Auswahl einer geeigneten ECM-Lösung

Über die Leifheit AG

Die Leifheit-Gruppe mit Sitz in Nassau/Lahn gehört zu den führenden Anbietern von Haushaltsprodukten in Europa. Die Geschäftsfelder, die das Unternehmen adressiert, sind Household, Wellbeing sowie Private Label. Die Leifheit AG beschäftigt circa 1.100 Mitarbeiter:innen an über 14 Standorten und Niederlassungen. Im Jahr 2020 erwirtschaftete der Konzern einen Umsatz von 271,6 Mio. Euro. BARC unterstützte Leifheit bei der Auswahl eines Systems für Enterprise Content Management (ECM).

Das Projekt im Detail

Die Herausforderung

Das Unternehmen war auf der Suche nach einer geeigneten Enterprise-Content-Management-Lösung. Die Herausforderung für Leifheit lag darin, den unübersichtlichen Markt mit seinen vielen Lösungen und Anbietern zu sondieren. Es fehlte an internem Know-how, um die Anbieter für ECM-Systeme herauszufiltern, die die Anforderungen des Unternehmens erfüllen sowie gleichzeitig im Budgetrahmen liegen.

Das Ziel

Ziel des Projekts war es, das für die Leifheit-Gruppe ideale ECM-System zu identifizieren.

Im Fokus stand dabei die Archivierung aller Informationen im Unternehmensbereich, modernes Dokumentenmanagement sowie die Unterstützung der Bearbeitungsprozesse durch das System. Das ECM-System sollte Werkzeuge für alle Phasen des Dokumentenlebenszyklus inkl. der Abbildung von Workflows mit und ohne Dokumentenbezug anbieten.

Das System soll sich lückenlos in die führenden Systeme wie SAP integrieren und die Basis für die Umsetzung verschiedener Lösungen sein. Es war zudem wichtig, dass zukünftige Anwender:innen das System intuitiv nutzen könnten.

Projektphase 1

BARC – insbesondere BARC Senior Analyst Michael Schiklang – hat Leifheit in den wesentlichen Schritten der Systemauswahl begleitet und unterstützt.

Dazu wurden zunächst in Workshops und Interviews die Anforderungen an das System herausgearbeitet. In weiterführenden Gesprächen wurde analysiert und beschrieben, welche Anwendungsszenarien und Prozesse zukünftig durch das System unterstützt werden sollen.

Projektphase 2

Im Anschluss wurden die Ausschreibungsunterlagen vorbereitet sowie eine Markteingrenzung auf letztlich sechs verbleibende Anbieter durchgeführt. Nach der Ausschreibung erfolgte die Auswertung dieser Unterlagen, welche Hinweise auf Stärken und Schwächen sowie Besonderheiten der Angebote enthielt.

Anschließend an die Systempräsentationen der drei bestbewerteten Anbieter gab BARC letztlich konkrete Handlungsempfehlungen zur Auswahl eines Systems ab, die mit dem Projektteam abgestimmt wurden. Zudem unterstützte BARC auch bei den Verhandlungen mit den Anbietern.

Das Ergebnis

Mithilfe von BARC konnte die Leifheit AG, das ECM-System auswählen, welches die individuellen Anforderungen der Gruppe bestmöglich berücksichtigt.

Profitieren konnte das Unternehmen dabei insbesondere von der umfassenden Marktkenntnis, dem Software-Know-how aus über 20 Jahren Markt- und Produktbeurteilung sowie der strukturierten Projektvorgehensweise, die insgesamt zu einer Beschleunigung des Projekts und zu einer Schonung der internen Ressourcen beigetragen haben.

BARC zeichnet eine hervorragende Markt- und Fachkenntnis im Bereich ECM aus. Die Projektmanagement-Fähigkeiten des Analystenhauses sind darüber hinaus sehr gut.

Torsten Gaul

Ressortleiter IT, Leifheit