Die neue integrierte Planung bringt eine EBITDA Verbesserung von 450 TEUR p.a.

Über List GC

List General Contractor ist ein österreichisches Familienunternehmen, das sich auf individuelles, luxuriöses Interieur zu Wasser und zu Land spezialisiert hat. Seit mehr als 70 Jahren vereint List GC modernstes Projektmanagement und überlegene Handwerkskunst und stattet exklusive Motor- und Segelyachten sowie private Apartments und Residenzen.

Ausgangssituation

Die Datenwelt von List GC war hochdominiert von Excel – vom Projekt-Monitoring über die Budgetierung bis hin zu Terminplänen. Das Unternehmen wuchs stetig, und das in VBA programmierte Projektsteuerungstool stieß z. B. bei Kalkulationen mit 800-900 Zeilen bald an seine Grenzen. Weder Verlässlichkeit noch Flexibilität waren mehr gegeben. Formeln konnten nicht mehr nachvollzogen werden – und daraus resultierte eine fehlende Datenakzeptanz. Zudem waren die Mitarbeiter durch die enorme Workload an Belastungsgrenzen gestoßen. Dabei sollten sie ja, anstatt Formeln zu kontrollieren, ihren Fokus auf Maßnahmen, Handlungsfelder und Empfehlungen legen.

Integrierte Finanzplanung in 3 Streams

• Integrierte Finanzplanung, Projekt-Portfolio-Controlling, Projektkalkulation – alle Streams miteinander verbunden
• Herbst 2019 – Entscheidung, dass ein integriertes Controllingsystem angeschafft wird
• Vorauswahl von 15 Anbietern, Reduktion auf 8, schließlich auf 5 durch usecases und Bewertungsmatrix
• Entscheidung für den Anbieter smartPM.solutions auf Basis der Softwaretechnologie UNIT4 FP&A (prevero) Ende März 2020
• Start Implementierung April 2020 – Automatisierung der Anbindung aller Quellsysteme (proAlpha, Sage), gleichzeitige Implementierung der 3 Streams Projektkalkulation, Multiprojektcontrolling und Integrierte Finanzplanung. Schon während der Implementierung wird das System intern aktiv genutzt. Es wurden eine kundenindividuelle Lösung für die Projektkalkulation und umfassende Rollen-/ Zugriffskonzepte umgesetzt.
• Januar 2021 – Alle drei Teilbereiche sind fertig implementiert und die List Mitarbeiter arbeiten selbständig im System

Fazit & Learnings

• Gesteigerte Effizienz im Projekt Performance Management
• Verringerung / Eliminierung von Planungsfehlern
• Mitarbeiter halten ihre Daten aktuell, das ermöglicht dem Management sicheres Entscheiden
• Das Denken im Unternehmen hat sich sehr positiv in Richtung Szenarien verändert

Wie es bei LIST GC weitergeht

Arbi Araks, Head of Finance & Controlling: „Wir haben in den vergangenen Jahren sehr stark in die Weiterbildung unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter investiert. Dazu gehört für uns vor allem auch die Zurverfügungstellung von adäquaten, state-of-the-art Softwareprodukten. Für diesen Weg haben wir uns smartPM.solutions als Partner ausgesucht.

Wir wollen uns auf keinen Fall ausruhen, Stillstand ist ein großer Rückschritt. Wir wollen die Automatisierung weiter vorantreiben, das Thema Dashboarding ausbauen, und – ganz wichtig – zukünftige Anforderungen am Markt oder zu den Projekten frühzeitig erkennen, frühzeitig im System haben und trotzdem das System schlank, übersichtlich und transparent halten. Wir haben die Zielvorgabe, dass wir uns Zeit in unseren Prozessen sparen und uns auf das Wesentliche konzentrieren wollen. Zukünftige Anforderungen zu erkennen, wird in unserem Unternehmen als wesentlich betrachtet.“