Beteiligungsmanagement der Stadt Frankfurt am Main
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Den Kern des städtischen Beteiligungsportfolios bilden die vier Konzerne ABG Frankfurt Holding Wohnungsbau- und Beteiligungsgesellschaft mbH, FES Frankfurter Entsorgungs- und Service GmbH, Messe Frankfurt GmbH und Stadtwerke Frankfurt am Main Holding GmbH, auf die ca. 80 Prozent des Vermögens und ca. 90 Prozent der gesamten Leistung entfallen. Von besonderem Interesse für das Beteiligungsmanagement sind die Beteiligungen, bei denen politische Entscheidungsträger der Stadt Frankfurt am Main im Aufsichtsrat sitzen.
Der Anspruch an die Steuerung und Transparenz der Unternehmensführung bei den städtischen Beteiligungsunternehmen ist über Jahre kontinuierlich gestiegen. „Diesen quantitativen und qualitativen Anforderungen kann das Beteiligungsmanagement nur mit Hilfe einer modernen, datenbankorientierten Software gerecht werden”, so Sven Müller, Sachgebietsleiter Beteiligungscontrolling Stadt Frankfurt am Main. Sie ist seit 2006 im Einsatz und bietet alle Informationen zum Beteiligungsportfolio der Stadt Frankfurt am Main aus einer Quelle.
Softwareunterstützung des Beteiligungsmanagements
Aufgrund der komplexen Datenmenge ist aus Effektivitätsgründen eine Software-Lösung notwendig, die neben der reinen Finanzdatenerfassung auch die Stammdaten der Beteiligungsgesellschaften erfasst und darüber hinaus stets aktuelle Auswertungen über das Beteiligungsportfolio der Stadt Frankfurt am Main liefern kann.
Müller: „Durch eine historische Datenbank sollte die Softwarelösung die Kernfunktion einer Beteiligungsverwaltung – die Gedächtnisfunktion – erfüllen.” Die Löung, für die sich die Stadt Frankfurt am Main entschieden hat (zetVisions Anteilsbesitz-Management-Informationssystem – zetVisions AMI stellt alle beteiligungsrelevanten Informationen, Stammdaten, Kennzahlen, Dokumente) in einer zentralen Datenbank zur Verfügung.
Alle Felder sind historisch geführt und lassen sich historisch auswerten. Die Software bietet eine PC und eine Web-Oberfläche, automatisiert viele arbeitsintensive Prozesse im Beteiligungsmanagement und erlaubt es, in einem speziellen Bereich „Abschlüsse“, Kennzahlen und weitere Controlling-Daten zu speichern und auszuwerten.
Die Softwarelösung wird neben der Stammdatenverwaltung vor allem für das Beteiligungscontrolling genutzt. Sie ermöglicht den Gesellschaften und Eigenbetrieben eine webbasierte Eingabe der Quartals- und Jahresabschlusszahlen sowie der mittelfristigen Planzahlen direkt in die Datenbank des Beteiligungsmanagements. Die Beteiligungsgesellschaften können mit Hilfe der Software selbst eigene Auswertungen für ihre Zwecke erstellen.
Die Beteiligungsdatenbank im Einsatz
Nachdem das städtische Beteiligungsmanagement die neue Datenbank zunächst mit den wesentlichsten Beteiligungen und deren Daten befüllt hatte, wurde die Software nach einem intern erstellten Berechtigungskonzept auf wesentliche Beteiligungsunternehmen sowie abteilungsübergreifende Mitarbeiter der Stadt ausgerollt. Aktuell haben knapp 100 Nutzer Zugriff auf die Software. Laut Public Corporate Governance Kodex wird das operative Beteiligungscontrolling der Stadt Frankfurt am Main in Form eines Quartals-Reportings vollzogen. Dazu werden die Quartalsabschlüsse der städtischen Mehrheitsbeteiligungen sowie der Eigenbetriebe vom Beteiligungsmanagement zu einem Gesamt-Quartalsbericht zusammengefasst.
Über 40 Beteiligungen müssen ihre Quartalszahlen bis zu einem vom Beteiligungsmanagement vorgegebenen Stichtag in die Datenbank eingeben. Viele Unternehmen nutzen dabei die Importfunktion der Software, was die Eingaben erleichtert und beschleunigt. „Die Lieferfrist für die Daten konnte dadurch erheblich verkürzt und eine höhere Akzeptanz des Softwareeinsatzes aufgrund der einfachen und flexiblen Handhabung erreicht werden”, betont Müller. Zur Unterstützung der Analyse hat das Beteiligungsmanagement für die Gesellschaften und Eigenbetriebe sogenannte „Dashboards“ entwickelt. Hierbei handelt es sich um eine Zusammenstellung wesentlicher Finanz-, Personal- und Leistungskennzahlen über mehrere Jahre.
Neben dem Vorhalten von Kennzahlen und der Möglichkeit einer aufbereiteten Berichterstattung über Business Objects bietet die Softwarelösung auch darüberhinausgehende Informations- und Berichtsmöglichkeiten, Standardberichte, Ad-hoc-Berichte).
Fazit
Zentrales Merkmal der Datenbank ist die „Gedächtnisfunktion“ für das Beteiligungsmanagement. Mit der Möglichkeit zur „historischen“ Datenabfrage über einen selbst gewählten Betrachtungszeit-raum und der Historie von mehr als 15 Jahren hat dieser Aspekt wesentliche Bedeutung. Gleichzeitig leistet die Datenbank seit vielen Jahren einen wirksamen Beitrag zur Digitalisierung in der Stadtverwaltung, insbesondere im Finanzdezernat.
Die von der Stadt Frankfurt am Main im Beteiligungsmanagement eingesetzte Softwarelösung hat zu effizienteren Prozessen bei der Überwachung und Steuerung des Beteiligungsportfolios maßgeblich beigetragen. Beispielsweise konnten durch den Einsatz der Software die Meldefristen für den Quartalsbericht für die Quartale eins bis drei von vormals 20 auf zehn Arbeitstage halbiert werden.