Schnellere Abschlüsse und Reporting, mit höherer Qualität und UX

Ausgangssituation

Vor dem Börsengang von Takeaway. com wurden Konsolidierung und Berichterstattung hauptsächlich mit MS Excel durchgeführt. Dieser Prozess war jedoch weder skalierbar noch zukunftssicher. Takeaway.com begann deshalb mit der Suche nach einer nachhaltigen Konsolidierungslösung, welches das Erstellen von Finanzmanagementberichten erleichtert und zugleich die nötige Flexibilität für das zukünftige Wachstum des Unternehmens bietet.

Das neue System sollte flexibel und zugleich benutzerfreundlich sein. Außerdem musste es sowohl die finanzielle wie auch die nichtfinanzielle Berichterstattung integrieren und den alten Berichtsprozess ersetzen – ohne den bestehenden monatlichen Abschlussprozess zu stören. In den engeren Auswahlprozess kamen zwei Lösungen: Oracle HFM und OneStream.

Die Wahl fiel auf OneStream, da es vor allem die Sammlung, Speicherung und Verarbeitung von Daten enorm erleichtert, und dabei optimal alle Anforderungen der Finanzprozesse erfüllt.

Hermes Bron, Senior Manager Reporting & Consolidation, dazu: “OneStream lässt sich zur Datenlieferung leicht mit den Quellsystemen verbinden. Das Daten-Mapping innerhalb des Prozessablaufs ist intuitiv und unterstützt durch einfache Berechnungen und Konvertierungen die Datenlieferung für die Konsolidierung. Mit dem Berichtsgenerator lassen sich schnell und einfach Berichtsbücher erstellen.“

Implementierung einer intelligenten Finanzplattform

Ziel des Projekts war es unter anderem, MS Excel als Konsolidierungstool zu ersetzen. Während des Projekts wurden den Anwendern die vielfältigen Funktionalitäten von OneStream, und damit auch die Defizite des bisher genutzten Excel-Tools bewusst. Um sämtliche Möglichkeiten auszuschöpfen, wurde der Umfang des Projekts nachträglich erweitert.

Mit der Implementierung von OneStream hat Takeaway.com seine Berichterstattung deutlich verbessert und Jahresabschlüsse vorgelegt, die sowohl von internen wie auch externen Stakeholdern schnell verstanden werden. Neben dem verbesserten Reporting-Prozess können der Plattform problemlos auch nichtfinanzielle Informationen hinzugefügt werden.

Der Monatsabschluss lässt sich nun deutlich schneller erstellen – mit einer signifikant höheren Qualität. Gleichzeitig unterstützt der Prozess die Intercompany-Abstimmung und bietet eine umfassende Analyse der Inter-company-Differenzen. Dafür werden Daten in OneStream geladen und gesperrt. Die Anwender können so-wohl Finanzzahlen als auch operative Daten mit denselben Berichts- und Analysetools ausführlich analysieren, einschließlich aus externen Systemen angebundene KPI-Berechnungen.

Die Plattform bietet ein hohes Maß an Zuverlässigkeit: „Mit der Implementierung von OneStream ist unser Data Warehouse nun stabil und konsistent. Die Plattform ist jetzt unsere Single Source of Truth. Möglich wird dies durch die monatliche Sperrung der berichteten Daten. In Excel war das nicht möglich“, so das Fazit von Hermes Bron.

Verbesserte UX bei Berichten und Analysen

Anstatt der komplexen Excel-Modelle laden Endanwender fortan nur noch einen einzigen Export aus dem Quellsystem (ERP) hoch. Eine direkte Anbindung ist schon vorgesehen. Nach Abschluss der Workflows können standardisierte Berichte initialisiert werden, um Managementberichte und Analysen zu erstellen.

Takeaway.com setzt die Funktionen für erweiterbare Dokumente in OneStream effizient ein: Bei jedem Abschluss wird aus dem System heraus ein Folien-Deck mit Grafiken und Tabellen generiert. Da dieses Dokument mit Live-Daten aus OneStream automatisch zusammengeführt wird, sind Analysen und Aktualisierungen schnell und effizient durchgeführt. Statt Berichte zu pflegen, können Finanzteams ihre wertvolle Zeit nun dazu nutzen, die Ergebnisse zu analysieren und den Erfolg ihres Unternehmens vorantreiben.