Zwölf Tipps zur Durchführung erfolgreicher Online-Meetings

Aufgrund der Corona-Krise wurden in den letzten Wochen viele Termine in Form von Online-Sitzungen umgesetzt. In einem anderen Blogbeitrag habe ich meine Erfahrungen zu diesem Thema beschrieben, welche insgesamt sehr positiv sind.

Unabhängig von Corona wird es auch in der Zukunft immer mehr Termine geben, welche online abgehalten werden. In diesem Beitrag habe ich einige praxiserprobte Tipps zusammengefasst, welche bei der Umsetzung von Online-Meetings helfen können:

Allgemeine Tipps für alle Teilnehmer:

• Nutzen Sie Ihre Webcam: Die Übertragung des eigenen Bildes macht die Präsentation persönlicher. Die Webcam muss nicht durchgehend aktiviert bleiben, aber gerade bei der Vorstellung und im Rahmen von Diskussionsrunden empfiehlt es sich die Bildübertragung einzuschalten.
• Verwenden Sie ein Headset: Die Nutzung eines Headsets erlaubt eine bessere und fehlerfreiere Übertragung des Tons als die Verwendung von Mikrofonen von Laptops. Durch Headsets lassen sich störende Halleffekte und sonstige Fehler vermeiden.
• Sorgen Sie für genügend Bandbreite: Damit das Online-Meeting gut und flüssig läuft, sollte genügend Kapazität zur Verfügung stehen. Aus diesem Grund empfiehlt es sich neben dem Meeting keine Aktivtäten auszuführen, welche viel Bandbreite benötigen (z. B. Laden von großen Updates).
• Geben Sie eine klare Agenda vor: Eine Vorgabe hinsichtlich der zu besprechenden Inhalte sorgt für ein gemeinsames Verständnis bezüglich der zu behandelnden Themen, hilft bei der Einhaltung des Zeitplans und unterstützt die Teilnehmer bei der Strukturierung des Gesprächs.

Tipps für Präsentatoren:

• Sorgen Sie für eine gute und geeignete Auflösung: Die Teilnehmer sollen die Inhalte gut sehen können. Im Zweifel sollten Sie das Auditorium fragen, ob die Inhalte gut erkennbar sind. Falls dies nicht der Fall ist, können Sie durch Ändern der Auflösung / des Bildausschnitts darauf reagieren.
• Fragen Sie öfter nach, ob die vermittelten Inhalte klar sind und ob es Rückfragen gibt: Bei einer Präsentation vor Ort kann man häufig nonverbale Reaktionen wahrnehmen, bspw.: Wirken die Zuschauer zufrieden, eher fragend oder liest man aus den Gesichtern andere Meinungen ab? Diese Informationen werden in Remote-Sitzungen nur schlecht transportiert. Insofern macht es Sinn öfter nachzufragen und sich Feedback einzuholen.
• Wundern Sie sich nicht, wenn Ihre Nachfragen nur zeitverzögert beantwortet werden: Häufig haben sich die nicht referierenden Teilnehmer auf stumm geschaltet (gemutet). Vor der Beantwortung einer Frage muss der Ton erst wieder angeschaltet werden, was ein bisschen Zeit in Anspruch nehmen kann.
• Sorgen Sie für ausreichend Pausen: Gerade bei längeren Terminen (länger als 90 Minuten) sind Teilnehmer meist froh, wenn es kleinere Pausen gibt. Pausen helfen bei dem Aufrechthalten der Konzentration und können die allgemeine Stimmung in vielen Fällen deutlich verbessern.

Tipps für nicht-präsentierende Teilnehmer:

• Schalten Sie sich auf stumm, wenn Sie nicht sprechen: So lassen sich Störgeräusche vermeiden und sie müssen auch nicht bemüht still während der Präsentation sein.
• Geben Sie den präsentierenden Personen Feedback: Verdeutlichen Sie, was Ihnen gefällt, was Ihnen nicht gefällt und fragen Sie bei Unklarheiten nach. Nur wenn Sie Rückmeldung geben, können die Präsentatoren darauf reagieren.
• Weisen Sie den Präsentatoren und andere Teilnehmer auf technische Fehler hin: Gab es Probleme bei der Übertragung des Bildes und / oder des Tons sollten sie die jeweiligen Personen zeitnah darauf hinweisen, da diese selbst die Übertragungsfehler meist nicht mitbekommen.
• Üben Sie sich in Selbstdisziplin: Natürlich ist es verlockend, mal schnell etwas nachzuschauen oder eine E-Mail zu beantworten. Dies fällt bei Online-Meetings im Gegensatz zu Workshops vor Ort kaum auf. Aber so wird es deutlich schwerer, der Diskussion zu folgen und seine eigenen Argumente effektiv zu platzieren.

Online-Meetings sollen Termine vor Ort nicht ersetzen, sondern sinnvoll ergänzen und können somit die Flexibilität in Projekten und Initiativen deutlich steigern. Die Meetings lassen sich ortsunabhängig durchführen und ohne Reisezeiten wahrnehmen. Hierdurch lassen sich in vielen Fällen Termine bedarfsgerechter aufsetzen und einfacher planen.

Wussten Sie, dass Sie die meisten BARC-Beratungsangebote auch als Online-Meetings wahrnehmen können? Bei Fragen können Sie gerne auf uns zukommen!