigung bei neu eingehenden oder veränderten Dokumenten), um die Mitarbeitenden zu entlasten, die Bearbeitung abzusichern und Fehlerquoten zu reduzieren
• Für kreative und offene Aufgaben werden Ad-hoc-Workflows und Collaboration-Funktionen genutzt
• Mit dem Schlagwort Vorgangs- oder Case-Management positionieren viele Anbieter die bedarfsgerechte Kombination aus Informationen, Aufgaben und Kommunikationsmöglichkeiten.

Kund:innen können in diesem Kontext von vordefinierten Best Practices profitieren und so schnell in die Projekte einsteigen. Durch Trends wie Social Media und Networking ändert sich die Erzeugung und Bewertung von Inhalten. Informationen müssen schnell erstellt, verteilt, verlinkt und mit entsprechenden Tags (oder einer anderen Form von Metadaten) eingeordnet werden können. Dieses Wissen ist anschließend mit bereits vorhandenen Inhalten zu verknüpfen.

Gleichzeitig müssen Lösungen für ein immer stärker verteiltes Arbeiten gefunden werden. Viele Teams setzen sich nicht nur aus den Mitarbeitenden eines Unternehmens zusammen. Häufig werden Partner, sonstige Expert:innen, Behörden und die Kund:innen selbst in Prozesse eingebunden.

Diese Form der Collaboration setzt zum einen leistungsfähige Plattformen voraus, die die Dokumente und Aufgaben sicher bereitstellen können. Im Finanzbereich können dies bspw. Lieferant:innen, Behörden oder Mitarbeitende von rechtlich selbständigen Tochterunternehmen sein.

Gleichzeitig müssen Zugang und Bedienung möglichst einfach sein, insbesondere auch für sporadische ECM-Anwender:innen. Es muss organisatorisch geklärt werden, welche Inhalte für welchen Personenkreis unter welchen Bedingungen bereitgestellt werden dürfen.

Viele Anwender:innen im Finanzbereich nutzen die Integration von ECM-Systemen in ERP-Anwendungen. Dadurch können sie von konkreten Sachverhalten direkt in die entsprechende Akte abspringen. So können bedarfsgerecht die entsprechenden Inhalte, aber auch die zusätzlichen Funktionen eines ECM-Systems bereitgestellt werden.

In der Gesamtarchitektur des Unternehmens muss das ECM-System eine Informationsdrehscheibe bilden können. Daten und Dokumente aus unterschiedlichen Anwendungen müssen erfasst, klassifiziert und bereitgestellt werden können.

In der Gesamtarchitektur des Unternehmens muss das ECM-System eine Informationsdrehscheibe bilden können. 

Daher werden die Schnittstellen kontinuierlich ausgebaut. Neben der Kopplung im Backend werden auch Frontend-Mechanismen genutzt. So werden beispielsweise Schlüsselwerte aus den Masken beliebiger Drittsysteme abgegriffen und die entsprechende digitale Akte angezeigt.

Noch komplexer wird das Zusammenspiel der Systeme, wenn auch Workflows verbunden werden sollen. Die Datenhoheit muss zu jedem Zeitpunkt organisatorisch geklärt und entsprechend technisch abgebildet sein.

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ECM-Systeme zur Wissenssicherung und Erfüllung gesetzlicher Anforderungen der Finanzabteilung

Das Wissen eines Unternehmens ist ein wesentlicher Produktionsfaktor und – richtig eingesetzt – ein Wettbewerbsvorteil. Oft sind die zum Aufbau dieses Wissens erforderlichen Inhalte aber stark verteilt und die Ablagen nicht einheitlich strukturiert. Zu viel dieses Wissens liegt in den Köpfen der Mitarbeitenden. Dies steigert deren Arbeitsbelastung, da sie es als Expert:innen immer wieder verteilen und kommunizieren müssen.

Gleichzeitig ist die Einhaltung von Nachweispflichten eine wesentliche Anforderung. Durch die steigende Zahl an Quellen und Dokumenten sowie immer neue Regularien steigt die Komplexität des Themas. Ohne Systemunterstützung kann eine Erfüllung nur mit sehr hohem Aufwand oder oft gar nicht gesichert werden.

ECM-Systeme unterstützen die Erfassung, Nutzung und Verwaltung von Inhalten umfassend. Die Informationen und ihr Weg durch das Unternehmen werden – unter Berücksichtigung des Datenschutzes – transparent nachvollziehbar.

So können gesetzliche Anforderungen einfacher und besser erfüllt werden, genau wie vertragliche Vereinbarungen mit Partnern. Gleichzeitig wird vorhandenes Wissen besser erfasst, nutzbar gemacht und abgesichert. Kosten für unnötige Datenbestände (Kopien, veraltete Versionen etc.) sinken, der Zugriff auf relevante Inhalte wird beschleunigt. Dadurch werden Prozesse verbessert.

ECM zur Unterstützung und Entlastung der Mitarbeitenden

Im Kampf um kompetente, leistungsfähige Mitarbeitende haben die Unternehmen erkannt, dass ein entsprechendes Arbeitsumfeld bereitgestellt werden muss. Der/die Anwender:in wird nicht allein durch kostenfreie Getränke, Obstkörbe oder ein unternehmenseigenes Fitness-Studio motiviert werden können. 

Er muss in erster Linie die ihm gestellten Aufgaben effektiv erledigen können. In den vergangenen Jahren haben wir immer wieder Projekte begleitet, die dazu dienten, den Mitarbeitenden die erforderlichen Informationen und Funktionen bereitzustellen.

ECM ist dann erfolgreich, wenn es für die Mitarbeitenden einen klaren Mehrwert liefert. Die Gestaltung der Oberflächen muss entsprechend seiner Anforderungen sein. 

Typische Anforderungen in aktuellen Projekten sind hier (nutzergruppenspezifische) Akten- und Vorgangssichten, Schlagwortsuche ähnlich bspw. der Google-Suche über alle Inhalte sowie die Einbindungen in Mailclients und andere bereits genutzte Anwendungen.

Vorteile durch ECM-Systeme: Prozesse und Wissen verbinden

Bei der Aufgabenbearbeitung muss der/die Anwender:in von Routineaufgaben entlastet werden und sich auf seine eigentlichen Aufgabenfelder konzentrieren können. Die vorhandenen Informationen und Systemfunktionen werden dabei in unterschiedlicher Form genutzt.

Als Steuerungswissen dienen Regeln, welche die automatische Abarbeitung von Teilschritten erlauben und so Zeit und Kosten sparen. Auf Basis der Datenklassifikation kann Unterstützungswissen in der Systemmaske bereitgestellt werden. Das System sammelt dann die für eine Entscheidung erforderlichen Inhalte. So kann der/die Anwender:in schneller und umfassender informiert handeln.

Durch Kontrollwissen kann das System Verstöße gegen Vollständigkeit (fehlende Werte oder Schritte), Korrektheit (widersprüchliche Werte) oder Plausibilität (ungewöhnliche Wertekonstellationen) erkennen und den/die Anwender:in darauf hinweisen.

Die Nutzung dieses Wissens kann regelgesteuert automatisiert werden. Das System unterstützt den/die Anwender:in damit proaktiv in der Aufgabenbearbeitung. Dies kann auch den Einstieg in die Prozesse umfassen, indem das System im Rahmen der Problemidentifikation den Handlungsbedarf erkennt, die Aufgabenstellung eingrenzt und die passende Prozessbearbeitung auslöst.

Häufiger Anwendungsfall ist die Überwachung von verschiedenen Eingangskanälen, um direkt Prozesse auszulösen, wenn neue Inhalte eingehen (bspw. Überwachung von Lieferantenverträgen, Reaktionszeiten bei Anfragen oder der Abgleich von Plan-Zahlen im Vergleich zu Ist-Zahlen – sofern diese nicht im ERP-System abgebildet sind).

Die Prozessprotokollierung erlaubt die Nachweisbarkeit einzelner Prozessinstanzen ebenso wie die übergreifende Analyse der Abläufe und Wissensnutzung. So können beispielsweise Engpässe oder weiterer Unterstützungsbedarf aufgedeckt werden. Damit wird eine kontinuierliche Prozessverbesserung unterstützt.

Wie ECM-Systeme auch in Zukunft unterstützen können

ECM verbindet Informationen, Abläufe, Systeme und Mitarbeitende der Finanzabteilung und des gesamten Unternehmens. Die Systeme bieten die technischen Möglichkeiten und Funktionen für die Realisierung. Für eine erfolgreiche Umsetzung muss aber auch der organisatorische Rahmen geschaffen werden.

Aktuelle Trends zum anderen Umgang mit Informationen und zur immer breiteren Nutzung von Inhalten verstärken den Bedarf an ECM-Lösungen. Der Bruch zwischen der digitalen Arbeit im ERP-System und dem Papierordner im Schrank muss beseitigt werden. Es muss möglich sein, schnell, flexibel und direkt mit allen Informationen zu arbeiten: Daten, Dokumente und Prozesse.

Anwender:innen in der Finanzabteilung und anderen Bereichen müssen sich daher auf eine andere Art des Arbeitens einlassen. Das papierlose / papierarme Büro muss als klarer Vorteil erkannt und entsprechend umgesetzt werden. Aufgabe des Managements ist es, eine klare Vision zu entwickeln und die Rahmenbedingungen für ihre Umsetzung zu schaffen.

Die Vorteile für den Einzelnen sowie die gesamte Organisation sollten dabei sehr schnell klar werden. Und eine Alternative gibt es nicht, da die Komplexität und die Ansprüche immer weiter steigen und mit „klassischen Lösungen“ der Dokumentenverwaltung nicht mehr abzudecken sind (bspw. Verwaltung von Dokumenten mit Hilfe eines Fileservers).

ECM ist eine Chance auf einen besseren Umgang mit Informationen. Gleichzeitig eröffnet es die Möglichkeit, abteilungsübergreifend, schneller, einfacher und besser zu arbeiten. Überlegen auch Sie, wie Ihre Finanzabteilung bzw. Ihr gesamtes Unternehmen von ECM profitieren kann.