Die Single-Source-of-Truth in der Planung

Ein maßgeblicher Motor für den Erfolg stellt die Vertriebsplanung im Unternehmen dar. Denn aufgrund des großen Sortiments und den unterschiedlichen Kundengruppen ist der Planungsaufwand nicht zu unterschätzen. Insgesamt plant das Zentral-Controlling Absatzzahlen für seine drei Produktgruppen (Finger Food, Burger & Wraps, Schnitzel & More) und für 700 Kunden oder Kundengruppen in 20 europäischen Ländern. Umgesetzt wird die Planung im Bottom-Up Verfahren. Die dezentralen Planer, die Verantwortlichen in den unterschiedlichen Regionen, starten mit der Eingabe ihrer Planzahlen in den zugeteilten Kundengruppen.

Die Absatzplanung wurde vor der Einführung der Cloud-Lösung QVANTUM mit einem reinen Excel-Verfahren bewerkstelligt. Das Zentral-Controlling verfasste das Muster einer Plantabelle, die an die verantwortlichen Kollegen per Mail versandt wurde. Anschließend trugen die Kundenverantwortlichen ihre Absatzzahlen in die persönlichen Tabellen ein und sandten diese zurück an das Zentral-Controlling. In Handarbeit musste das Team um den Head of Controlling, Zoran Romic, die Zahlen aus allen Einzeltabellen zu einer finalen Planung zusammenführen.

Der Wunsch nach mehr Tempo

Die damit verbundenen Schwierigkeiten hat Herr Romic noch deutlich vor Augen: „Inkonsistente Datensätze, ein hoher manueller Aufwand zum Zusammenführen der Plandaten und damit verbunden eine immense Planungsdauer haben unser Controlling damals gebremst“.

Schnelle Anpassbarkeit & weniger IT

Das Unternehmen suchte deshalb nach einer neuen Softwarelösung, die vor allem eine schnelle Ablösung von der Excel-Planung ermöglicht. Zudem war es wichtig, mehr Flexibilität für kurzfristige Anpassungen im Planungsmodell zu ermöglichen, um so schneller auf Trends am Markt zu reagieren.

Mit der Lösung QVANTUM erhält das Controlling mehr Flexibilität im Alltag: „Änderungen an den Stammdaten im Planungsmodell, beispielsweise im Falle der Berücksichtigung neuer Kunden mussten wir damals in jeder einzelnen Planungstabelle vornehmen“, erläutert Herr Romic. „In der neuen zentralen Cloud-Lösung müssen wir das Modell nur noch an einer Stelle anpacken“. Ein weiterer betrieblicher Nutzen ist, dass der technische Betrieb der Planungsplattform vollständig ausgelagert ist.

Die Anwendung wird in einem deutschen Rechenzentrum bereitgestellt und alle Anwender der Salomon FoodWorld® benötigen lediglich einen Browser und Internetzugang für ihre tägliche Controlling-Arbeit.
Die Cloud-Lösung bietet zudem jederzeit eine Skalierung der Nutzerzugriffe, so dass die Software problemlos mit dem steigenden Planungsbedarf oder wachsenden Mitarbeiterzahlen im Unternehmen mithält.

Automatisierung der Planung

Mit einer Liste von Usern inklusive der individuellen Planungssichten (Kundengruppen und Regionen) als Input startet der Planungsprozess jetzt automatisch. Alle Anwender werden vom System per Mail zur Planung eingeladen. Ein initiales Passwort und ein Link, mehr braucht es nicht, damit Key Account und Regional Manager ihre Zahlen eintragen können.

Der Erfolg spricht für sich: Nach gerade einmal zwei Tagen Onboarding war die neue Planungslösung in der Cloud einsatzbereit. Dabei gab es kaum Schulungsbedarf für die Mitarbeiter: Die Excel-Kenntnisse des Teams konnten veredelt werden. Letztendlich konnte durch QVANTUM der Zeitaufwand des gesamten Planungsprozesses um 35% reduziert werden.

Weitere Informationen unter: https://www.qvantum-plan.de/customers/