Beteiligungsmanagement bei Heidelberg Materials

Nachdem es zunächst ein einfaches System zur Erfassung von Gesellschaftsbasisdaten gab, ist bei Heidelberg Materials seit 2007 eine Beteiligungsdatenbank im Einsatz. In diesem Jahr kam es zu einer deutlichen Zunahme der Unternehmensbeteiligungen durch die Übernahme des britischen Baustoffkonzerns Hanson, die unter anderem eine komplexe internationale Anteilseignerstruktur zur Folge hatte. Knapp zehn Jahre später wuchs das Beteiligungsportfolio durch den Kauf des italienischen Baumittelherstellers Italcementi S.p.A. weiter auf (seinerzeit) rund 1.400 Gesellschaften. Das Beteiligungsmanagement von Heidelberg Materials war aber nicht nur durch die gestiegene Anzahl von Portfoliounternehmen gefordert, sondern auch durch wachsende inhaltliche Anforderungen, vor allem an das Reporting im Steuerbereich. Namentlich geht es hier in erster Linie um das seit 2016 erforderliche Country-by-Country-Reporting (§ 138a AO).

Die von Heidelberg Materials verwendete Softwarelösung war hierfür nur eingeschränkt nutzbar, da sie zu stark auf die angelsächsische Welt ausgerichtet war, europäisches und deutsches Steuerrecht dagegen zu wenig berücksichtigte. Darüber hinaus fehlten der Lösung zuverlässige Zeitstempel, so dass eine durchgängige Zeitabhängigkeit nicht dargestellt werden konnte. „Für das Steuer-Reporting, für das Daten rückwirkend gezogen werden, mussten wir daher händisch mit Plausibilitäten und Vergleichen, Reports und Gegenprüfungen herausfinden, welche Angaben zu welchem Zeitpunkt gültig waren – und das bei 1.400 Gesellschaften”, berichtet Regina Blunda, Global Entity Management Expert bei Heidelberg Materials.

Für ein zuverlässiges und schnelles Reporting ist hohe Datenqualität die entscheidende Voraussetzung. Für Heidelberg Materials stehen hier drei Aspekte im Vordergrund, die jedoch mit der verwendeten Softwarelösung nicht in gewünschtem Maße in die Tat umgesetzt werden konnten:

1. Beteiligungsdatenbank als „Single Point of Truth“ für alle Gesellschaftsstammdaten;
2. Vier-Augen-Prinzip mit Prüfung und Freigabe für wichtige Gesellschaftsdatenänderungen;
3. Zugriff auf die Beteiligungsdatenbank für möglichst viele Mitarbeiter.

Erzielte Verbesserungen

Mit Einführung der neuen Softwarelösung zetVisions CIM im Jahr 2018 konnte Heidelberg Materials die Datenqualität nachhaltig verbessern. Maßgeblich dafür waren neue Standards auf drei Gebieten:

Zu den neuen Standards in der Validierung gehören u.a., dass alle Dateneingaben mit einem „Gültig ab“ Datum beginnen, kein Mandat vor der Firmengründung beginnen darf, ein Gremium nicht mehrere Vorsitzende zur gleichen Zeit haben darf und dass die Reports immer zeitabhängig sind.

Um die Zeitabhängigkeit zuverlässig zu gewährleisten, fragt die Software bei der Ersteingabe oder der Änderung von Stammdaten – etwa bei der Änderung eines Firmennamens – ab, wann diese gültig sein soll. Ohne diese Angabe lässt sich eine Eingabe/Änderung nicht speichern.

Zu den neuen Standards in der Datenpflege gehören das Vier-Augen-Prinzip für wichtige Änderungen und zentrale Adressen und Personen. Bei letzterem handelt es sich um ein Register für alle Adressen, die Heidelberg Materials weltweit im Einsatz hatte oder hat (mind. 3.000) , und für alle Personen, die weltweit in den Konzerngesellschaften eine Rolle spielen.

Zu den neuen Standards in der Datenverfügbarkeit gehören mit Blick auf

• den IT-Support: ständiger Support und Customizing durch mehrere interne IT-Mitarbeiter, da CIM auf SAP basiert ist;
• die Optimierung der legalen Struktur: Reduzierung der legalen Einheiten mit Hilfe von CIM;
• die Berechtigungen: Publisher im Intranet erlaubt Zugriff auf alle Gesellschaftsprofile für alle Mitarbeiter.

Fazit

„Die neue Softwarelösung hat für Heidelberg Materials erhebliche Vorteile beim Steuer-Reporting bewirkt. Durch die bessere, zuverlässige Datenqualität können viel mehr Kollegen das System nutzen und auch selbst bedienen”, so das Fazit von Blunda. Zwar habe das neue System im engeren Sinne keine Einsparungen gebracht, aber weitere Kosten verhindert, die durch die gewachsenen Anforderungen an die steuerliche Berichterstattung eingetreten wären.

Unternehmen, die sich mit dem Gedanken der Einführung einer Softwarelösung für Beteiligungsmanagement tragen, rät Blunda, sich die Frage zu stellen, wie gut die vorhandenen Daten und deren Qualität den Anforderungen der neuen Softwarelösung entsprechen. Dabei sei es ein Unterschied, ob man bereits über eine zeitabhängige Datenbank verfüge oder nicht, ob man Widersprüche in den Mandaten und Adressen habe oder nicht. Nicht zuletzt müsse geklärt werden, ob nur die aktuellen oder auch die historischen Daten aufbereitet und migriert werden sollen. Möchte man auch die historischen Daten migrieren, könne der zeitliche Aufwand schnell ansteigen.