Turbo für die Planung: präzise Wirtschaftsplanung in der Sozialwirtschaft – mehr als dreimal so schnell. Mit OCT – Der Controllinglösung von Saxess

Ausgangslage: Dezentrale und individuelle Wirtschaftsplanung ist fehleranfällig und zeitaufwändig

Der Wirtschaftsplanungsprozess des Evangelischen Jugend- und Fürsorgewerks (EJF) ist dezentral organisiert und sehr individuell. Das führt zu einem enormen Aufwand in der Datenintegration. Auf der Suche nach Optimierung traf OCT als schnell einführbares, zentrales Tool mit einer Excel-nahen Oberfläche, welches die dezentrale Datenerfassung durch viele Nutzer erlaubte, den richtigen Nerv.

Projekt & Lösungsszenario: Erfolgreiche dezentrale Wirtschaftsplanung mit Ist- und Plandaten-Integration aus CGM RECHNUNGSWESEN DS

Um einen schnellen Projektstart zu realisieren, wurde OCT zunächst in einer Cloud-Umgebung implementiert, die schließlich durch on premise Ressourcen abgelöst wurde. Von einem System zur einfachen Erfassung von GuV-Plandaten auf Kostenstellenebene entwickelte es sich in den Folgejahren zum umfassenden Wirtschaftsplanungs-Tool mit Sachkosten-, Personal-, Erlös- und Investitionsplanung. OCT bietet Flexibilität bei stetigen Veränderungen der Kostenstellenstruktur aber auch Vielseitigkeit im Einsatz als Vertragsmanagement-Tool für Miet-, Pacht-, Erbpacht- und Darlehensverträge außerhalb der Wirtschaftsplanung. Einmal jährlich erfassen nun etwa 100 Kostenstellenverantwortliche ihre Planzahlen für etwa 750 Kostenstellen über den OCT-Webclient.

So unterstützt OCT das EJF:

• Erlösplanung mit Blick auf die Auslastung der Häuser
• Sachkostenplanung
• Investitionsplanung
• Berechnung der Soll-VKs der Kitas, die pro Bundesland unterschiedlich sind, um daraus zukünftige Erlöse und Kosten besser planen zu können
• Personalplanung mit Datenintegration aus P&I Loga
• Baumaßnahmenplanung mit Datenintegration aus EJF-eigener Software
• Projektplanung
• Vertragsmanagement für Hausverwalter-Dienstleistungen sowie Miet-, Pacht-, Erbpacht- und Darlehensverträge

Dabei wurden nicht alle Detailpläne auf einmal umgesetzt, sondern entstanden im Zuge eines andauernden Review- und Verbesserungsprozesses. Hierbei konnte das EJF durch gute Projektplanung im eigenen Haus sowie durch die Vermittlung von Know-how und den Zugriff auf die Planungstemplates selbstständig die Lösung an die eigenen, sich ändernden Bedürfnisse anpassen. Für die Auswertung der Planungsergebnisse werden der OCT Webclient sowie Excel-Mappen genutzt, die mit der einheitlichen Datenbank für alle Plandaten verknüpft sind. Die Daten der Detailplanungen werden aus OCT nach CGM RECHNUNGSWESEN DS übergeben.

Zur optimalen Planung in OCT liegen dem Kostenstellenverantwortlichem aktuelle Ist-Daten aus dem Rechnungswesen, Hochrechnungsdaten aus der Personalsoftware, sowie Planwerte aus dem vorangegangenen Planungszeitraum vor.

Vorteile & Nutzen

Verkürzung des Planungszeitraums von 9 Monaten auf 3 Monate, höchste Flexibilität, deutliche Steigerung der Datenqualität

Nach diversen Planungszyklen mit OCT und Anpassungen zur Optimierung des Planungsprozesses liegen die Vorteile für das EJF klar auf der Hand: nicht nur der Planungsprozess konnte merklich verkürzt werden, sondern man profitiert auch von der Flexibilität und Einfachheit des Systems:

• Statt 3 Mitarbeiter für 9 Monate nun 1 Mitarbeiter für 3 Monate
• Umfassende und akkurate Wirtschaftsplanung basierend auf einzelnen Detailplanungen
• Höhere Qualität der Planungsdaten, da realitätsnah und ohne Medienbruch erhoben
• Hohe User-Akzeptanz durch Excel-nahe Oberfläche
• Hohe Transparenz im Planungsprozess, da jederzeit Korrekturen möglich sind