Case Study

300 Jahre Papier abgelöst

Unternehmen

DELIUS GmbH & Co. KG

Branche

Dienstleistungen

Projekt

Verbesserung des Dokumentenmanagements

Die meisten Menschen hatten schon einmal Kontakt mit Produkten von Delius: Ob Polsterstoff, Vorhänge oder technisches Gewebe: Häufig ist der Bielefelder Textilhersteller im Spiel. Peter Ellerbrock sorgt bei Delius dafür, dass im Hintergrund alles reibungslos und effizient abläuft. Bei dem international tätigen Unternehmen muss die schnelle Verfügbarkeit von Informationen gewährleistet sein. Doch das war in der Vergangenheit nicht immer der Fall.

So unterhält Delius in Ostwestfalen drei Standorte, einige Kollegen arbeiten im Home-Office, andere sind im Ausland tätig. Die räumliche Aufteilung war aufgrund der internationalen Ausrichtung erforderlich, hatte jedoch ihre Schattenseiten, beispielsweise beim Rechnungsworkflow. „Früher gingen die Rechnungen in der Poststelle der Zentrale ein, wurden über die Finanzbuchhaltung in SAP vorerfasst und für die Prüfung bei dem zuständigen Kollegen auf den Schreibtisch gelegt. Dieser musste das Papier richtigzeichnen, bevor es in die Buchhaltung und ins Archiv ging“, erinnert sich Ellerbrock aus der IT-Abteilung von Delius.

Um dies zwischen den drei Standorten in Ostwestfalen zu realisieren, pendelte ein firmeninterner Kurierdienst. Bei den im Ausland agierenden Kollegen dauerte der Prozess über den Postweg wesentlich länger: „Beispielsweise beim Verpassen einer Skontofrist hatte dies sichtbare, monetäre Auswirkungen.“ Zudem hatte immer nur eine Person Zugriff auf die Rechnung. Für den IT-Experten war klar: „Wir müssen diese Prozesse deutlich vereinfachen.“ Dabei sollte eine permanente Verfügbarkeit der Dokumente gewährleistet sein.

Optimale Lösung vom Bielefelder Nachbarn

Bei der Suche nach einer passenden Lösung entschied sich Ellerbrock für das Enterprise Information Management System (EIM) nscale der Ceyoniq Technology: „Die Flexibilität und die Offenheit des Systems sind genau das, was wir brauchen.“ Es handelt sich um keine Standardlösung, sondern individuelle Kundenwünsche werden implementiert.

Der kundenspezifische Zuschnitt zeigt sich auch beim ausgeklügelten Rechtesystem, das ebenfalls ein elementarer Teil des Dokumentenmanagements mit nscale ist. Manche der rund 175 Anwender bei Delius haben nur das Recht zum Lesen von Dokumenten und können dies bei Bedarf auch gleichzeitig tun. Andere dürfen hingegen auch schreiben und nur ganz bestimmte und exakt definierte Personen wiederum können Rechnungen freischalten.

„Wir wollten hier Teamstrukturen abbilden mit den Personen, die mit diesen Prozessen ohnehin zu tun haben“, erläutert Ellerbrock. Aber nicht nur das: Auch Sonderfälle wie Stellvertreter-Regelungen mussten DSGVO-konform abgebildet werden, sodass bestimmte Prozesse theoretisch auch anderen Personen offenstehen. „Das kann beispielsweise notwendig sein, wenn ein Mitarbeiter erkrankt ist. Dann muss sein Stellvertreter eine Rechnung richtigzeichnen können, wenn ein Administrator das vorher entsprechend freigeschaltet hat.“ Ist diese Ebene abgearbeitet, prüfen Buchhaltung und bei Bedarf auch die Geschäftsführung noch einmal gegen – diese Prozesse sind in vordefinierten Workflows angelegt. nscale sorgt für einen reibungslosen Dokumentenfluss über alle beteiligten Systeme hinweg. Angefangen bei der Archivierung im nscale Server, über den Zugriff auf Eingangsrechnungen aus den SAP-Transaktionen via SAP ArchiveLink und nscale SAP, bis hin zur Darstellung der Rechnungen in einem Rechnungseingangsbuch in nscale Cockpit.

Fazit

„Das funktioniert alles ganz einfach, die Einführung war kein Problem“, bilanziert Ellerbrock. Mit nscale gehören Gänge ins Archiv der Vergangenheit an: „Das ist ein enormer Performancegewinn, von dem auch die Personalabteilung profitiert.“ Die positiven Erfahrungen führten zu weiteren Projekten. So wurden die digitale Personalakte nscale HR und eine E-Mail-Archivierung implementiert. Zudem werden heute Gebäudepläne im System abgebildet, auf die die Facility Manager Zugriff haben. Für Ellerbrock steht fest: „Wir wollen die Digitalisierung weiter vorantreiben. Schließlich haben wir ganz nebenher 300 Jahre Papier abgelöst.“

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