Die hohe Dynamik der Märkte zwingt Finanzabteilungen, ihre Ziele kontinuierlich neu bewerten und im Zweifel anpassen zu müssen. Die Aktualisierung von Plänen und Forecasts muss häufiger erfolgen, erzeugt jedoch massiven Aufwand, dauert lange und bindet Ressourcen.
Der Beitrag zeigt auf, dass Jahrespläne und starre Strukturen für volatile Marktbedingungen ungeeignet sind. Die zunehmende Volatilität ist damit einer der stärksten Treiber für eine längst überfällige Transformation der Unternehmensplanung, hin zu einem kontinuierlicheren, ereignisgetriebenen Planungsansatz, anstatt eines zyklischen Pflichtprogramms.
Warum macht häufigeres Planen allein nicht schneller?
Von den Unternehmen, die in den vergangenen Jahren Maßnahmen ergriffen haben, um ihre Planung resilienter zu machen, hat knapp die Hälfte die Frequenz ihrer Planungs- und Forecast-Zyklen verkürzt. Dies ist die häufigste Maßnahme, die Befragte in unserer Studie „Resilient Planning in Volatile Markets“ nannten. Für 35 Prozent dauert die Anpassung von Plänen und Forecasts zu lange und 37 Prozent halten den Aufwand für Planung und Forecasting für zu hoch.
Ein kürzerer Takt schafft aktuellere Pläne und Forecasts, bringt aber wenig, wenn jede einzelne Runde so lange dauert wie bisher und gleichermaßen Ressourcen bindet. Wer monatlich statt quartalsweise plant, wiederholt im ungünstigsten Fall denselben manuellen Ablauf dreimal so oft.
Ein Umdenken muss deshalb mit einem neuen Betriebsmodell für die Planung erfolgen, weg vom Verstehen der Planung als zyklischen, kalendergetriebenen Akt und hin zu einem dauerhaften, kontinuierlichen Prozess.
Zielbild Continuous Planning: Ein neues Betriebsmodell für die Planung
Continuous Planning beschreibt einen Ansatz, in dem Planung als dauerhafter Prozess statt als kalendarischer Akt organisiert ist. Die Planung erfolgt dabei nicht wenige Male im Jahr und dafür sehr detailliert, sondern sie berücksichtigt laufend neue Informationen, überwacht Abweichungen und löst ereignisgetrieben selektive Neuplanungen aus. Planung ist damit eine ständige, kontinuierliche und allgegenwärtige Aktivität, die Veränderungen erkennt, Szenarien und Abwägungen modelliert sowie Erkenntnisse in abgestimmte Entscheidungen und Maßnahmen umsetzt.
Continuous Planning ist deshalb kein neuer Planungsansatz im eigentlichen Sinne, sondern ein Prozess- und Organisationsthema (Betriebsmodell), das durch moderne Software und KI unterstützt wird:
- Signale erkennen: Ereignisse und Signale werden kontinuierlich überwacht. Abweichungen im Ist, veränderte Nachfrage oder Kostensprünge werden automatisiert erkannt, nicht erst beim nächsten Planungstermin berücksichtigt. Dabei gilt es zu beurteilen, welche Veränderungen eine Anpassung der Planung erfordern. Machine-Learning-Verfahren überwachen dafür Ist-Daten laufend und melden Ausreißer.
- Forecast aktualisieren: Aus erkannten Abweichungen muss eine neue Prognose der betroffenen Treiber entstehen. Die Herausforderung liegt darin, den Forecast zeitnah zu aktualisieren und neue Informationen aus den Fachbereichen einzubeziehen. Ein statistischer Forecast liefert dabei die Basisprognose, die Planer prüfen und um ihr Wissen über Aufträge, Maßnahmen oder Marktentwicklungen ergänzen. Das Ergebnis ist ein laufend aktueller Forecast mit Szenariokorridor, aus dem Maßnahmen mit klarer Verantwortung abgeleitet werden können.
- Szenarien bewerten: Alternative Annahmen und Handlungsoptionen müssen schnell durchgespielt und ihre Auswirkungen bewertet werden. KI kann die Erstellung und Bewertung von Szenarien unterstützen. Voraussetzung für Continuous Planning sind flexible, treiberbasierte Modelle, in denen sich eine geänderte Annahme durch alle Teilpläne rechnet. Erst diese geringere Granularität und das reduzierte Detail machen einen höheren Takt überhaupt wirtschaftlich tragfähig.
- Entscheidung abstimmen: Dieser Schritt bleibt Aufgabe der Planungsverantwortlichen. KI kann Abweichungskommentare und Entscheidungsvorlagen vorbereiten, Abwägung und Freigabe liegen beim Menschen.
Die meisten Unternehmen erhoffen sich mehr Effizienz und Produktivität in der Planung durch KI . Dazu gehören die Automatisierung bisher manueller Aufgaben und die Entlastung der Planer von Routinetätigkeiten, um mehr Zeit für analytische Aufgabenstellungen zu schaffen. KI ist ein zentraler Enabler für Continuous Planning: Sie automatisiert die Datenaufbereitung, erkennt Abweichungen selbstständig, liefert die Basisprognose und generiert Szenarien. KI macht damit einen Takt wirtschaftlich möglich, der manuell nicht zu leisten wäre.
Konsequenzen für die „klassische” Planung
Jahresbudgets und quartalsweise Forecast-Updates verlieren in volatilen Zeiten an Relevanz. Sie sind oftmals zu statisch und zu langsam, um sich schnell ändernden Marktbedingungen gerecht zu werden. Continuous Planning lässt das klassische Jahresbudget nicht obsolet werden, es hat weiterhin seine Funktion als Zielvereinbarung, die operative Steuerung übernimmt aber der laufende Forecast.
Continuous Planning umfasst auch mehr als nur eine Frequenzerhöhung für Planaktualisierungen. Das Ziel ist nicht, den Detailplan anstatt 4x pro Jahr nun 12x pro Jahr zu aktualisieren. Kontinuierlich planen heißt nicht, im gleichen Detailgrad einfach häufiger zu planen, sondern den Plan nie ganz zu schließen. Die höhere Frequenz wird erst durch geringere Granularität erreichbar.
Fazit Continuous Planning: Planung als dauerhafter Prozess
Der Volatilität mit häufigeren Planungszyklen, mehr Szenarien und zusätzlichen Ressourcen im Finance-Team zu begegnen, sind Wege, die viele Unternehmen gegangen sind. Alle diese Ansätze erzeugen jedoch hohe Kosten, sind gegebenenfalls immer noch zu langsam und skalieren nicht. Die aktuelle Situation erfordert deshalb ein Umdenken, hin zu einem kontinuierlichen Ansatz, der Planung als einen dauerhaften Prozess versteht.
Hier muss die Transformation ansetzen, um den aktuellen Herausforderungen gerecht zu werden. Moderne Softwareplattformen und Technologie machen Continuous Planning skalierbar, nicht möglich. KI ist dabei ein zentraler Enabler, um Aufgaben zu automatisieren und einen Takt wirtschaftlich möglich zu machen, der manuell nicht zu leisten wäre. KI kann die Transformation zu Continuous Planning massiv beschleunigen.
Die BARC-Studie „Agentic AI in Corporate Planning“ zeigt, wo KI und KI-Agenten die Planung heute konkret unterstützen.
Alle Ergebnisse zu Volatilität, Szenarien und Softwareunterstützung in der Studie „Resilient Planning in Volatile Markets“
