EQS Group: digitalisierte Finanzplanung mit Jedox

Mehrere Tausend Unternehmen weltweit erfüllen mithilfe der EQS Group komplexe Compliance-Anforderungen, minimieren Risiken und kommunizieren transparent mit Stakeholdern. Die erfolgreiche Unternehmensgruppe ist in den letzten Jahren durch Übernahmen und Firmengründungen stark gewachsen und wird auch künftig weiter expandieren. Durch die Standardisierung der internen Systemlandschaft schafft die Zentrale in München derzeit eine wichtige Grundlage für den strukturierten Ausbau der internationalen Organisation.

Flexible Softwarelösung für dynamische Zeiten

Jedox überzeugte die Anwendergruppe in einem Evaluierungsprozess vor allem durch die hohe Flexibilität, die beispielsweise auch die Möglichkeit für den Aufbau einer integrierten Unternehmensplanung mit anderen Fachbereichen bietet. Auch die fachliche Kompetenz hinsichtlich der europäischen Finanzberichterstattung war für das Controlling, das in einem späteren Projektschritt eine Managementkonsolidierung der Unternehmensgruppe in Jedox anvisiert, ein entscheidender Pluspunkt.

Mit Workflows zu effizienter Planung

Sämtliche Standorte der EQS Group nutzen global Microsoft Dynamics Business Central als ERP-System. Power BI dient zusätzlich als Reporting-Tool. Um auch die Unternehmensplanung mit Excel an aktuelle Standards anzupassen, hat sich das Controlling für die Einführung der Jedox-Cloud entschieden. Mit der Implementierung setzte sich das Projektteam zum Ziel, die Digitalisierung der Finanzplanung auf Basis eines zentralen Datenpools umzusetzen und Workflows für sämtliche Planungsschritte zu etablieren.

In der praktischen Umsetzung wurde in einem ersten Schritt eine Kostenstellenplanung für die deutsche Gesellschaft der EQS Group durchgeführt. Schnell folgte der Aufbau einer GuV-Planung für alle weiteren Gesellschaften. Die Herausforderung lag bei der Implementierung vor allem in der Einrichtung des Datenmanagements, da neben dem NAV-Standard zudem die verschiedenen Größen sowie heterogenen Systeme der verschiedenen Gesellschaften berücksichtigt werden mussten. Parallel zur Vereinheitlichung der NAV-Berichtsstrukturen wird mit Jedox nun eine weltweit einheitliche Planungslogik etabliert. Die NAV-Tochtergesellschaften sind über eine Schnittstelle direkt mit Jedox verbunden – andere Gesellschaften übermitteln ihre Daten über Excel-Dateien. Bei der Anbindung der ERP-Systeme wurde das projektverantwortliche Controlling, das mit knappen Ressourcen und ohne interne IT-Abteilung arbeitet, von einem Jedox-Partner unterstützt. Ziel der Controlling-Abteilung ist es, das Datenmanagement künftig selbstständig durchzuführen.

Weltweiter Rollout in Planung

Die erste Planung wurde für das Folgejahr auf Kostenstellenebene durchgeführt. 40 Anwender in Deutschland konnten für diese Phase auf Jedox zugreifen. Neben dem Controlling waren dabei die Kostenstellen- und Budgetverantwortlichen sowie der Vorstand involviert. Heute verfügt dieser Anwenderkreis innerhalb der dynamischen Berichte über Filtermöglichkeiten, Zahlenvergleiche und Verlaufsdarstellungen. In einem nächsten Schritt ist das weltweite Rollout der Lösung geplant, womit die Nutzerzahl stark anwachsen und eine Vertriebsplanung integriert wird. Von besonderem Wert für das Controlling sind dabei persönliche Anwenderschulungen, die die Qualität der Planungseingaben nachhaltig sichern sollen.

Mit einer skalierbaren Cloud-Lösung in die Zukunft

Im Anschluss an das internationale Rollout plant das Controlling den Entwurf weiterer Planungstemplates sowie die langfristige Umsetzung einer tiefergehenden Planung. Ein zentraler Punkt ist zudem die stetige Optimierung der User Experience, um allen Verantwortlichen und Stakeholdern eine intuitive Nutzung zu ermöglichen. In einem weiteren Projektschritt soll auch die anvisierte Managementkonsolidierung umgesetzt werden. Als Ideen stehen außerdem weitere Planungszyklen im Jahr, die Erweiterung um Teilpläne aus anderen Fachbereichen sowie die Abbildung der Budgetierung in Jedox im Raum.