Treiberbasierte Kapazitäts-, Sales- und Kostenplanung

Etwa 400 Mitarbeiter in bis zu 128 Ländern planen und koordinieren bei Hapag-Lloyd die Routen von mehr als 200 Schiffen, die jährlich 12 Mio. Container zu mehr als 600 verschiedenen Häfen transportieren. Außerdem organisieren sie den entsprechenden Zubringer- und Abholverkehr an Land. Das erfordert einen perfekt abgestimmten Planungsprozess. Dieser Prozess startet mit der operativen Planung, gefolgt von der Vertriebsplanung und der treiberbasierten Kostenplanung. Am Ende steht die Finanzplanung und Analyse (FP&A).

Hohe Kompatibilität mit vor- und nachgelagerten Systemen wichtig

Im Rahmen der Digitalisierung führte Hapag-Lloyd Board ein, um die Mitarbeiter bei der komplexen Planung bestmöglich zu unterstützen und den gesamten Planungsprozess zu beschleunigen. Ein Team arbeitete heraus, welche Punkte im Prozess die größten Probleme bereiten und definierte gleichzeitig die Ausrichtung des Planungsprozesses auf die Anforderungen der Zukunft. Wichtig war, Automatisierungsgrad und Flexibilität zu erhöhen.

Nicht zur Disposition stand die treiberbasierte Planung, um an den richtigen Stellschrauben drehen zu können und die auftretenden Effekte in der Planung zuverlässig zu berechnen. Zudem wird die Aktualisierung der Planung mit kurzfristig auftretenden Trends in einen rollierenden Forecast überführt, um jederzeit das Ergebnis am Ende des Jahres im Blick zu behalten.

Als Vorsysteme, die die Rohdaten bereitstellen, sind SAP und eigen-entwickelte Systeme von Hapag-Lloyd im Einsatz. Board verknüpft die Daten beider Systeme über SQL Server und bildet für die Planer weltweit einen „Single Point of Truth“ (SPOT). „Für Board sprach neben der Branchenexpertise und einem exzellenten Analystenranking, dass es sich sehr gut in die bestehende Systemlandschaft integrieren lässt“, sagt Merle Remmel, Direktorin Controlling bei Hapag-Lloyd.

Kapazitäts-, Sales-, und Kostenplanung perfekt verknüpft

Etwa 50 Kapazitätsplaner, 200 Planer im Vertrieb und 150 Kostenplaner arbeiten an der komplexen Planung bei Hapag-Lloyd. Ihre Plangrößen hängen stark voneinander ab, um Routen und Kapazitäten optimal zu planen. Allen Gruppen stehen in Board nun jederzeit die gleichen, zuverlässigen Daten zur Verfügung. Dies vereinfacht den Abstimmungsprozess beträchtlich. Für Detailanalysen erlaubt das System zudem einen Drilldown bis auf einzelne Routen.

Die treiberbasierte Kostenplanung ist mit der Vertriebsplanung verbunden. Alle Kostenaspekte wie Containertyp, Kühlung, Geo-Hierarchie oder Vertragsart sind erfasst und direkt mit der Containeranzahl verknüpft.

„Heute können wir anhand der Anzahl der Container und den Kosten pro Einheit automatisch einen genauen Preis berechnen und müssen nicht mehr auf Durchschnittskosten zurückgreifen,“ freut sich Henrik Schilling, Managing Director Controlling über die neue Transparenz.

Die Durchlaufzeit der einzelnen Planungsschritte ist deutlich verkürzt und die Arbeitsbelastung für die einzelnen Mitarbeiter hat sich reduziert. Sich wiederholende Aufgaben und Schritte sind jetzt stärker automatisiert. Trotzdem bietet das System eine höhere Flexibilität. Dies und die Benutzerfreundlichkeit führen zu großer Akzeptanz des Systems bei den Mitarbeitern.

Weitere Anwendungen im Visier

„In unserer ersten Implementierungsphase lag der Fokus klar auf der Planung. In den nächsten Phasen werden wir zusätzlich die Themen Reporting und Dashboarding intensiver betrachten. So wollen wir z. B. das Finanzreporting mit integrierter Kommentierungsfunktion implementieren. Für das Management planen wir die Erstellung von Dashboards sowie die Abbildung aktueller KPIs direkt auf Screens, Tablets und Smartphones,“ fasst Merle Remmel den Projektstand zusammen.

Mit diesem Projekt hat Hapag-Lloyd seine Reise gestartet, Finance und Controlling im Unternehmen neu zu positionieren. Jetzt heißt es „Alle Mann an Bo(a)rd“. Bei Hapag-Lloyd ist das wörtlich zu nehmen.