Moderne Planung im klassischen Handwerk

Über 1.000 Kunden im nord- und nordostdeutschen Raum versorgt die BÄKO HANSA eG mit seinen über 280 Mitarbeitenden mit allem, was Bäcker und Konditoren für ihre tägliche Arbeit benötigen – ob kleine Bäckereien oder große Backbetriebe. Neben den Hauptartikeln wie Mehlen, Rohstoffen, Tiefkühl- und Frischwaren gehören auch Reinigungsmittel, Verpackungen, Getränke, Maschinen nebst Zubehör sowie Dienstleistungen wie Filialkommissionierung

Planungssoftware statt Excel

Um den gestiegenen Anforderungen gerecht zu werden, wollte der Großhändler die bisher in Excel realisierte Umsatzplanung optimieren, denn sie ist nicht nur die Grundlage für die Budgetierung, sondern ein wichtiger Bestandteil bei der Planung des Wareneinkaufs und deren Angebote sowie der Entwicklung von Geschäftsstrategien. Wichtig war für die BÄKO HANSA eG, eine Lösung zu finden, die mit Qlik Sense® Cloud integrationsfähig ist: Die cloud-basierte Analyse- und Reportinglösung kommt als zentrale BI-Software bei rund 50 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in Vertrieb, Logistik, Einkauf sowie Controlling und Finanzen zum Einsatz.

Unterstützt werden sollte das Projekt durch einen versierten IT-Partner. Auf EVACO aufmerksam geworden sind Jens Köhler und Patrick Kuderer, Abteilungsleiter IT, im Rahmen eines Webinars zum Thema „Integrierte Planung mit BI-Tools“.

Als Partner überzeugt hat EVACO durch den ganzheitlichen Beratungsansatz, der sowohl Data Analytics und Reporting als auch Planung umfasst“, so der Abteilungsleiter IT. „Zudem ist EVACO Qlik® Elite-Partner, kennt sich also bestens mit unserer BI-Lösung aus und bietet verschiedene Planungslösungen an.“

K4 Analytics überzeugt mit Qlik®- Integrationsfähigkeit und Write-Back Funktion

Entschieden hat sich BÄKO HANSA für K4 Analytics, eine dynamische Lösung für Geschäftsplanung, Budgetierung und Forecasting, die nahtlos in Qlik Sense® integriert werden kann. Herausragend ist die Writeback-Funktion der Software: Daten lassen sich direkt in der Plattform aktualisieren, was eine schnellere Entscheidungsfindung ermöglicht.

Die Ist-Daten aus dem Warenwirtschaftssystem der BÄKO HANSA eG bezieht K4 Analytics aus Qlik®. Die Dateneingabe erfolgt direkt in Qlik® über eine Excel-ähnliche Eingabemaske. Fehlerquellen wie falsche Eingaben werden durch die auf Zellebene hinterlegte Definition zugelassener Werte eliminiert. Durch die Integration von K4 Analytics mit Qlik® werden Informationen automatisch in die Planung eingespielt und lassen per Knopfdruck Abweichungsanalysen zu, um die Planungsqualität zu überprüfen und optimieren zu können.

Entspannte Planung statt Excel-Jonglage

Der größte Mehrwert liegt für die BÄKO HANSA eG in der Qualität der Plandaten und dem Zeitgewinn. „Dadurch, dass die Daten aus einer zentralen Quelle stammen und eine einheitliche Aktualität haben, sprich dem Stand am Stichtag entsprechen, haben unsere Planwerte eine bessere Qualität als früher“, findet Jens Köhler. Zudem muss er nicht mehr 20 Excel-Listen manuell aufbereiten und zusammenführen, das lässt sich jetzt mit wenigen Klicks erledigen. „Statt zwei Tage Daten aufzubereiten, rufe ich in Minuten Daten ab und kann mit ihnen arbeiten.“ Künftig soll K4 Analytics auch von der Einkaufsleitung für die Planung der Preissteigerungen und Handelsspannen eingesetzt werden. Angedacht ist zudem eine Applikation, mit der die Außendienstmitarbeiter individuelle Kundenpotenziale ermitteln können.

„Das Potenzial unserer Daten ist enorm – mit K4 Analytics und Qlik® haben wir jetzt die passenden Instrumente, um den Mehrwert dieser Daten auch nutzbar für unsere Unternehmenssteuerung zu machen“, ist sich Jens Köhler sicher. Zudem ist die Regionalgenossenschaft so von K4 Analytics überzeugt, dass diese Lösung auch anderen BÄKO helfen könnte. „Als Genossenschaft ist für uns die Grundhaltung, voneinander zu lernen und unsere Kräfte zu bündeln, elementar“, sagt Patrick Kuderer abschließend. „Deshalb wollen wir unsere Erfahrung auch in Sachen IT und Optimierung durch Digitalisierung mit der gesamten Gruppe teilen.“