Planung, Reporting, Abschluss und Konsolidierung vereint und Systemlandschaft vereinfacht

Ausgangssituation

BDO hatte mehrere Oracle Hyperion- und Essbase-Anwendungen im Einsatz, um ihre Planungs-, Berichts- und Analyseprozesse zu unterstützen. Die komplexe Systemlandschaft führte zu mehreren „Versionen der Wahrheit“, manuellen Datenbewegungen, Problemen mit der Systemstabilität und -verfügbarkeit bei wachsenden Datenmengen und ständigen Wartungsproblemen. Es war Zeit für eine Erneuerung. Unter Leitung von CFO Lynn Calhoun bewertete das BDO-Team mehrere Alternativen und entschied sich für OneStream als zukunftsweisende Lösung. Laut Calhoun wurde OneStream ausgewählt, weil es drei wichtige Anforderungen erfüllt: Skalierbarkeit, Bereitstellung der Informationen und Datenintegrität. OneStream bietet eine Plattform, die mit BDO wachsen kann und stets größere Datenmengen verarbeiten kann. So bleiben wichtige Entscheidungsträger mit genauen Informationen, umfangreichen Dashboarding- und Berichtsfunktionen versorgt. Durch die Vereinheitlichung mehrerer getrennter Datensätze schafft OneStream „eine Quelle der Wahrheit“ für BDO.

„Als wir die Möglichkeiten von OneStream durchgingen, wurde uns klar, dass wir nicht einfach das alte System übernehmen konnten, weil wir damit nicht den vollen Mehrwert von OneStream hätten nutzen können“, so Calhoun. „Wir beschlossen, das neue System so strukturieren, dass es mit uns wachsen und skalieren kann und zu einem zuverlässigen Werkzeug wird, mit dem wir Daten aus verschiedenen Quellen kombinieren und unseren Endnutzern einen Mehrwert bieten können.“

Transformation der Finanzplanung und -reporting

Das BDO-Team hatte mehrere Ziele, als es mit der Implemen tierung von OneStream begann. Sie wollten ihre derzeitigen Hyperion-Lösungen durch eine einheitliche CPM-Lösung ersetzen, die einfacher zu verwalten, pflegen und nutzen ist und gleichzeitig einen vereinfachten Datenfluss unterstützt. Außerdem sollte der Finanzplanungsprozess vereinfacht und optimiert werden. Auch die Reporting- und Analysefunktionen für FP&A-Benutzer sollten durch tiefere Informationen und Erkenntnisse erweitert werden. Aus Sicht des Abschlusses und des Berichtswesens wollte man Datenqualität und Prozesse verbessern und das externe, rechtliche, Management- und FP&A-Reporting aufeinander abstimmen. In einem mehrstufigen Projekt wurden zunächst Ist-Berichte implementiert. In der zweiten Phase wurde die Anwendung dann erweitert, um den Budgetierungs- und Planungsprozess zu unterstützen.

BDO nutzt das Extensible Dimensionality®-Framework von OneStream, um verschiedene Detailebenen zwischen Budget-/Prognoseerfassung und Ist-Berichten zu berücksichtigen. Überdies nutzt BDO die Analytic Blend-Funktionen von OneStream für Berichte und Analysen großer Mengen täglicher Transaktionsdaten. BDO lädt dabei jede Nacht 10 Mio. Datensätze, die in der Analytic Blend Engine von OneStream in 30 bis 40 Mio. Datenzeilen mit über 300 Mrd. Zellüberschneidungen umgewandelt werden. Nach nur ein paar Stunden stehen diese Daten über interaktive Dashboards zur Verfügung.

Ergebnis und Kundenfeedback

Das BDO-Team verfügt nun über ein zuverlässiges und stabiles System, das seine geschäftskritischen Planungs- und Berichtsprozesse unterstützt. BDO hat es seinen Anwendern ermöglicht, einen größeren Teil ihrer Zeit für wertschöpfende Analysen statt für die Systempflege zu verwenden. „Die Dashboards für die Führungsebene bieten tägliche Daten auf Knopfdruck und werden durch tiefere Einblicke in bestimmte Finanzbereiche ergänzt. Durch die Nutzung der geführten Reporte von OneStream können BDO-Benutzer wählen, welche Zeilen mit welchen Spalten gepaart werden, um ein auf ihre Bedürfnisse zugeschnittenes Reporting zu erhalten.“ – fasst Lynn Calhoun zusammen. „Unsere Anwender sind begeistert, da sie die Informationen so verarbeiten können, wie sie es möchten“, so Calhoun. Das Team prüft derzeit den Einsatz von OneStream für rollierende Forecasts sowie verschiedene MarketPlace-Lösungen wie Kontenabstimmungen und prädiktive Analysen.