Michael Schiklang
Head of Input Management, Senior Analyst
Michael Schiklang ist Senior Analyst und Head of Input Management des Bereichs Digital Workplace bei BARC.
Die Kunst der Softwareauswahl
Erfolgreiche Projekte durch strukturiertes Vorgehen und gutes Change-Management im Unternehmen – mit Software die zu Ihren Anforderungen passt
Herausforderung
Zur Verfügung gestellte „alte Software“ führt zu Mehraufwand im Arbeitsalltag. Anwender werden nicht in das Softwareauswahlprojekt einbezogen
Die Realität ist oft weit entfernt vom Ideal
Zufriedene Anwender, die gerne mit den ihnen zur Verfügung gestellten Arbeitsmitteln und Programmen ihre alltägliche Arbeit vollumfänglich und einfach bewältigen – die Realität in Unternehmen sieht leider anders aus. Häufig sind Anwender frustriert. Denn ihre Aufgaben können nur dürftig systemunterstützt erledigt werden. Und oft müssen zu viele Systeme bedient werden. Nicht selten wurde Software in Unternehmen nur mangels Alternativen schnell ausgewählt und eingeführt. Solche unpassende oder falsch eingesetzte Software ist ein häufiger Grund, warum sehr oft Softwareauswahlprojekte scheitern oder zumindest nicht den erhofften positiven Effekt bringen.
Das Ideal
Von Anfang an klar strukturiertes Vorgehen, klare Ansprechpartner und gute, regelmäßige Kommunikation von Projektdetails. Zufriedene und motivierte Mitarbeiter. Echte Unterstützung durch die Systeme
Potentiale stecken in jedem Projekt
Um die Potenziale zu heben, die durch eine sinnvoll eingesetzte Software entstehen, ist eine richtige Vorgehensweise, bei der Auswahl bis hin zu dem Ziel einer erfolgreichen Einführung, dringend notwendig. Fehlgeschlagene Initiativen haben häufig keine klaren Ziele, keinen wirklichen Projektplan sowie keine vordefinierten Anforderungen. Zudem werden Mitarbeiter häufig nicht oder zu spät in Projekte eingebunden, was wenig förderlich ist für die Akzeptanz der Lösung. Die Software wird zwar eingeführt, aber kaum genutzt. Werden die Arbeitsweisen nicht kritisch hinterfragt, kann die Software zudem oft nur unzureichend unterstützen. Daher muss bereits bei der Auswahl die Basis für die spätere erfolgreiche Anwendung gelegt und an eine dauerhafte Betreuung im Unternehmen über das Auswahlprojekt hinaus etabliert werden.
Realistische Basis schaffen
Die Basis für jedes Softwareauswahlprojekt muss eine klar formulierte und realistische Zielsetzung sein. Diese sollte immer zur Strategie und den Zielen des Unternehmens passen. Projektbeteiligte und Verantwortliche müssen erreichbare Ziele für das Projekt setzen und dafür sorgen, dass bereits in diesem Schritt notwendige Ressourcen bereitgestellt werden. Hierzu sollten idealerweise Rahmenbedingungen und Gegebenheiten, die das Projekt beeinflussen, erörtert werden. Auf Basis aller Details steht einem aussagekräftigen Lastenheft nichts mehr im Weg.
Ausgehend von klaren Einsatzszenarien werden die verschiedenen Anforderungen an Funktionalität, Technologie, Prozessunterstützung, Handhabung und das Zusammenspiel mit anderen Systemen abgeleitet. Dabei empfiehlt sich eine Mischung aus Soll- und Kann-Kriterien. Schon in der Anforderungsdefinition sollte der Schritt vom Ist zum Soll begonnen werden, indem Arbeitsweisen und Prozesse hinterfragt werden. Hier unterstützt BARC durch langjährige Projekterfahrung und umfassendes Marktwissen.
Erfolgreiche Auswahl durch bewusst mehrstufiges Vorgehen
Aufgrund der Erfolgsquote branchenübergreifender BARC-Softwareauswahlprojekte empfehlen wir eine mehrstufiges Auswahlverfahren bei Softwareauswahlprojekten.
Nach einer Markteingrenzung, auf Basis absoluter Kernanforderungen, sollten weitere Details zur Eingrenzung wie Kostenschätzungen und wesentlicher Themen aus dem Anforderungskatalog herangezogen werden, um am Ende eine Shortlist zu generieren. Anschließend erfolgt eine Detailevaluation, um die am besten geeignete Lösung mittels eines Bietervergleichs (bspw. durch gut strukturierte Anbieterpräsentationen) schlussendlich zu identifizieren. Hierbei werden neben der Funktionalität insbesondere auch die Handhabung sowie die mögliche Zusammenarbeit mit dem Anbieter geprüft. Weitere Schritte, wie bspw. eine Teststellung (Achtung meist mit zusätzlichen Kosten verbunden) des besten Anbieters, können bei Bedarf noch im Anschluss stattfinden.
Dies alles ist die Basis für klare Vertragsverhandlungen und die daran anschließende schrittweise Einführung der Software. Zudem sind die Konzepte die Grundlage für die Projektkommunikation und das Change-Management. So können weitere Maßnahmen wie Mitarbeiterschulungen genauer und effektiver durchgeführt werden, da die Einsatzszenarien, Vorteile und Rahmenbedingungen klar benannt sind und die Anwender früh einbezogen wurden.
Struktur, Methodik und Wissen nutzen
Der Markt für Softwarelösungen ist sehr breit und heterogen – viele Hersteller, Partnerunternehmen und Servicedienstleister mit unterschiedlichen Begriffen und Philosophien erschweren die Suche nach dem richtigen Anbieter. Mit einer strukturierten Softwareauswahl behält man den Überblick. Potenziale können klar hervorgehoben und unternehmenseigene Anforderungen für passende Lösungen gefunden werden.
Wir unterstützen Sie gerne mit unserem Expertenwissen und bewährten BARC-Methodiken in Ihrem Softwareauswahlprojekt und finden gemeinsam mit Ihnen den für Sie passenden Digital Workplace.
Wie wir Ihnen helfen
BARC Digital Workplace bietet eine große Palette an Beratungsleistungen, Research, Events und Content rund um Digital Workplace, ECM/DMS, Input Management, CRM/CXM, Prozessmanagement sowie ERP.
Unsere erfahrenen Analyst:innen begleiten täglich Projekte in Unternehmen und stehen Ihnen bei allen Fragen rund um Digital Workplace, ECM/DMS, Input Management, CRM/CXM, Prozessmanagement sowie ERP beratend zur Seite. In vertraulichen Expertenworkshops, Coachings oder Inhouse-Beratungen verwandeln wir die Bedürfnisse Ihres Unternehmens in zukunftssichere Entscheidungen. Unsere Projektunterstützung deckt alle Stufen des erfolgreichen Einsatzes von Software ab.
Auf unseren Events können Sie Keynotes führender Expert:innen sowie Softwaresysteme im Einsatz erleben und sich mit Gleichgesinnten austauschen und vernetzen. BARC Research in Form von neutralen Produktbewertungen, Anwenderbefragungen und Marktanalysen beleuchtet den Markt detailliert.
BARC Content in Form von Blogs, Guides, Technology Maps, Infografiken, Podcasts und weiteren Formaten hilft Ihnen dabei, immer auf dem Laufenden zum aktuellen Marktgeschehen sowie technologischen und methodischen Trends zu bleiben.
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Was andere über uns sagen
Lesen Sie in unseren Customer Success Stories, wie wir unseren Kund:innen helfen, ihre Ziele zu erreichen.
BARC zeichnet eine hervorragende Markt- und Fachkenntnis im Bereich ECM aus. Die Projektmanagement-Fähigkeiten des Analystenhauses sind darüber hinaus sehr gut.
Torsten Gaul
Ressortleiter IT, Leifheit
Die Zusammenarbeit mit BARC, insbesondere mit Dr. Böhn und Frau Kraus ermöglichte uns, ein zukunftssicheres und auf unsere Stiftung und unsere Aufgaben abgestimmtes System auszuwählen und in das Tagesgeschäft einzubinden. Während der immer offenen und konstruktiven Unterstützungsphase wurden auch wichtige organisatorische Themen beleuchtet und umgesetzt. Das Projekt, angefangen beim Auswahlverfahren bis hin zur Implementierung konnte in knappen 26 Monaten realisiert werden. Wir konnten auch über das System für Dokumentenmanagement hinaus wichtige Erkenntnisse aus der Begleitung von Dr. Böhn und Frau Kraus gewinnen und werden bei den weiteren Projektphasen sehr gerne auf deren bewährte Mithilfe zurückgreifen.
Alexander Wittmann
Projektleiter, Evangelische Stiftung Pflege Schönau
Herr Böhn und Frau Kraus, sowie punktuell beigezogene Fachspezialisten von BARC, haben uns während des gesamten Prozesses sehr kompetent und partnerschaftlich begleitet. Sie haben die vielen Informationen und komplexen Gesamtzusammenhänge professionell aufbereitet und übersichtlich dargestellt. Dies mündete in konkreten Handlungsempfehlungen welche wichtige Entscheidungsgrundlagen für die weitere Evaluation darstellen.
Andrej Valenti
CFO, Biomed
Wir sind mit der Zusammenarbeit mit dem BARC-Team, Frau Kraus und Herr Dr. Böhn, sehr zufrieden. Wir schätzten bei der Erstellung des Aktenplans die schnelle und effiziente Vorgehensweise und konnten inhaltlich und organisatorisch von dem Erfahrungsschatz profitieren. Unser Projektteam wurde von BARC effizient und strukturiert unterstützt. Wir freuen uns auf eine weitere Zusammenarbeit mit ihnen in den weiteren Projektphasen bei der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems.
Projektteam des Landeskirchenrats der Evangelischen Kirche der Pfalz
Projektteam, Landeskirchenrat der Evangelischen Kirche der Pfalz
Wer auf uns vertraut
Unsere Expert:innen
Sabine Kraus
Head of Research Digital Workplace, Analyst
Sabine Kraus ist Analystin und Head of Research des Bereichs Digital Workplace.
Dr. Martin Böhn
Vice President Digital Workplace, Senior Analyst
Dr. Martin Böhn ist Vice President und Senior Analyst im Bereich Digital Workplace.
Featured Insights
Kostenfreier Leitfaden
BARC Basic Softwareauswahl
Software soll ein gutes Werkzeug sein. In der Realität sieht man aber zu viele „Softwarenotlösungen“, die wenig bis gar nicht helfen oder die Prozesse sogar noch komplexer machen. Dies führt zu Mehraufwand, Fehlern und oft auch zu frustrierten Usern. Im BARC Basic zum Thema Softwareauswahl erfahren Sie, wie Sie die für Ihr Unternehmen passende Software finden und erfolgreich nutzen und dabei Ihre Mitarbeitenden einbinden.
Events
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