Wissen was man wirklich braucht: Anforderungsanalyse

Mit strukturiertem Vorgehen, klaren Einsatzszenarien und Berücksichtigung der neuen Möglichkeiten erfolgreich sein.

Herausforderung

Software oder Softwarenotlösungen, die zu Mehraufwand, Verzögerungen in der Bearbeitung, Fehler und frustrierten Mitarbeitern und Kunden führen

Erfolgreiche Softwareprojekte erfordern fundierte Entscheidungen

Die Auswahl neuer Software oder die Definition des Zusammenspiels verschiedener Softwarelösungen ist komplex. Die Anbieter sprechen oft eine andere Sprache und fokussieren ihre Stärken – im Projekt kommt es nicht selten zu bösen Überraschungen. Mal eben schnell Software kaufen ist gefährlich, da die wirkliche Nutzung und der spätere Ausbau meist deutlich hinter den Erwartungen zurückbleiben. Es darf nicht dem Zufall überlassen sein, ob man mit dem richtigen Anbieter über die richtigen Schlagwörter in der richtigen Tiefe gesprochen hat.

Nicht selten arbeiten Unternehmen daher mit „Softwarenotlösungen“, welche die unternehmenseigenen Anforderungen nicht gut abdecken. Ziele, unterschiedliche Anwendergruppen, echte Prozessunterstützung etc. werden nicht oder nur unzureichend von den Systemen unterstützt. Die Verbindung der Daten und Prozesse erfolgt zu oft von Hand und die Anpassung an veränderte Rahmenbedingungen oder die Umsetzung neuer Ideen ist nur mit hohem Aufwand möglich.

Eine solche Software, die wenig bis gar nicht Prozesse und Mitarbeiter unterstützt und schlechtestenfalls die Arbeitsabläufe noch komplexer macht, führt zu Mehraufwand, Verzögerungen, Fehlern und oft auch zu frustrierten Anwendern.

Das Ideal

An den Zielen und Einsatzszenarien ausgerichtete Systeme, welche die Vorteile der Software nutzen, um die Anwender zu unterstützen

Mit klaren Anforderungen und neuen Ideen „ready for future“

Klar und realistisch definierte Ziele und ein gut überlegtes, strukturiertes Vorgehen zur (bereichsübergreifenden) Anforderungsaufnahme im Unternehmen helfen, diese Fehler zu vermeiden und die für das Unternehmen passende Software zu finden und erfolgreich zu nutzen.

Dabei ist es wichtig, konkrete Ziele und Anwendungsfälle in den Vordergrund zu rücken: Was soll erreicht werden? Was sind wichtige Ergebnisse? Damit werden Trends und Schlagworte auf konkrete Potenziale heruntergebrochen. Oder man erkennt, dass man bestimmte Funktionen schlicht nicht benötigt. Zudem muss man bisherige Prozesse und Arbeitsweisen kritisch hinterfragen und so anpassen, dass die entsprechende Software auch die Vorteile ausspielen kann. Digitales, vernetztes Arbeiten bietet ganz andere Möglichkeiten – wenn man es zulässt.

Ein strukturiertes Vorgehen hilft, Anforderungen zu bündeln und zu bewerten. Dabei können verschiedene Ebenen unterschieden werden (Funktionalität, Technologie, Handhabung, Prozessunterstützung…). Es gilt, die Mitarbeiter, deren Wünsche und Vorstellungen, bereits in die Vorarbeiten zu einem Softwareprojekt einzubinden. So wird auch das spätere Einführungsprojekt direkt im Zuge eines übergreifenden Change-Managements vorbereitet.

Zeit für Anforderungsaufnahme ist keine verlorene Zeit

Nehmen Sie sich die Zeit Ihre Anforderungen aufzunehmen, sowohl an Software (bspw. welche Aufgaben kann / sollte das System automatisch übernehmen?) als auch wie Sie und Ihre Mitarbeiter in Zukunft arbeiten möchten (bspw. welche unterschiedlichen Sichten sind erforderlich?). Sie legen so den Grundstein für ein erfolgreiches Projekt und schaffen beste Voraussetzungen für Ihren eigenen unternehmerischen Erfolg. Wer bei der Anforderungsaufnahme spart, zahlt bei Einführung und Nutzung drauf, da dann Anpassungen nur noch mit deutlich höherem Aufwand möglich sind – oder sogar das falsche System gewählt wurde. Zudem sind die Soll-Prozesse eine gute Basis für eine Dienstleistungsschätzung, sichert das Projekt also zusätzlich ab.

BARC unterstützt Sie gerne bei Zieldefinition, Anforderungsaufnahme und Konzeption Ihres digitalen Arbeitsplatzes in der Zukunft mit Hilfe von Workshops oder Beratungsprojekten.

Unter anderem im Rahmen der Online-Konferenz Digital Workplace sowie der Webinarserie Digital Workplace Experience können Sie sich mit Experten und Teilnehmern direkt zu diesen Themen austauschen und von Erfahrungen aus der Praxis sowie Tipps und Tricks aus den Beiträgen profitieren.

Wie wir Ihnen helfen

BARC Digital Workplace bietet eine große Palette an Beratungsleistungen, Research, Events und Content rund um Digital Workplace, ECM/DMS, Input Management, CRM/CXM, Prozessmanagement sowie ERP.

Unsere erfahrenen Analyst:innen begleiten täglich Projekte in Unternehmen und stehen Ihnen bei allen Fragen rund um Digital Workplace, ECM/DMS, Input Management, CRM/CXM, Prozessmanagement sowie ERP beratend zur Seite. In vertraulichen Expertenworkshops, Coachings oder Inhouse-Beratungen verwandeln wir die Bedürfnisse Ihres Unternehmens in zukunftssichere Entscheidungen. Unsere Projektunterstützung deckt alle Stufen des erfolgreichen Einsatzes von Software ab.

Auf unseren Events können Sie Keynotes führender Expert:innen sowie Softwaresysteme im Einsatz erleben und sich mit Gleichgesinnten austauschen und vernetzen. BARC Research in Form von neutralen Produktbewertungen, Anwenderbefragungen und Marktanalysen beleuchtet den Markt detailliert.

BARC Content in Form von Blogs, Guides, Technology Maps, Infografiken, Podcasts und weiteren Formaten hilft Ihnen dabei, immer auf dem Laufenden zum aktuellen Marktgeschehen sowie technologischen und methodischen Trends zu bleiben.

Schauen Sie sich unsere verwandten Angebote an oder nehmen Sie gerne Kontakt auf.

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Was andere über uns sagen

Lesen Sie in unseren Customer Success Stories, wie wir unseren Kund:innen helfen, ihre Ziele zu erreichen.

BARC zeichnet eine hervorragende Markt- und Fachkenntnis im Bereich ECM aus. Die Projektmanagement-Fähigkeiten des Analystenhauses sind darüber hinaus sehr gut.

Torsten Gaul

Ressortleiter IT, Leifheit

Die Zusammenarbeit mit BARC, insbesondere mit Dr. Böhn und Frau Kraus ermöglichte uns, ein zukunftssicheres und auf unsere Stiftung und unsere Aufgaben abgestimmtes System auszuwählen und in das Tagesgeschäft einzubinden. Während der immer offenen und konstruktiven Unterstützungsphase wurden auch wichtige organisatorische Themen beleuchtet und umgesetzt. Das Projekt, angefangen beim Auswahlverfahren bis hin zur Implementierung konnte in knappen 26 Monaten realisiert werden. Wir konnten auch über das System für Dokumentenmanagement hinaus wichtige Erkenntnisse aus der Begleitung von Dr. Böhn und Frau Kraus gewinnen und werden bei den weiteren Projektphasen sehr gerne auf deren bewährte Mithilfe zurückgreifen.

Alexander Wittmann

Projektleiter, Evangelische Stiftung Pflege Schönau

Wir sind mit der Zusammenarbeit mit dem BARC-Team, Frau Kraus und Herr Dr. Böhn, sehr zufrieden. Wir schätzten bei der Erstellung des Aktenplans die schnelle und effiziente Vorgehensweise und konnten inhaltlich und organisatorisch von dem Erfahrungsschatz profitieren. Unser Projektteam wurde von BARC effizient und strukturiert unterstützt. Wir freuen uns auf eine weitere Zusammenarbeit mit ihnen in den weiteren Projektphasen bei der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems.

Projektteam des Landeskirchenrats der Evangelischen Kirche der Pfalz

Projektteam, Landeskirchenrat der Evangelischen Kirche der Pfalz

Herr Böhn und Frau Kraus, sowie punktuell beigezogene Fachspezialisten von BARC, haben uns während des gesamten Prozesses sehr kompetent und partnerschaftlich begleitet. Sie haben die vielen Informationen und komplexen Gesamtzusammenhänge professionell aufbereitet und übersichtlich dargestellt. Dies mündete in konkreten Handlungsempfehlungen welche wichtige Entscheidungsgrundlagen für die weitere Evaluation darstellen.