Case Study

Vertragsmanagement unterstützt Rechnungsprüfung

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Bei der Vertragsverwaltung müssen Daten, Fristen und Laufzeiten beachtet werden. Das gilt auch bei Lieferanten-Verträgen, die im Rahmen der Beschaffung geschlossen werden. nscale Vertragsmanagement von Ceyoniq unterstützt die Rechnungsprüfung.

Laut einer Studie von techconsult, die sich exemplarisch mit dem Purchase-to-Pay-Prozess beschäftigt, nutzt bisher weniger als die Hälfte der befragten Unternehmen eine digitale Lösung für das Vertragsmanagement. Trotz der sich ergebenen Vorteile: Das Enterprise Information Management System (EIM) nscale von der Ceyoniq Technology sorgt für mehr Transparenz, geringere Haftungsrisiken und hohe Kosteneinsparungen. Am Beispiel von Waren aus Langzeitverträgen lassen sich diese Mehrwerte darstellen.

Ablauf bei Langzeitverträgen

In jedem Unternehmen fallen Rechnungen an, die auf Grundlage laufender Verträge generiert werden. Beispiele sind die Miete, die Stromversorgung, die wöchentliche Lieferung eines Obstkorbs oder die monatliche Ladung Toilettenpapier. In diesen Bereichen fällt der Beschaffungsprozess weg und die Lieferungen basieren auf bestehenden Verträgen. Damit ändert sich der Ablauf der Rechnungsprüfung. Es gibt nicht für jede Lieferung eine eigene Bedarfsanforderung. Entsprechend kann zur Prüfung der zugehörigen Dokumente nicht der Bedarfsanforderer herangezogen werden.

Damit eine reibungslose Rechnungsprüfung dennoch möglich ist, sind Überblick und Transparenz über die laufenden Verträge unerlässlich. So muss nicht nur jederzeit der Zugriff auf die Verträge gewährleistet sein, auf deren Basis die Rechnungen entstanden sind, sondern diese müssen einfach auffindbar sein. nscale dient als zentrale Plattform, auf der alle relevanten Informationen wie Stammdaten oder bisherige und aktuelle Verträge abgelegt sind. Sie sind softwareseitig Compliance-konform und revisionssicher in einer entsprechenden Vertragspartnerakte gespeichert. Damit können Rechnungen schnell und sicher geprüft werden.

Vertragsmanagement leicht gemacht

Verträge müssen einwandfrei gepflegt sein, wozu auch die Einhaltung von Verlängerungs- und Kündigungsfristen gehört. Werden diese verpasst, läuft das Vertragsverhältnis aus oder verlängert sich ungewollt. nscale Vertragsmanagement bietet Erinnerungsfunktionen, die, sobald Fristen abzulaufen drohen, die verantwortlichen Mitarbeiter darauf aufmerksam macht. Neue Gesetzesvorgaben können eine Änderung eines Vertrages nötig machen. Dank der zentralen Ablage ist der Vertrag schnell und einfach auffindbar. Sollte die verantwortliche Person abwesend sein, kann die Anpassung durch eine festgelegte Vertretung vorgenommen werden. Etwaige Strafzahlungen werden verhindert. Zudem ist für alle involvierten Mitarbeiter ersichtlich, welches Dokument aktuell gültig ist, sodass die Arbeit mit veralteten Verträgen ausgeschlossen ist. Ebenfalls auf der Kostenseite schlägt auch die Erinnerung an Termine wie Neuverhandlungen zu Buche. Werden diese verpasst, können sich die Konditionen bei einem Lieferanten negativ entwickeln oder bisherige Sonderkonditionen auslaufen. Es heißt also, rechtzeitig nachzuverhandeln. Um hierbei kompetent auftreten zu können, ist es jedoch wichtig, über alle bisherigen Verträge im Bilde zu sein und aktuelle Konditionen und Preise schnell finden zu können.

Fazit

nscale Vertragsmanagement überzeugt durch eine zentrale Fristen- und Terminverwaltung, eine strukturierte Stammdatenverwaltung und die Speicherung der Verträge auf einer zentralen Plattform. Damit ist, im Rahmen eines Rechtekonzeptes, der Zugriff auf alle relevanten Daten und Informationen sichergestellt. Es ist immer ersichtlich, welches die aktuellen Daten sind. So ist auch bei Langzeitverträgen eine einfache und schnelle Rechnungsprüfung möglich. Höchste Zeit für Unternehmen, diese Mehrwerte für sich zu entdecken.

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