Hapimags Weg zum modernen Planungsprozess

Über Hapimag

Hapimag ist eine führende Schweizer Sharing-Community für Ferienwohnungen mit einem gemeinschaftsbasierten Geschäftsmodell und einem vielfältigen Portfolio an Resorts.

Um fundiertere Entscheidungen zu treffen und Ressourcen gezielter einzusetzen, modernisierte Hapimag die eigene Planung und das Reporting. Um den passenden Softwareanbieter auszuwählen, beauftragte das Unternehmen BARC als neutralen Partner, der den Markt genau kennt und methodisch vorgeht.

Das Projekt im Detail

Die Herausforderung

Der Markt für Planungs- und Reporting-Software ist groß und unübersichtlich. Hinter den Marketingversprechen galt es, die tatsächlichen Stärken und Schwächen der Lösungen zu erkennen. Bei Hapimag basierten die Planungsprozesse bislang auf SAP BPC und Spreadsheets. Das System war wenig flexibel und verursachte für das Controlling einen hohen manuellen Aufwand. Die zentrale Aufgabe war es nun, eine moderne Lösung zu finden, die den Planungsprozess deutlich effizienter macht und ihn weitgehend vereinfacht und automatisiert.

Das Ziel

Ziel des Projekts war es, die fachlich und organisatorisch beste Software für die Anforderungen von Hapimag an Planung und Reporting zu ermitteln, um die Ressourcen besser zuzuteilen, Planungsprozesse zu automatisieren und eine präzise Planung auf Basis von Auslastungsprognosen der Ferienresorts sicherzustellen. Zudem sollte der Zeitaufwand für die Planung reduziert werden.

Die Rolle von BARC bestand darin:

Das relevate Marktsegment strukturiert und neutral abbilden.
Den gesamten Auswahlprozess moderieren – von der Analyse der Anforderungen über die Erstellung einer Shortlist bis zur endgültigen Entscheidung auf Grundlage eines Proof-of-Concept.
Die Anbieter durch kritische Fragen aktiv herausfordern, um mögliche Schwächen zu identifizieren.
Sicherstellen, dass die Entscheidung auf einer transparenten, objektiven und belastbaren Bewertung der tatsächlichen Softwareleistung beruht.

Projektphase 1

In enger Zusammenarbeit mit dem Team von Hapimag strukturierte BARC den Auswahlprozess in mehreren Phasen:

Anforderungen und Shortlist: Auftakt war ein gemeinsamer Workshop, in dem die aktuelle Situation strukturiert analysiert und die Anforderungen an die neue Lösung präzise definiert wurden. Auf dieser Basis entstand eine Longlist potenzieller Anbieter. Das Team verdichtete diese im Ergebnis-Workshop auf eine Shortlist mit fünf Kandidaten.
Demos und Proof-of-Concept (PoC)-Vorbereitung: Die fünf Anbieter der Shortlist präsentierten ihre Lösungen in einer erstenDemo. Anschließend erhielt Hapimag Unterstützung bei der Ausarbeitung eines detaillierten Anwendungsfalls, den drei Finalisten zur Umsetzung erhielten.
PoC-Durchführung: Die drei Anbieter entwickelten einen Prototyp nach den Vorgaben von Hapimag. BARC begleitete die Abschlusspräsentationen aktiv, stellte gezielt kritische Fragen und moderierte die Bewertung anhand eines strukturierten Kriterienkatalogs.

Projektphase 2

Zentrale Learnings:

BARCs Marktkenntnis und Unabhängigkeit als Beratungspartner sicherten den Projekterfolg.
Der mehrstufige Auswahlprozess ermöglichte eine evidenzbasierte Entscheidung und führte zu wichtigen Erkenntnissen: So wurde beispielsweise beim PoC deutlich, dass eine prädiktive AI/ML-Lösung zu kostenintensiv ist und von den Anbietern noch nicht im notwendigen Umfang angeboten wird. Stattdessen wurde eine statistische Lösung gefunden, die für die Bedürfnisse von Hapimag sehr gute Resultate liefert.
Dank der strukturierten Vorgehensweise von BARC konnte Hapimag eine fundierte Entscheidung treffen und das veraltete System mit einer Software ersetzen, die moderne Controlling-Ansätze unterstützt.

Das Ergebnis

Der strukturierte Prozess führte zu einer sicheren Entscheidung für ein neues Planungs- und Reporting-Tool. Seit der Einführung berichtet Hapimag von deutlich effizienteren Budgetdiskussionen. Zusätzlich wurde die Fehlerquote bei der Eingabe stark reduziert. Das Unternehmen überführte die bestehenden Planungs- Reporting-Prozesse erfolgreich in die neue Lösung.

Kundenstimme

Ich würde BARC auf jeden Fall weiterempfehlen. Nicht nur bei der Erarbeitung der Shortlist, aber vor allem bei der Vorbereitung und Auswertung des PoCs hat uns BARC massiv unterstützt. Dort könnten wir, einige sehr wichtige Punkte klären und dadurch eine bessere Entscheidung treffen.

José Ferreira da Cruz

Head of Controlling, Hapimag