Case Study

3 Schritte zum Best-in-Class-Finanzabschluss bei Siemens: standardisieren, automatisieren, Ergebnisse erzielen

Unternehmen

Siemens

Branche

Energie & Umwelt

Projekt

Siemens hat ein Projekt ins Leben gerufen, um seine regionale Infrastruktur zu „bündeln“. Die Ziele dieses Projekts waren es, die Effizienz und die Compliance zu verbessern und die Finanzprozesse zu standardisieren. Siemens wollte, dass seine Global Shared Services Organisation eine zentrale Rolle im Erfolg des Projekts spielt.

Am Anfang des Projekts war der Kontenabstimmungsprozess innerhalb der Geschäftsbereiche noch sehr dezentralisiert. Viele Standorte verließen sich auf Excel und mehrere gemeinsame Verzeichnisse, um GL-Kontenabstimmungen auszuführen. Siemens wollte eine effiziente, automatisierte Lösung, die in die komplexe ERP-Umgebung integrierbar ist, um seinen Business Units die besten Reconcilation-Services zu bieten.

Ziele

Das globale Shared Services Center von Siemens hat sich von Anfang an auf erhöhte Kontrolle und Transparenz fokussiert. Analytik und Nutzerfreundlichkeit waren weitere Prioritäten. Corporate Controller Rob Koca war sich im Klaren, dass er eine Softwarelösung brauchte, die 100% der Hauptbuchkonten und Nebenbücher abstimmen könne.

Darüber hinaus sollte die Lösung fehlerfindende und vorbeugende Kontrollmechanismen bereitstellen und Abstimmungsverantwortliche durch automatisierte Arbeitsabläufe unterstützen. Ziel war es, die Anzahl der für den Abschlussprozess benötigten Ressourcen durch Automatisierung zu reduzieren. Die Maßnahmen sollten darüber hinaus mobile und webbasierte Analytik-Tools enthalten, die zügige Überprüfungen und Genehmigungen unterstützen würden.

„In der Welt von Sarbanes-Oxley ist es sehr wichtig, einen gründlich kontrollierten Prozess für die Bilanzverwaltung zu nutzen. Dieser Prozess geht weit darüber hinaus, einen Haken in einer Excel-Datei zu setzen, um zu markieren, dass Sie eine Abstimmung fertiggestellt haben. Wir haben uns zuerst auf die Standardisierung unseres Kontenabstimmungsmodells konzentriert. Danach haben wir untersucht, welche Technologien unser neues System unterstützen könnten. Wir brauchten ein Tool, das sicherstellen konnte, dass die richtigen Mitarbeiter die richtigen Aufgaben zum richtigen Zeitpunkt ausführten.“ — Rob Koca, Corporate Controller, Global Shared Services North America Siemens

Nach der Evaluierung mehrerer Softwarelösungen hat sich Koca für Cadency Reconciliation Certify von Trintech entschieden. „Was die Auswahl von Softwarehändlern anbelangt, legt Siemens großen Wert auf langjährige Partnerschaften,“ sagte Koca. „Trintech hat immer zu seinem Wort gestanden. Ich wurde nicht enttäuscht. Das gleiche Gefühl hatte ich bei den anderen Händlern, die wir in Erwägung gezogen haben, nicht.“

Lösung

Cadency Reconciliation Certify von Trintech hat Siemens geholfen, Fixkosten durch das Bündeln von Projekten und Prozessen zu reduzieren. Das Global Shared Services Center wurde mit einer webbasierten Finanzabschlusslösung ausgestattet, die Reports für Aufgabenverantwortliche, Reviewer und Manager von einem Dashboard aus erstellen kann, und die eine regelbasierte Aufgabenverteilung sowie Dynamic Risk Rating von Konten und Abstimmungen ermöglicht. Die Lösung ist flexibel genug, um sie in wachsende Prozesse und Technologien zu integrieren und liefert darüber hinaus eine Mobile App für die Prüfung und Genehmigung von Journalbuchungen.

Seit der Implementierung von Cadency konnte Siemens seine Gesamtkosten für die Servicebereitstellung um ca. 20% reduzieren und gleichzeitig die Qualität und Verlässlichkeit seiner Leistung verbessern. Siemens führt weiterhin eine enge Partnerschaft mit Trintech, um weitere Möglichkeiten zu evaluieren, wie Cadency die Effizienz und Effektivität seines Finanzabschlusses steigern kann.