Statista optimiert seine Personalplanung mit Planful

Herausforderung: Komplexe Planung mit Excel

Statista wuchs rasant, doch das Finance-Team arbeitete weiterhin mit Excel. Die Grenzen der Tabellenkalkulation wurden dabei zunehmend spürbar. „Mit Excel kann man viel machen, aber es gibt auch einige Probleme“, sagt Petra Winkelmann, Teamleiterin Controlling bei Statista in Berlin. „Das größte Problem ist, sicherzustellen, dass alle wissen, wo sich die Daten befinden und dass sie verlässlich sind. Zudem fehlt es an Tools für Workflow und Zusammenarbeit, was das tägliche Steuern der Prozesse sehr umständlich macht. Es ist einfach keine gute langfristige Lösung.“ Die Verwaltung von Personaldaten in Spreadsheets war anfällig für Fehler und bot weder Zugriffskontrolle noch Versionierung oder Vergleichsfunktionen – wichtige Voraussetzungen für eine effiziente Planung in einem global agierenden Unternehmen.

Lösung: Effiziente, kollaborative Planung mit Planful

Nach der Prüfung mehrerer Anbieter entschied sich Statista für Planful – gestützt durch Empfehlungen aus dem eigenen Netzwerk. „Als wir mit Planful angefangen haben, verlief alles sehr reibungslos“, meint Petra. „Als erstes haben wir die Budget-Einheiten und die Hierarchie für die Personalplanung eingerichtet. Anschließend haben wir alle unsere Planer in der Nutzung von Planful geschult. Ich würde sagen, dass unser erster Budgetierungsprozess in Planful sehr gut lief.“

Petra fügt hinzu, dass mit Planful die Daten zur Personalplanung jetzt in einem System vereint sind und Vergleiche sich viel einfacher erstellen lassen. Das hilft auch bei den fünf jährlichen Re-Forecasting- und Budgetierungsprozessen. Als börsennotiertes Unternehmen nutzt Statista Planful außerdem für die Erstellung der Quartalsberichte. Auch für die OPEX-, Working-Capital- und Vertriebsplanung soll Planful Excel künftig ersetzen – als Teil der umfassenden Financial Performance Management-Plattform.

Ergebnis: Zeitersparnis, Transparenz, Beteiligung

Durch die Ablösung der Excel-Prozesse gewann Statista eine einheitliche, sichere und skalierbare Lösung für die globale Planung. „Mit Planful können wir Szenarien in unserer Personalplanung in einem einzigen System erstellen, vergleichen und Berichte viel effizienter erstellen“, erklärt Petra. „Die Erstellung von Berichten dauert jetzt nur noch Minuten statt Stunden. Das ist eine enorme Zeitersparnis.“

Auch der Zugriff wurde vereinfacht – jeder Mitarbeitende findet nun verlässlich die richtigen Informationen. „Ein weiterer großer Vorteil von Planful ist, dass jetzt jeder, der am Planungsprozess beteiligt ist, auf die benötigten Daten zugreifen kann. Alle wissen genau, wo sie die Informationen finden können, was vorher nicht der Fall war. Da sich unsere Organisation ständig verändert, erleichtert uns das einfache Benutzer- und Rollenkonzept von Planful, Berechtigungen anzupassen und den Zugriff zu verwalten.“

Durch die Planful-Vorlagen kann Statista seine Planungsprozesse nun effizienter steuern und Fortschritte besser verfolgen. Automatisierte Anpassungen sparen Zeit und verbessern die Genauigkeit – auch bei komplexen Planungen mit mehreren Währungen. „Die Nutzung von Planful hilft unseren Abteilungen, sich stärker mit dem Budget zu identifizieren, da sie aktiv in den Prozess eingebunden sind“, schildert Petra. „Sie können ihre Eingaben direkt hinterfragen und anpassen, was ihr Engagement und ihre Denkweise verbessert. Das Budget wird nicht mehr bloß vom Controlling-Team diktiert.“