Digitalisierung interner Prozesse mit WEBCON BPS

Die Josef Rädlinger Unternehmensgruppe mit Hauptsitz in Windischbergerdorf bei Cham in der Oberpfalz ist in der Baubranche in den Bereichen Verkehrswegebau, Asphaltbau, Hochbau, Ingenieurbau sowie Netz- und Rohrleitungsbau tätig. Bundesweit hat die Unternehmensgruppe neun Standorte und rund 1600 Mitarbeiter.

Bei der Josef Rädlinger Unternehmensgruppe wurden mehrere Prozesse mit WEBCON BPS selbstständig umgesetzt. Nach der Installation der Low Code BPM-Lösung durch VSB wurden zwei Mitarbeiter von Josef Rädlinger durch eine Schulung in die Lage versetzt, selbstständig Prozessanwendungen zu implementieren. Anfangs war das Coaching durch VSB noch sehr eng und wurde mit steigender Erfahrung auf Kundenseite stetig zurückgefahren. Heute entwickelt die Rädlinger Unternehmensgruppe ihre Prozesse selbstständig WEBCON BPS, was ein wichtiges Kriterium für die Entscheidung für diese Lösung war.

Visitenkartenmanagement

Ein sehr aktiver Prozess ist das Visitenkartenmanagement, bei dem die Bestellung der Visitenkarten automatisiert und dadurch deutlich vereinfacht wurde. Vor Einführung der WEBCON BPS wurden die benötigten Visitenkarten von jedem Mitarbeiter separat in der Marketingabteilung per Mail beauftragt, wo die Bestellungen gesammelt, das Layout erstellt und die Bestellung bei der Druckerei in Auftrag gegeben wurde. Dieser Ablauf konnte durch die Digitalisierung deutlich vereinfacht werden. Die Visitenkarten werden nun in WEBCON BPS beantragt und gehen dann in die Marketingabteilung. Dort werden die Daten als Excel exportiert und die gesammelten Anträge an die Druckerei gesendet.

Für den Mitarbeiter ist es zu jeder Zeit möglich den aktuellen Bearbeitungsstatus der Visitenkartenbestellung in WEBCON BPS selbstständig abzurufen.

Fuhrparkverwaltung

Vor Einführung der Fuhrparkverwaltung mit WEBCON BPS wurde bei Ausgabe eines neuen Firmenfahrzeugs mit hohem Kommunikationsaufwand und dezentraler Datenpflege in Form von Excel Listen die akkurate Besteuerung sichergestellt.

Der Fokus bei diesem Prozess liegt auf der Vereinfachung und automatisierten Aufgabenzuweisung bezüglich Firmenfahrzeugversteuerung. Dies betrifft Neuanschaffungen und den Fahrzeugwechsel. Da sich in diesen Fällen der Bruttopreis und die Versteuerung ändern, muss dies entsprechend in der Lohnabrechnung aktualisiert werden. Was vorher auf Zuruf funktionierte, wird jetzt durch WEBCON BPS strukturiert und die Berechnung ist automatisiert.

Der Ablauf ist wie folgt: Es gibt zwei Workflows in diesem Prozess. Gestartet wird der erste in der Disposition, die über ein neues Firmenfahrzeug informiert und dieses mit allen notwendigen Daten in WEBCON BPS anlegt. Im zweiten Prozess wird das verfügbare Fahrzeug einer bestimmten Person zugeordnet. Danach wird die Personalabteilung automatisch über die Nutzung des Firmenfahrzeuges informiert.

Fazit von Thomas Dengler:

„Mit WEBCON BPS bin ich sehr zufrieden. Nach der Einarbeitung durch VSB konnten alle Prozesse problemlos selbst umgesetzt werden. Unser Ziel ist auch bisher ein bereits bestehendes System einzusetzen und als führendes System zu belassen. Wenn keine Standardlösung verfügbar ist, wird WEBCON BPS eingesetzt. Ich sehe WEBCON BPS als Kit zwischen den Insellösungen.“