Überarbeitung des bestehenden Aktenplans

Über die Evangelische Kirche der Pfalz

Die Evangelische Kirche der Pfalz mit ihren Organen Landessynode, Kirchenregierung und Landeskirchenrat ist eine von 20 Landeskirchen der Evangelischen Kirche in Deutschland (EKD). Sie ist eine Körperschaft des öffentlichen Rechts. Das Gebiet der Landeskirche umfasst den ehemaligen Regierungsbezirk Pfalz sowie die ehemals pfälzischen Teile des Saarlands und setzt sich aus 402 Kirchengemeinden und 15 Kirchenbezirken zusammen. Das Projekt Aktenplan wurde vom Landeskirchenrat am Standort in Speyer durchgeführt.

Das Projekt im Detail

Die Herausforderung

Der Landeskirchenrat der Evangelische Kirche der Pfalz stand vor der Herausforderung, den bestehenden Aktenplan für die Behörde zu überarbeiten. Hierfür waren entsprechende Anforderungen aus den Arbeitsbereichen zu erfassen und ein Konzept anhand den aktuellen Bedürfnissen in den Dezernaten und (Fach-)Bereichen des Landeskirchrats zu definieren.

Das Ziel

Der Landeskirchenrat hatte das Ziel, einen neuen Aktenplan zu erstellen. Dieser sollte den Mitarbeitern ermöglichen, aktiv zu arbeiten. Zudem sollte er mit Blick auf das neu einzuführende Dokumentenmanagementsystem (DMS) gegebenenfalls neue Arbeitsweisen sowie neue Möglichkeiten der Verwaltung und der Nutzung von Informationen berücksichtigen.

Bei der Ausarbeitung des Aktenplans sollte darauf geachtet werden, dass die Inhalte (inklusive Aktenzeichen) auch bestmöglich mit den Mitteln des DMS verwaltet werden können.

Projektphase 1

BARC unterstützte den Landeskirchenrat der Evangelische Kirche der Pfalz bei der Anforderungsaufnahme und Ausarbeitung des Aktenplans.

In thematischen Workshops wurden allgemeine Grundlagen zu Aktenplänen und dem Zusammenspiel von Aktenplan und DMS vermittelt.

Projektphase 2

In einer anschließenden Workshop-Phase erfolgte die Aufnahme der Inhalte zum Aktenplan in Kleingruppen. Wünsche und Anforderungen an den neuen Aktenplan wurden hierbei ebenfalls besprochen. Eine dritte Phase wurde genutzt, um ein Review des ausgearbeiteten Aktenplanentwurfs mit den jeweiligen Vertretern der Bereiche durchzuführen, bevor BARC nach einer Feedbackrunde den Aktenplan finalisierte.

Das Ergebnis

Der Landeskirchenrat der Evangelische Kirche der Pfalz profitierte von den Methodiken und dem Know-how der BARC-Experten rund um DMS, Aktenpläne und generell der Aufnahme entsprechender Informationen.

Zudem trug die gute Zusammenarbeit mit dem Projektteam, Vertretern der Dezernate sowie weiteren (Fach-)Bereichen bei der inhaltlichen Strukturierung der Sachverhalte des Landeskirchenrats zum guten Ergebnis bei. Es entstand ein auf die Zukunft ausgerichteter Aktenplan – entsprechend der aufgenommenen Wünsche und Vorgaben der Mitarbeiter des Landeskirchenrats.

Der Aktenplan wurde so gestaltet, dass dieser über das System verwaltet werden könnte und in Zukunft bei Bedarf auch fortgeschrieben werden kann.

Das Projektteam des Landeskirchenrats der Evangelischen Kirche der Pfalz schätzte die schnelle und effiziente Vorgehensweise von BARC.

„Wir sind mit der Zusammenarbeit mit dem BARC-Team, Frau Kraus und Herr Dr. Böhn, sehr zufrieden. Wir schätzten bei der Erstellung des Aktenplans die schnelle und effiziente Vorgehensweise und konnten inhaltlich und organisatorisch von dem Erfahrungsschatz profitieren. Unser Projektteam wurde von BARC effizient und strukturiert unterstützt. Wir freuen uns auf eine weitere Zusammenarbeit mit ihnen in den weiteren Projektphasen bei der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems.“

Das Projektteam des Landeskirchenrats der Evangelischen Kirche der Pfalz