Teamassistenz (m/w/d) Schwerpunkt Office und online Event Management
Du behältst gerne den Überblick und bist für dein Kommunikations- und Organisationstalent und deine Zuverlässigkeit bekannt? Die innovative IT-Branche macht dir Spaß und du willst hier durchstarten? Dann suchen wir dich!
Zur Verstärkung unseres Teams in den Bereichen Event und Administration suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Teamassistenz (m/w/d) mit Schwerpunkt Office und online Eventmanagement für allgemeine administrative Aufgaben und die Organisation, Durchführung und Nachbereitung unserer virtuellen Events (z. B. Webinare).
Begeistere dich für unsere Themen rund um Data & Analytics, Digital Workplace etc., sorge für einen reibungslosen Ablauf bei den Office Aufgaben und organisiere gemeinsam mit deinem Team spannende und vielfältige Events.
Tätigkeiten, für die du brennst
- Du übernimmst allgemeine Büroorganisations- und -korrespondenzaufgaben. Beispielsweise bearbeitest du die Post und übernimmst den Versand, betreust das Firmenemailpostfach und bist Erstkontakt am Telefon.
- Im Büro und bei Veranstaltungen hast Du einen Blick für anfallende Aufgaben und sorgst für einen reibungslosen Ablauf. Du koordinierst unsere Facility-Management-Dienstleister (z. B. Reinigung und Reparaturen), hältst im Büro die Stellung und empfängst und bewirtest Besucher.
- Du unterstützt die Dienstreiseplanung und bei Bedarf erstellst und überarbeitest du PowerPoint-Präsentationen.
- Du unterstützt die Eventmanager bei der ganzheitlichen Organisation unserer verschiedenen Eventformate im B2B-Umfeld. Dies reicht von der Planung, Bewerbung und Durchführung bis hin zur Nachbereitung. Das betrifft physische Events und Online Events (Webinare). Außerdem unterstützt du bei der Durchführung von Mitarbeiterevents.
- Ein Schwerpunkt deiner Aufgaben liegt in der Durchführung unserer Online Events (z. B. Webinare). Du setzt die Webinare auf und kümmerst dich um die technische Umsetzung. Dabei behältst du immer den aktuellen Anmeldestand im Blick. Du versendest Einladungslinks und zeichnest den Termin auf. Du übernimmst die Betreuung einzelner Sponsoren und Sprecher und koordinierst beispielsweise Termine zwischen dem Moderator und Speakern. Vor der Durchführung trägst Du alle notwendigen Informationen von Sponsoren und Sprechern zusammen und übergibst diese an die Moderation.
Wie du uns überzeugst
- Ausbildung (z. B. Kauffrau/-mann für Büromanagement, Veranstaltungskauffrau/-mann oder andere kaufmännische Ausbildung, offen für Quereinsteiger.
- Du zeigst dich im Umgang mit deinen Gesprächspartnern freundlich, aufgeschlossen, hilfsbereit und serviceorientiert.
- Du bist ein Organisationstalent.
- Selbstständiges, strukturiertes, proaktives Arbeiten.
- Teamplayer mit hoher Serviceorientierung und freundlichem Auftreten
- Technologieaffinität und Interesse, sich Skills in Webinar Software anzueignen
- Gute Kommunikationsfähigkeit in Deutsch und Englisch
- Bereitschaft und Flexibilität für die Teilnahme an mehrtägigen Veranstaltungen außerhalb von Würzburg (2–3-mal pro Jahr, bspw. in München, Frankfurt, Wien oder Zürich)
Überblick
Teamassistenz (m/w/d) Schwerpunkt Office und online Event Management
Würzburg / Hybrid
Vollzeit
Womit wir dich bei BARC begeistern
- Es findet für dich ein strukturiertes, individuelles Onboarding und Mentoring statt.
- Wir bieten unseren Mitarbeitenden ein kollegiales Arbeitsumfeld mit modernen Arbeitsplätzen in unserem historischen Bürogebäude auf 500m² in Top-Innenstadt-Nähe in Würzburg.
- Kostenfreie Getränke sowie kostenfreie Parkplätze sind verfügbar.
- Flexible Arbeitszeiten auf Vertrauensbasis und die Möglichkeit zum Home Office.
- Regelmäßige Teamevents, jährliche Sommer- und Weihnachtsfeier.
- Dich erwartet ein sympathisches, leidenschaftliches Team mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen.
- Die Möglichkeit, dich in neue Aufgaben zu vertiefen und mit unseren Tools für die nötige Struktur zu sorgen.
- Es erwartet dich ein unbefristeter Arbeitsvertrag mit einer Probezeit von sechs Monaten und leistungsgerechter Vergütung.
So könnte dein Arbeitstag aussehen
- Du startest deinen Arbeitstag zu der von dir ausgewählten Uhrzeit im Office oder nach Absprache im Homeoffice. Mit einem Kaffee an deinem Laptop checkst du deine und die Firmenemails sowie den Kalender für anstehende Termine. Wenn du im Büro bist, bearbeitest du außerdem die physische Eingangspost und prüfst, ob im Office alles passt. Bei Bedarf tätigst du Bestellungen.
- Das Telefon klingelt und du erhältst einen Anruf von einem möglichen Neukunden. Du leitest die Anfrage direkt an unser Sales Team weiter.
- Um 10 Uhr nimmst du am Event Team Call teil und besprichst mit deinen Kollegen deine aktuellen Aufgaben und Fragen.
- Du stellst im Anschluss eine Anfrage an unsere Grafikerin für Werbebanner zu einem anstehenden Webinar. Währenddessen fragt dich ein Kollege über Teams nach Details zum Programm eines Events, die du direkt beantworten kannst, indem du ihm einen Link zu einem Referenzdokument im SharePoint schickst.
- Um 11 Uhr erreicht dich die Anfrage eines Kollegen. Er braucht Unterstützung bei einer Reisebuchung. Routiniert wählst du eine passende Zugverbindung und ein Hotel aus.
- Gegen 12 Uhr machst du Mittagspause, entweder zuhause oder du gehst mit einigen Kollegen in eines der nahegelegenen Restaurants, wenn du im Büro arbeitest.
- Nach der Mittagspause findet ein virtuelles Content Briefing mit einem Analysten und den Sponsoren statt. Du eröffnest kurz den Termin und startest die Videoaufzeichnung. Anschließend versendest du das Recording an alle Teilnehmenden.
- Anschließend wirfst du einen Blick in deinen Kalender und deine Outlook-Aufgaben und bereitest dich auf den nächsten Tag vor. Danach gehst du in den wohlverdienten Feierabend.
Über BARC
BARC ist ein europaweit führendes Analystenhaus für Unternehmenssoftware mit Fokus auf die Bereiche Data, Business Intelligence (BI) und Analytics, Enterprise Content Management (ECM), Customer Relationship Management (CRM) sowie Enterprise Resource Planning (ERP).
Das Unternehmen wurde 1999 als Spin-off des Lehrstuhls Betriebswirtschaftslehre und Wirtschaftsinformatik an der Julius-Maximilians-Universität in Würzburg gegründet. Heute verbindet es empirische und theoretische Forschung, Fachexpertise und Praxiserfahrung inklusive des Austausches mit allen Marktteilnehmern.
Kontakt
Melanie Mack
HR Manager
Melanie Mack ist bei uns für die HR-Themen zuständig. Du möchtest dich bewerben und hast noch Fragen zum Prozess? Kein Problem! Melanie steht dir gerne mit Rat und Tat zur Seite.
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Bewerbungen bitte ausschließlich online an personal@barc.de unter Angabe deiner Gehaltsvorstellung und des frühestmöglichen Eintrittstermins.
Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen.
