Prozessmanagement – Prozesse planen, steuern, analysieren und verbessern

Die gezielte Optimierung von Abläufen schafft Klarheit, Sicherheit und Freiraum für neue Ideen

Herausforderung

Prozesse sind oft zu starr und in Zeiten definiert worden, als noch stark papierlastig gearbeitet wurde

Ohne Prozessmanagement droht (digitales) Chaos

Wer Blödsinn digitalisiert, erhält digitalen Blödsinn: Denn Manches wurde mit der fortschreitenden Digitalisierung zwar schneller – zum Beispiel ‚E-Mail statt Hauspost‘ – aber die eigentlichen Abläufe blieben bestehen. “Das ist historisch so gewachsen” ist oft noch die freundlichste Erklärung, die neue Mitarbeiter:innen auf Nachfrage erhalten.

Prozesse werden meist als starr und unumstößlich betrachtet. Sie schaffen vermeintliche Sicherheit für Mitarbeiter:innen, denn wer sich an den Prozess hält, macht nichts falsch. Und für bestimmte Abläufe, beispielsweise in der Medikamentenherstellung, ist so ein Vorgehen existenziell.

Redet man jedoch über Strategie, Unternehmenskultur oder gezielte Einbindung von Wissensträgern, denkt kaum jemand mehr an Prozesse. Dabei ist gerade hier ein systematische und dennoch dynamische Gestaltung von Abläufen von hohem Nutzen.

Das Ideal

Ideal auf die Arbeitsweisen und die Systeme abgestimmte Prozesse, Nutzung der Vorteile bei Planung, Ausführung, Automation, Analyse und Verbesserung

Prozessmanagement entscheidet über den Erfolg

Das Management von Geschäftsprozessen ist eine wesentliche Unternehmensaufgabe. Zu den Anforderungen gehören eine schnelle, flexible und kostengünstige Reaktion auf Anfragen, die Steuerung der Bearbeitung, die Sicherung und Bewertung von Ergebnissen sowie die Automatisierung von Teilschritten. Das Wissen in Geschäftsprozessen muss erfasst, verwaltet, weiterentwickelt und vor allem genutzt werden können. Dazu ist das Prozessmanagement in verschiedene Bereiche unterteilt: die (fachliche) Prozessmodellierung, die Prozessausführung (in Form von Workflows und verschiedene Automatisierungstechniken) und die Analyse (unter anderem Process Mining).

Durch die (Geschäfts-)Prozessmodellierung werden die Grundlagen geschaffen, diese Ziele zu erreichen. Durch die Dokumentation der Abläufe, Entscheidungen, beteiligten Personen und Ressourcen werden die Zusammenhänge spezifiziert und gesichert. Anwendungsfälle sind Zertifizierungen, Qualitätsmanagement, Risikomanagement oder verschiedene betriebswirtschaftliche Verbesserungsmaßnahmen. Im Rahmen einer Analyse können Leistungsparameter definiert und darauf aufbauend Zusammenhänge ausgewertet, verdichtet sowie für Entscheidungen genutzt werden. Die Simulation bietet Möglichkeiten, um aufwandsarm Alternativen zu entwickeln und zu bewerten.

Die Prozessausführung in Form von Workflows bieten die systemgestützte Abarbeitung von Geschäftsprozessen. Der Mitarbeiter wird durch den Prozess geführt, die relevanten Angaben werden in entsprechenden Masken eingeholt. Klare Aufgabenzuordnungen, Stellvertreterkonzepte und Fristen mit Eskalationsmechanismen sichern die Bearbeitung ab. Teilschritte können durch das System automatisiert werden. So bieten sich viele Möglichkeiten, Effizienz und Effektivität der Vorgangsbearbeitung zu verbessern. Daneben gibt es weitere Formen der Beschleunigung und Automation von Geschäftsprozessen, bspw. Robotic Process Automation (RPA).

Bei der Prozessanalyse werden entweder bestimmte Kennzahlen in den Prozessen oder aber die Abläufe selbst untersucht. So können Abweichungen erkannt und Ineffizienzen sowie Risiken gezielt angegangen werden. Viele Systeme der Prozessausführung bieten Analysemöglichkeiten innerhalb ihrer Plattform an. Insbesondere für die Evaluation übergreifender Prozessketten kann Process Mining zusätzliche Funktionen und Vorteile bieten.

Stetige Weiterentwicklung heben Potentiale

Beim Prozessmanagement sollte immer die stetige Weiterentwicklung der Abläufe und die bessere Unterstützung der Mitarbeiter und deren Aufgaben im Fokus stehen. Die Gegenwart wird verdeutlicht und handhabbar, um für zukünftige Aufgaben gerüstet zu sein. Der wesentliche Erfolgsfaktor der Prozessmanagementprojekte ist immer alles möglichst einfach für den Anwender zu gestalten sowie alles vorliegende Wissen in die entsprechenden Modelle einzubringen. Das ist eine wesentliche Anforderungen an den Digitalen Arbeitsplatz. Gerne unterstützen wir Sie bei der Planung und Durchführung Ihrer Prozessmanagement-Projekte und der Auswahl der passenden Lösungen.

Wie wir Ihnen helfen

BARC Digital Workplace bietet eine große Palette an Beratungsleistungen, Research, Events und Content rund um Digital Workplace, ECM/DMS, Input Management, CRM/CXM, Prozessmanagement sowie ERP.

Unsere erfahrenen Analyst:innen begleiten täglich Projekte in Unternehmen und stehen Ihnen bei allen Fragen rund um Digital Workplace, ECM/DMS, Input Management, CRM/CXM, Prozessmanagement sowie ERP beratend zur Seite. In vertraulichen Expertenworkshops, Coachings oder Inhouse-Beratungen verwandeln wir die Bedürfnisse Ihres Unternehmens in zukunftssichere Entscheidungen. Unsere Projektunterstützung deckt alle Stufen des erfolgreichen Einsatzes von Software ab.

Auf unseren Events können Sie Keynotes führender Expert:innen sowie Softwaresysteme im Einsatz erleben und sich mit Gleichgesinnten austauschen und vernetzen. BARC Research in Form von neutralen Produktbewertungen, Anwenderbefragungen und Marktanalysen beleuchtet den Markt detailliert.

BARC Content in Form von Blogs, Guides, Technology Maps, Infografiken, Podcasts und weiteren Formaten hilft Ihnen dabei, immer auf dem Laufenden zum aktuellen Marktgeschehen sowie technologischen und methodischen Trends zu bleiben.

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Was andere über uns sagen

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BARC zeichnet eine hervorragende Markt- und Fachkenntnis im Bereich ECM aus. Die Projektmanagement-Fähigkeiten des Analystenhauses sind darüber hinaus sehr gut.

Torsten Gaul

Ressortleiter IT, Leifheit

Das Webinar hat mir gut gefallen. Wir von der EEW sind gerade dabei, unsere Arbeitswelt neu zu denken und umzugestalten. In dem Webinar habe ich eine Reihe von Hinweisen bekommen, die bei so einem Projekt zu beachten sind. Dafür bin ich sehr dankbar.

Dr. Gerhard Lüdeker

IT Management, EEW Energy from Waste GmbH

Das Webinar hat uns sehr weitergeholfen, da wir gerade aktiv an unserem Workflow im Bezug auf die Rechnungen arbeiten. Die Referenten und die Darstellung des Ablaufs war sehr hilfreich.

Marion Witzinger

Bereich Digitalbuchhaltung / operative Personalarbeit, HARTZ REGEHR GmbH

Mir gefällt die Webinar Reihe „Digital Workplace Experience“ sehr gut, vor allem die Länge und die praxisnahe und sympathische Vermittlung der Inhalte. Gut finde ich auch, dass ich mir das Webinar im Nachgang noch einmal ansehen kann. Die Themen sind sehr aktuell und durch die interaktive Gestaltung der Webinare wird deutlich, dass im Grunde alle dieselben Themen bewegen. Das ist spannend.

Sonja Fuchs

Personal und Organisationsentwicklung, Handwerkskammer Ulm

Die Zusammenarbeit mit BARC, insbesondere mit Dr. Böhn und Frau Kraus ermöglichte uns, ein zukunftssicheres und auf unsere Stiftung und unsere Aufgaben abgestimmtes System auszuwählen und in das Tagesgeschäft einzubinden. Während der immer offenen und konstruktiven Unterstützungsphase wurden auch wichtige organisatorische Themen beleuchtet und umgesetzt. Das Projekt, angefangen beim Auswahlverfahren bis hin zur Implementierung konnte in knappen 26 Monaten realisiert werden. Wir konnten auch über das System für Dokumentenmanagement hinaus wichtige Erkenntnisse aus der Begleitung von Dr. Böhn und Frau Kraus gewinnen und werden bei den weiteren Projektphasen sehr gerne auf deren bewährte Mithilfe zurückgreifen.

Alexander Wittmann

Projektleiter, Evangelische Stiftung Pflege Schönau

Wir sind mit der Zusammenarbeit mit dem BARC-Team, Frau Kraus und Herr Dr. Böhn, sehr zufrieden. Wir schätzten bei der Erstellung des Aktenplans die schnelle und effiziente Vorgehensweise und konnten inhaltlich und organisatorisch von dem Erfahrungsschatz profitieren. Unser Projektteam wurde von BARC effizient und strukturiert unterstützt. Wir freuen uns auf eine weitere Zusammenarbeit mit ihnen in den weiteren Projektphasen bei der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems.

Projektteam des Landeskirchenrats der Evangelischen Kirche der Pfalz

Projektteam, Landeskirchenrat der Evangelischen Kirche der Pfalz

Herr Böhn und Frau Kraus, sowie punktuell beigezogene Fachspezialisten von BARC, haben uns während des gesamten Prozesses sehr kompetent und partnerschaftlich begleitet. Sie haben die vielen Informationen und komplexen Gesamtzusammenhänge professionell aufbereitet und übersichtlich dargestellt. Dies mündete in konkreten Handlungsempfehlungen welche wichtige Entscheidungsgrundlagen für die weitere Evaluation darstellen.