Die Anforderungen an die Finanzplanung ändern sich in einem hoch volatilen Geschäftsumfeld ununterbrochen. Welche Software brauchen Sie daher, um Ihre Finanzplanung nicht nur heute, sondern auch morgen perfekt zu unterstützen?
Wie kommen Sie von statischen Planungslösungen zu Lösungen, die auch dynamische Anforderungen optimal unterstützen? Wie schaffen Sie es, im Controlling die erforderlichen Ressourcen und das Know-how bereitzustellen, um die Werkzeuge auch nutzen zu können? Wie hilft die Cloud beim Reduzieren der Abhängigkeit von der IT und wie verschiebt sich damit die Verantwortung für die Modellierung?
Ist die Software für Finanzplanung zu unflexibel, kommt meist Excel zum Zug
Haben Sie das Gefühl, dass Ihre Finanzplanung trotz hoher Investitionen nicht optimal von Ihrer Software unterstützt wird? Müssen Sie immer wieder auf Excel zurückgreifen, obwohl Sie „eigentlich“ eine passende Software haben?
Wenn ja, dann sind Sie damit nicht allein. Uns bei BARC kontaktieren in den letzten Jahren immer mehr Anwenderinnen und Anwender (z. B. Finanzverantwortliche oder Controlling Leiter), die mit ihrer Software und der damit gelieferten Prozessunterstützung nicht mehr zufrieden sind.
Ihre aktuellen Lösungen sind in der Erhaltung oft teuer, Anpassungen an wichtige Änderungen in den Märkten oder im Unternehmen sind zu langwierig. Controller und Planer werden so nur rudimentär und damit unzureichend unterstützt.
Der Aufwand für Planung und Forecasting kann oft nicht wie gewünscht reduziert werden, da veränderte Anforderungen meist nur mit Excel schnell genug abgedeckt werden können. Die Ergebnisse der Finanzplanung müssen daher mühsam manuell aufbereitet werden.
Die Schnittstellen für die Beladung der Werkzeuge sind nicht optimal und die Qualität und die Nachvollziehbarkeit der Ergebnisse bleibt auf der Strecke. Die unvermeidlichen Last-Minute-Änderungen sind für solche Lösungen der Super-GAU.
In dieser Situation ist guter Rat teuer, aber bei uns sind Sie genau richtig. Die wichtigsten Informationen zur Verbesserung und Modernisierung Ihrer Finanzplanung finden Sie hier – von geänderten Anforderungen, über den Stand der Technik bis zu den wichtigsten Herausforderungen.
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Ziel der Finanzplanung ist ein umfassendes Bild über die finanzielle Leistungsfähigkeit
Was ist die Finanzplanung? Die Finanzplanung ist ein Schlüsselelement der Finanzsteuerung und unterstützt das Finanzmanagement.
Neben der Gewinnmaximierung und der Steigerung des Shareholder Value besteht eines der wichtigsten Ziele der Finanzplanung darin, die Liquidität eines Unternehmens zu sichern. Sie beschreibt, welche Schritte erforderlich sind, um künftige Einnahmen zu erzielen und sicherzustellen, dass künftige Ausgaben gedeckt sind.
Dafür konzentriert sich die Finanzplanung auf die Planung der finanziellen Ergebnisse eines Unternehmens (Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Liquiditätsplanung mit Cashflow). Das erfordert häufig auch eine Konsolidierung der Pläne einzelner Unternehmen und Teilkonzerne, um diese aus Konzernsicht korrekt darzustellen.
Aus diesem Grund wird auch in der Finanzplanung häufig eine Funktionalität zur Konzernkonsolidierung benötigt.
Um die finanzielle Sicht auf ein Unternehmen umfassend darzustellen, muss die Finanzplanung mit den operativen Teilplänen (operative Planung) verknüpft werden. Die Finanzplanung ist nur dann aussagekräftig, wenn Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Teilplänen berücksichtigt werden und konsistente Ergebnisse aus allen Teilplänen einbezogen werden.
Die Auswirkungen der operativen Planung auf das finanzielle Ergebnis eines Unternehmens sind nur dann direkt sichtbar und schlüssig, wenn sie vollständig und automatisch integriert werden. Die Abfolge der Detailplanungsschritte bis hin zur Finanzplanung wird maßgeblich durch das individuelle Treibermodell des Unternehmens bestimmt.
Die Rahmenbedingungen für die Finanzplanung haben sich fundamental geändert
Vor einigen Jahren noch war das Ziel eines großen Teils unserer Kunden, eine Software zu finden, die sie in der gesamten Unternehmensplanung besser unterstützt als Excel.
Doch heute kommen überwiegend Unternehmen zu uns, die mit ihren bestehenden Planungslösungen nicht mehr zufrieden sind, weil sie heutige Anforderungen an eine Integrierte Unternehmensplanung nicht mehr optimal unterstützen.
Ein Grund für diese Entwicklung ist, dass spezialisierte Planungssoftware heute deutlich verbreiteter ist, also noch vor einigen Jahren. Das lässt sich in vielen unserer Studien gut nachvollziehen (z. B. im Planning Survey).
Ein weiterer Grund ist, dass die Software oft technisch „in die Jahre“ gekommen ist und ihre User Interfaces nicht mehr aktuellen Anforderungen entsprechen. Die Hauptursache ist aber, dass die bisher eingesetzten Lösungen schlicht zu unflexibel und Anpassungen zu langwierig und teuer sind.
Viel öfter ist das Problem allerdings, dass die Prozesse und Inhalte nicht mehr optimal unterstützt werden. Die Lösungen wurden häufig auf Basis umfangreicher Lasten- und Pflichtenhefte von externen Beratern oder der IT implementiert.
Je länger solche Lösungen im Einsatz sind, umso weiter entfernen sich die aktuellen Anforderungen von den ursprünglich formulierten und umgesetzten.
Häufig wird Verwerfungen im Markt oder internen Umstrukturierungen nicht ausreichend Rechnung getragen, da für umfangreiche und komplizierte Anpassungen oft die Zeit und noch öfter das Budget fehlt.
Und die möglichen Änderungen sind Legion: Neue Organisationsstruktur, neue Quellsysteme, Umstellung von Bottom-Up auf Top-Down, Integration neu akquirierter Unternehmen in den Konzern, neue Geschäftsfelder, häufigere und schnellere Forecasts, …
Vielleicht hilft es Ihnen schon zu wissen, dass Sie mit diesem Problem nicht allein sind. Wir glauben, dass es Ihnen noch mehr hilft zu wissen, welche Chancen Ihnen moderne Software bietet.
Modellierung der Finanzplanung durch Fachanwender ist ein Muss – die Cloud kann dabei helfen
Um Ihre Lösung kontinuierlich an veränderte Anforderungen anpassen zu können, muss zuerst geklärt werden, welcher Ansatz dabei die besten Ergebnisse liefert.
Schnelle Anpassungen sind nicht möglich, wenn externe Berater über aufwändige Anforderungskataloge mit der Implementierung beauftragt werden oder die Umsetzung interner IT-Projekte bürokratisch und langwierig ist.
Die Reife der Technologie, die moderne Planungssoftware nutzt, macht es möglich, auch komplizierte Aufgaben in der Modellierung sowie anspruchsvolle, interaktive Planungsmasken und Reports durch versierte Fachanwender umzusetzen (z. B. im Controlling).
Im Bereich Business Intelligence & Analytics (BIA) ist dies – mit allen Vor- und Nachteilen – unter dem Begriff Self-Service BI schon lange mehr die Regel als die Ausnahme und auch in der Unternehmensplanung werden immer größere Lösungen in diesem Modus erstellt.
Gerade zu Beginn der Implementierung können Unternehmen von vorgefertigten Planungsinhalten profitieren, die die Implementierung beschleunigen können.
Immer mehr Anbieter stellen inzwischen vorgefertigte, aber anpassbare Modelle für die Finanzplanung zur Verfügung, die umfangreiche vordefinierte Geschäftsregeln, Geschäftsinhalte und Logik bieten.
Besonders in der Finanzplanung werden diese Inhalte gerne genutzt. Allerdings muss hier sichergestellt werden, dass die Abdeckung der Anforderungen sehr, sehr hoch ist, da die Erweiterung und Anpassung durch Fachanwender oder Controller meist komplizierter ist als erwartet.
Die Cloud hat sich auch im deutschsprachigen Raum als führende Form der Bereitstellung durchgesetzt. Sie begünstigt und beschleunigt die Einführung neuer und moderner Software auch in der Unternehmensplanung. Selbst wenn sich die Aufgaben der IT durch Nutzung der Cloud verändern, muss sie weiterhin eine wichtige Rolle spielen und schon bei der Softwareauswahl einbezogen werden.
Predictive Planning erhöht Geschwindigkeit und Qualität in der Finanzplanung
Wichtigste Ursache für die sich schnell verändernden Anforderungen ist die hohe Volatilität unserer Umwelt. Sie macht langwierige Bottom-up-Planungen schneller obsolet als sie überhaupt erstellt werden können. Sie erfordert häufigere Forecasts, schnellere Ergebnisse und bessere Funktionen für Szenarien.
Sie wollen z. B. in ihrer Integrierten Unternehmensplanung ihre Liquiditätsplanung anpassen, weil sich das Geschäft und Wechselkurse in einzelnen Regionen deutlich verändert haben. Das sind genau die Herausforderungen, die uns die FP&A-Verantwortlichen in Controlling und Finance schildern, wenn sie über die Unzulänglichkeiten ihrer aktuellen Lösungen sprechen.
In diesem Bereich ist die wichtigste Entwicklung Predictive Planning & Forecasting. Predictive Planning erlaubt es unter anderem, schnell Hochrechnungen und Szenarien mit guter Qualität zu erstellen.
Wichtigster Treiber dahinter sind Fortschritte im Bereich Machine Learning und einfache Möglichkeiten es z. B. über Python oder R einzubinden. Auch hier hilft die Cloud dabei, ausgefeilte Funktionen bereitzustellen und die Softwareanbieter machen große Fortschritte dabei, diese mächtigen Funktionen in die Hände der Fachanwender zu legen.
- Hochrechnungen erstellen: Zeitreihen, automatisierte Forecasts, Vorschlagswerte, Bandbreiten
- Analysen verbessern: Einflussfaktoren, Cluster, Ausreißer, NLQ, NLG, Automated Insights
- Simulationen durchführen: Viele Szenarien, unterschiedliche Annahmen
- Datenaufbereitung verbessern: Bereinigung, Modellierung, Datenqualität
Welche weiteren Verbesserungen uns hierfür ‚Generative AI‘ (denken Sie an ChatGPT) ermöglichen wird, werden wir an anderer Stelle behandeln. Bei all dem Potenzial stellt sich die Frage, warum nicht bereits alle oder zumindest die meisten Unternehmen ihre Lösungen modernisiert haben. Ist das Gras auf der anderen Seite tatsächlich grüner? Die kurze Antwort auf die Frage ist „Ja“, die ausführlichere ist „Ja, aber …“.
Warum die Modernisierung der Finanzplanung kein Selbstläufer ist
Die Umstellung selbst auf die modernste und bedienungsfreundliche Planungssoftware ist kein Selbstläufer. Die höhere Flexibilität, die stark von der einfacheren Anpassbarkeit durch Fachanwender getragen wird, verringert zwar den „Übersetzungsaufwand“ bei der Definition der Anforderungen.
Sie verschiebt aber auch viel Arbeit und Verantwortung in die Controlling- und Finance-Abteilungen. Entsprechend müssen Sie erforderliches Know-how und Ressourcen aufbauen und bereitstellen.
Ein wichtiger Grund, warum viele Unternehmen nur wenn unbedingt notwendig ihre Software wechseln wollen: Die laufenden Kosten für den Betrieb sind oft deutlich geringer als die jährlichen Kosten für Cloud (SaaS) Software. Und noch bietet keiner der führenden Anbieter echte Pay-per-use-Modelle, die Spitzen in der Nutzung und Nutzerzahl finanziell attraktiv machen – einer der wichtigsten Gründe, warum Unternehmen in anderen Bereichen stark auf die Cloud setzen.
3 wichtige Tipps für eine zukunftssichere Finanzplanung
Was sind also drei wichtige Empfehlungen, die Ihnen konkret weiterhelfen sollen und die sich in der Praxis bewährt haben?
- Achten Sie auf die inneren Werte: Konzentrieren Sie sich bei der Auswahl der für Sie perfekten Software für Finanzplanung immer darauf, wie Modelle erstellt und angepasst werden können (auch bei vordefinierten Modellen). Gleiches gilt für die Performance der Software – auch hier gilt es, keine Kompromisse zu machen. Dies sind beides Dinge, die einen Blick hinter den Vorhang brauchen – die Sicht auf schöne Planungsmasken und Berichte allein reicht hier nicht für eine fundierte Einschätzung. Verlassen Sie sich daher nicht auf marketinglastige PowerPoints, sondern führen Sie einen kompetitiven Proof-of-Concept durch.
- Stellen Sie die Ressourcen bereit: Sie brauchen in Ihrer Controlling- und Finanzabteilung fundiertes technisches Wissen und Know-how im Umgang mit Daten. Gemeinsam mit dem Verständnis der Inhalte und Prozesse mit der Finanzplanung bilden sie die Basis für eine effiziente und erfolgreiche Umsetzung. Wenn Ihre Mitarbeiter SQL, Python oder ähnliches lernen wollen, dann sollten Sie das unbedingt unterstützen!
- Seien Sie pragmatisch – allerdings an der richtigen Stelle: Machen Sie keine Kompromisse bei der Performance und keine Kompromisse bei Basisfunktionen für die Unternehmensplanung. Aber überlegen Sie sehr gut, wo Sie zusätzliche Aufwände investieren wollen. Muss eine Planungsmaske genauso funktionieren und der Bericht genauso aussehen wie früher? Nutzen Sie die Stärken Ihrer neuen Software und seien Sie pragmatisch bei den „Soll-Anforderungen“. Denn so können Sie Ihre Modelle deutlich schlanker und damit flexibler bauen. Überlegen Sie sich gut, ob Sie Prozesse automatisieren wollen, die ein paar Mal im Jahr durchgeführt werden, die sich aber jedes zweite Jahr ändern.
