Case Study

Gemeinde Panketal digitalisiert Ratssitzungen

Unternehmen

Gemeinde Panketal

Branche

Verwaltung & Behörde

Projekt

Gemeinde Panketal digitalisiert Ratssitzungen

Auch wenn die Corona-Verordnung zahlreiche Beschränkungen vorschreibt, geht das kommunale Leben weiter: Ausschüsse müssen tagen, Beschlüsse gefasst werden und der Kontakt zum Bürger gewährleistet sein. Mit diesem Spagat sah sich auch die brandenburgische Gemeinde Panketal konfrontiert. Um die gewohnte Bürgernähe auch in Pandemiezeiten möglich zu machen, entschieden sich die Verantwortlichen für den digitalen Weg.

Ausgangssituation

Anstatt Sitzungen als Präsenzveranstaltungen mit Abstand und MundNasenschutz durchzuführen, sollten Ausschussmitglieder, Bürger und Verwaltungsangestellte bequem von zu Hause aus an den Gemeindesitzungen teilnehmen können. Wichtig war dabei die Unterscheidung zwischen den öffentlichen und nicht-öffentlichen Sitzungsanteilen. Also stellte Markus Horstmann, Geschäftsführer von rentevent, einem professionellen Dienstleister für Veranstaltungs- und Bildtechnik, Bürgermeister Maximilian Wonke und seiner Stellvertreterin Cassandra Lehnert die Lösung miteinander.digital by Linkando vor. Er beschrieb, welche vielseitigen Einsatzmöglichkeiten das Versammlungsmodul bietet. Dieser Vorschlag kam sowohl bei den Entscheidungsträgern als auch den Gemeindevertretern gut an. Nach einer ersten digitalen Demo-Sitzung entschlossen sich die Kommunalvertreter, ihre Sitzungen pandemiebedingt online, inkl. einem entsprechendem Bildstreaming, durchzuführen. Egal ob es um die Ortsentwicklung, Finanzen, Petitionen oder soziale Angelegenheiten ging – man konnte sich vorstellen, all diese Sitzungen mit der miteinander. digital-Lösung umzusetzen.

Durchführung

Schon kurze Zeit nach dem Kennenlernen fanden die ersten Online-Ausschusssitzungen statt – gleich drei digitale Sitzungen in einer Woche. Dabei fungierte rentevent als Full-Service-Dienstleister und sorgte dafür, dass die Plattform mit dem Logo und den Farben der Gemeinde Panketal aufgesetzt wurde. Die verschiedenen Sitzungen wurden vorbereitet, Tagesordnungspunkte eingespielt, Anträge hochgeladen und Abstimmungen aufgesetzt.

Auch das komplette Teilnehmer-Management, einschließlich des Einladungsversands, wurde von rentevent übernommen. Auf der Webseite der Gemeinde konnten sich interessierte Bürger für die Teilnahme an Ausschusssitzungen registrieren – bis eine Stunde vor Beginn. Nach der Anmeldung erhielten sie einen Gastzugang (ohne Stimmrechte) und konnten problemlos von zuhause aus am öffentlichen Teil der Sitzung teilnehmen. Das Setup war wie folgt: Vor Ort im Ratssaal trafen sich jeweils der Ausschussvorsitzende und jemand, der Protokoll führte. Zudem war ein Mitarbeiter von rentevent vor Ort, um den Vorsitzenden, der auch der Moderator der Sitzung war, mit der Streaming-Technologie ins Bild zu setzen. Um auch den Bürgern, die mit den modernen Techniken weniger vertraut sind, Gelegenheit zu geben, an der Sitzung teilzunehmen, wurde ein Mitarbeiter abgestellt, der Besucher vor Ort im Ratssaal empfangen und gemäß der Corona-Vorgaben platzieren konnte. Per Videoschalte wurden im Bedarfsfall zudem die entsprechenden Verwaltungsmitarbeiter zugeschaltet. Wie bei einer Präsenzveranstaltung üblich, besprach man nacheinander die einzelnen Tagesordnungspunkte. Ebenso gab es – wie auch bei Präsenzveranstaltung – ad hoc Geschäftsordnungsanträge, Abstimmungen etc. Diese wurden dann vom rentevent-Team „live“ in miteinander.digital eingestellt und waren somit ebenfalls online verfügbar.

Fazit

Die Digitalisierung läuft in der Gemeinde Panketal. Die digitalen Sitzungen wurden sowohl von den Ausschussmitgliedern als auch von den Bürgern sehr gut angenommen. Alles in allem liefen die Sitzungen reibungslos. Da bereits geäußert wurde, welche Funktionen man sich für die Zukunft von miteinander.digital wünscht, ist davon auszugehen, dass digitale oder hybride Sitzungen in Panketal sukzessiv zum Standard für Ausschusssitzungen werden.

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