Arbeitsplatz der Zukunft

In der bayerischen Glasstadt Mitterteich wird bereits seit dem 19. Jahrhundert Glas geschmolzen und bearbeitet. Hier ist der Hauptstandort des Geschäftsbereiches Glasrohre der Schott AG angesiedelt. Aus rund 60 Spezialglasarten stellt Schott Tubing Glasrohre, Glasstäbe und -profile für Anwendungen in Pharmazie, Elektronik, Industrie- und Umwelttechnik her. Im Rahmen des Projektes „Workplace of the Future“ entschied sich die Konzern-IT dafür, die IBM-NotesInfrastruktur auszumustern und die Anwendungen auf die Microsoft-Plattform zu migrieren.

Die Entscheidungsphase

Die Umstellung auf Exchange Server und Outlook entsprach dem Erwarteten, schwieriger war es, eine schnell einsatzfähige Lösung für die Genehmigungsprozesse und Datenbanken zu finden, die in Notes händisch programmiert worden waren. Hierbei kam dann die Digitalisierungsplattform JobRouter® ins Spiel. Eines der Hauptkriterien war, dass das Unternehmen die Prozesse selbst designen und betreuen wollte. „Wir sind schnell zu der Erkenntnis gekommen, dass JobRouter® alle unsere Anforderungen abdeckt,“ so Markus Frauenreuther, Director Business Services & Solutions, IT am Standort Mitterteich.

Mehrstufige Prozesse mit der Testumgebung

Auf der JobRouter®-Testumgebung wurden im nächsten Schritt komplexere Workflows mit mehrstufigen und parallelisierten Freigaben in Angriff genommen, um sie nach  Fertigstellung in das Produktivsystem zu übertragen. Musste beim alten System stets ein Notes-Entwickler bemüht werden, war das Team von Markus Frauenreuther nun erstmals in der Lage, mithilfe des JobRouter®-Prozessdesigners neue Abläufe selbst einzurichten.

Schritt für Schritt zur Papierlosigkeit

Zunächst konzentrierte man sich darauf, papierbasierte in digitale Prozesse zu wandeln – zum Beispiel die Genehmigung von Werksführungen. Auch Bewilligungen, die jahrelang mittels E-Mail-Ketten durch die Abteilungen geleitet wurden, konnten zügig in einen JobRouter®-Prozess übersetzt und – wo erforderlich – neu modelliert werden. Ein weiterer Vorteil: Neue Mitarbeitende sind nicht mehr gezwungen, sich wochenlang in die komplexen Organisationsabläufe hineinzufinden und können viel schneller produktiv arbeiten. Vor allem die sogenannten Digital Natives erwarten, dass die Technik auf der Höhe der Zeit ist. Der Arbeitsplatz der Zukunft ist letztlich auch standortunabhängig und mobil. Deshalb sind die Schott Auslandsniederlassungen via VPN angebunden und Freigaben können mittels E-Mail über mobile Endgeräte erteilt werden – JobRouter® verarbeitet sie genauso wie direkte Eingaben.

Um die Hälfte verkürzte Durchlaufzeiten

Auch Vorgänge, für die es zuvor keine komplett standardisierten Prozesse gab, können nun über JobRouter® gesteuert werden. Der Prozess zur Herstellung von Mustern ist so ein Beispiel. Für kurze Glasrohrstücke, die ein Kunde als Produktmuster benötigt, existiert im ERP-System kein Artikel. Heute sammelt ein einfacher Prozess alle benötigten Informationen aus dem Vertrieb und von den Meistern aus der Produktion und übergibt sie an die Produktionsplanung – die Durchlaufzeit hat sich infolgedessen um die Hälfte verkürzt: auf lediglich zwei Tage. Die von Schott selbst entwickelte Preislistenverwaltung ist ebenfalls an die Digitalisierungsplattform gekoppelt. Sobald eine Preisänderung im Subsystem gespeichert wird, verteilt und aktualisiert JobRouter® den Wert entsprechend einem vorgegebenen Regelwerk. Auch bei Inventur- und Datenhygienemaßnahmen in der Benutzerverwaltung ist die  Plattform sehr nützlich und generiert Übersichten über die Zugriffsberechtigungen aus angebundenen Schnittstellen.

Fazit

„In JobRouter® haben wir eine Stand-Alone-Lösung gefunden, die uns unabhängig macht und die dank offener Systemarchitektur an jegliche Sub- und Nebensysteme angebunden werden kann. Mit zwei Mitarbeitenden lässt sich die Plattform gut betreuen und immer wieder erweitern“, so Markus Frauenreuther.