Ständig treten neue Anbieter mit neuen Lösungen in den Softwaremarkt ein: Der Markt für Business Intelligence Software umfasst weltweit hunderte Anbieter und die Zahl steigt täglich. Hinzu kommt, dass viele Anbieter mehrere Produkte in ihrem Portfolio haben. Es ist daher sehr schwierig, bei der Suche nach einem neuen BI Tool den aktuellen Überblick zu behalten und mögliche Lösungen zu vergleichen. Es steht viel auf dem Spiel und falsche Entscheidungen haben oft gravierende Folgen. Indem Sie den Markt zu Beginn des Prozesses eingrenzen, vermeiden Sie es, zahlreiche Lösungen auf alle Ihre Kriterien hin zu überprüfen. Mit anderen Worten: Sie erstellen eine Longlist. Wir empfehlen, BARC Score als Ausgangspunkt für einen strukturierten Auswahlprozess zu verwenden.
Im ersten Blog dieser Serie haben wir die Bedeutung der verschiedenen Segmente innerhalb unseres BARC Scores dargelegt, von „Entrants“ bis „Dominators“. Und in den folgenden Beiträgen haben wir eine Vorschau auf die neuen Ausgaben des BARC Score Integrated Planning & Analytics sowie des BARC Score Financial Performance Management gegeben. In diesem Blog erfahren Sie, wie Sie BARC Score nutzen können, um eine Shortlist zu erstellen, die Ihren Anforderungen entspricht.
Kennen Sie Ihre Anforderungen
Ein wichtiger Gedanke, den Sie bei der Bewertung von BARC Score im Hinterkopf behalten sollten, ist, dass alle Anbieter, die in den BARC Scores berücksichtigt werden, ihre individuellen Stärken, aber auch Herausforderungen mitbringen. Eine „One-Size-Fits-All“-Interpretation der BARC-Score-Grafiken (d. h. die Schlussfolgerung, dass Anbieter, die weiter oben oder weiter rechts erscheinen, generell besser sind als Anbieter weiter unten auf der linken Seite) sollte nicht vorgenommen werden.
Bedenken Sie bei Ihrer Entscheidung, dass größer nicht gleich besser ist – vermeintlich „große“ Anbieter sind ihren „kleineren“ Konkurrenten nicht unbedingt in allen Aspekten überlegen. Die reine Größe oder Reputation eines Anbieters sollte kein Entscheidungskriterium sein, so verständlich die Sorge um die Investitionssicherheit und die Tatsache ist, dass „kleinere“ Anbieter eher in Konkurs gehen oder viel früher und leichter übernommen werden könnten. Vielmehr ist das Gesamtpaket aus technischer und funktionaler Unterstützung im Hinblick auf die eigenen individuellen Anforderungen zu einem vernünftigen Preis-Leistungs-Verhältnis entscheidend.
Ihr Erfolgsrezept ist daher eine Softwareauswahl, die sich an Ihren individuellen Anforderungen orientiert. Ein solider Anforderungskatalog gibt Ihnen die nötige Hilfestellung. Stellen Sie sicher, dass Sie eine gründliche funktionale, technische und organisatorische Anforderungsanalyse durchführen, die alle zukünftigen Anwender des Tools berücksichtigt. Die Einbindung der Fachabteilungen und der IT-Abteilung in den Prozess erhöht die Akzeptanz der Lösung von Anfang an.
Sobald Sie Ihre Kriterienliste gesammelt und gewichtet haben, beginnt die Evaluierung potenzieller IP&A-Lösungen oder FPM-Tools.
Was Sie für eine Longlist benötigen
Hier ist die gute Nachricht: Das Ziel der BARC-Score-Bewertungsmethodik ist es, einen Überblick über den Softwaremarkt zu geben und die Portfolios der einzelnen Anbieter und deren Positionierung im Markt einzuordnen. BARC Scores können daher in Software-Auswahlprojekten als Longlist (und damit als erste Marktabgrenzung) dienen. Seien Sie sich aber bewusst, dass es weit mehr Anbieter und vorteilhafte Lösungen am Markt gibt, als wir in unseren BARC Scores bewerten können.
Für Ihr eigenes Software-Auswahlprojekt ist es natürlich auch wichtig zu prüfen, ob das in einem BARC Score untersuchte Marktsegment zu Ihren Anforderungen passt. So sollten z.B. BARC Score IP&A und BARC Score FPM nicht verwechselt werden, da sie unterschiedliche Märkte und Themen bewerten.
Untersuchen Sie anhand Ihres Anforderungskatalogs, welches Softwaresegment am besten passt. Die Eingrenzung der Funktionsbereiche, die Ihre zukünftige Software abdecken muss, ist eine einfache Möglichkeit, den Markt an dieser Stelle zu beurteilen. Denn keine Software ist für jedes denkbare Szenario geeignet. Suchen Sie umfangreiche Funktionen für die Unternehmensplanung, Budgetierung, Simulationen, Prognosen und Business Intelligence in einem einzigen Produkt? Und können Sie bei ehrlicher Betrachtung dieser Kriterien sagen, dass Ihre Mitarbeiter wirklich mit dem vollen Funktionsumfang arbeiten würden? Wenn ja, dann ist vielleicht das Segment „Market Leaders“ das Richtige für Sie. Andernfalls sind Sie vielleicht an den Segmenten „Challengers“ oder „Specialists“ interessiert, wo Sie spezialisiertere Anbieter und Produkte finden, die sich auf bestimmte Anwendungsfälle konzentrieren.
Wie Sie Ihre Shortlist erstellen
Sobald Sie eine Longlist und das richtige Segment identifiziert haben, können Sie damit beginnen, Anbieter aus dieser Liste anhand Ihrer individuellen K.O.-Kriterien zu eliminieren. Die Produktbeschreibungen der BARC Scores mit den Stärken und Schwächen der Lösungen sind dafür bestens geeignet. Die detaillierten Einblicke in die Lösungen und das Feedback von Analyst:innen und Kund:innen sind eine verlässliche Wissensquelle. Identifizieren Sie die Lösungen, die Ihre K.O.-Kriterien am besten erfüllen, basierend auf der Breite der Bewertungskriterien im BARC-Score-Dokument.
Nach diesem Eliminierungsprozess bleibt Ihnen Ihre Shortlist – eine Zusammenstellung von drei bis fünf Tools, die für Ihr Unternehmen in Frage kommen. Damit sind Sie der Ziellinie einen Schritt nähergekommen. Der letzte Schritt ist die Detailevaluierung. Hier prüfen Sie die Lösungen auf Herz und Nieren im Hinblick auf alle relevanten Anforderungen und Kosten. Das schafft Investitionssicherheit und minimiert das Risiko, eine falsche Entscheidung zu treffen.
Ziel einer Detailevaluation ist es, ein möglichst genaues Bild von der Leistungsfähigkeit der Software zu erhalten. Hierfür eignen sich Testinstallationen, strukturierte Herstellerpräsentationen und der sogenannte „Proof of Concept“ Idealerweise basieren sie auf Aufgaben und Daten, die dem vorgesehenen Einsatzgebiet im Unternehmen möglichst realistisch entsprechen.
Et voilà, Sie haben einen strukturierten Auswahlprozess durchgeführt. Nach der Durchsicht der einzelnen potenziellen Kandidaten sind Sie gut gerüstet, um eine fundierte Entscheidung zu treffen.
Benötigen Sie zusätzliche Hilfe?
Für weitere Unterstützung in Ihrem Auswahlprozess, zögern Sie nicht, die Experten von BARC zu kontaktieren.
