Prozessmanagement – Prozesse planen, steuern, analysieren und verbessern

Die gezielte Optimierung von Abläufen schafft Klarheit, Sicherheit und Freiraum für neue Ideen 

Herausforderung

Prozesse sind oft zu starr und in Zeiten definiert worden, als noch stark papierlastig gearbeitet wurde

Ohne Prozessmanagement droht (digitales) Chaos

Wer Blödsinn digitalisiert, erhält digitalen Blödsinn: Denn Manches wurde mit der fortschreitenden Digitalisierung zwar schneller – zum Beispiel ‚E-Mail statt Hauspost‘ – aber die eigentlichen Abläufe blieben bestehen. “Das ist historisch so gewachsen” ist oft noch die freundlichste Erklärung, die neue Mitarbeiter:innen auf Nachfrage erhalten. 

Prozesse werden meist als starr und unumstößlich betrachtet. Sie schaffen vermeintliche Sicherheit für Mitarbeiter:innen, denn wer sich an den Prozess hält, macht nichts falsch. Und für bestimmte Abläufe, beispielsweise in der Medikamentenherstellung, ist so ein Vorgehen existenziell. 

Redet man jedoch über Strategie, Unternehmenskultur oder gezielte Einbindung von Wissensträgern, denkt kaum jemand mehr an Prozesse. Dabei ist gerade hier ein systematische und dennoch dynamische Gestaltung von Abläufen von hohem Nutzen. 

Das Ideal

Ideal auf die Arbeitsweisen und die Systeme abgestimmte Prozesse, Nutzung der Vorteile bei Planung, Ausführung, Automation, Analyse und Verbesserung

Prozessmanagement entscheidet über den Erfolg 

Das Management von Geschäftsprozessen ist eine wesentliche Unternehmensaufgabe. Zu den Anforderungen gehören eine schnelle, flexible und kostengünstige Reaktion auf Anfragen, die Steuerung der Bearbeitung, die Sicherung und Bewertung von Ergebnissen sowie die Automatisierung von Teilschritten. Das Wissen in Geschäftsprozessen muss erfasst, verwaltet, weiterentwickelt und vor allem genutzt werden können. Dazu ist das Prozessmanagement in verschiedene Bereiche unterteilt: die (fachliche) Prozessmodellierung, die Prozessausführung (in Form von Workflows und verschiedene Automatisierungstechniken) und die Analyse (unter anderem Process Mining). 

Durch die (Geschäfts-)Prozessmodellierung werden die Grundlagen geschaffen, diese Ziele zu erreichen. Durch die Dokumentation der Abläufe, Entscheidungen, beteiligten Personen und Ressourcen werden die Zusammenhänge spezifiziert und gesichert. Anwendungsfälle sind Zertifizierungen, Qualitätsmanagement, Risikomanagement oder verschiedene betriebswirtschaftliche Verbesserungsmaßnahmen. Im Rahmen einer Analyse können Leistungsparameter definiert und darauf aufbauend Zusammenhänge ausgewertet, verdichtet sowie für Entscheidungen genutzt werden. Die Simulation bietet Möglichkeiten, um aufwandsarm Alternativen zu entwickeln und zu bewerten. 

Die Prozessausführung in Form von Workflows bieten die systemgestützte Abarbeitung von Geschäftsprozessen. Der Mitarbeiter wird durch den Prozess geführt, die relevanten Angaben werden in entsprechenden Masken eingeholt. Klare Aufgabenzuordnungen, Stellvertreterkonzepte und Fristen mit Eskalationsmechanismen sichern die Bearbeitung ab. Teilschritte können durch das System automatisiert werden. So bieten sich viele Möglichkeiten, Effizienz und Effektivität der Vorgangsbearbeitung zu verbessern. Daneben gibt es weitere Formen der Beschleunigung und Automation von Geschäftsprozessen, bspw. Robotic Process Automation (RPA). 

Bei der Prozessanalyse werden entweder bestimmte Kennzahlen in den Prozessen oder aber die Abläufe selbst untersucht. So können Abweichungen erkannt und Ineffizienzen sowie Risiken gezielt angegangen werden. Viele Systeme der Prozessausführung bieten Analysemöglichkeiten innerhalb ihrer Plattform an. Insbesondere für die Evaluation übergreifender Prozessketten kann Process Mining zusätzliche Funktionen und Vorteile bieten.  

Stetige Weiterentwicklung heben Potentiale 

Beim Prozessmanagement sollte immer die stetige Weiterentwicklung der Abläufe und die bessere Unterstützung der Mitarbeiter und deren Aufgaben im Fokus stehen. Die Gegenwart wird verdeutlicht und handhabbar, um für zukünftige Aufgaben gerüstet zu sein. Der wesentliche Erfolgsfaktor der Prozessmanagementprojekte ist immer alles möglichst einfach für den Anwender zu gestalten sowie alles vorliegende Wissen in die entsprechenden Modelle einzubringen. Das ist eine wesentliche Anforderungen an den Digitalen Arbeitsplatz.  Gerne unterstützen wir Sie bei der Planung und Durchführung Ihrer Prozessmanagement-Projekte und der Auswahl der passenden Lösungen. 

Wie wir Ihnen helfen

BARC Digital Workplace bietet eine große Palette an Beratungsleistungen, Research, Events und Content rund um Digital Workplace, ECM/DMS, Input Management, CRM/CXM, Prozessmanagement sowie ERP.

Unsere erfahrenen Analyst:innen begleiten täglich Projekte in Unternehmen und stehen Ihnen bei allen Fragen rund um Digital Workplace, ECM/DMS, Input Management, CRM/CXM, Prozessmanagement sowie ERP beratend zur Seite. In vertraulichen Expertenworkshops, Coachings oder Inhouse-Beratungen verwandeln wir die Bedürfnisse Ihres Unternehmens in zukunftssichere Entscheidungen. Unsere Projektunterstützung deckt alle Stufen des erfolgreichen Einsatzes von Software ab.

Auf unseren Events können Sie Keynotes führender Expert:innen sowie Softwaresysteme im Einsatz erleben und sich mit Gleichgesinnten austauschen und vernetzen. BARC Research in Form von neutralen Produktbewertungen, Anwenderbefragungen und Marktanalysen beleuchtet den Markt detailliert.

BARC Content in Form von Blogs, Guides, Technology Maps, Infografiken, Podcasts und weiteren Formaten hilft Ihnen dabei, immer auf dem Laufenden zum aktuellen Marktgeschehen sowie technologischen und methodischen Trends zu bleiben.

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Vice President Digital Workplace, Senior Analyst
Dr. Martin Böhn ist Vice President und Senior Analyst im Bereich Digital Workplace.
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Michael Schiklang ist Senior Analyst und Head of Input Management des Bereichs Digital Workplace bei BARC.
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Sabine Kraus ist Analystin und Head of Research des Bereichs Digital Workplace.
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