So starten Sie Ihr Projekt „Softwareauswahl“
Die Grundlage für den erfolgreichen Einsatz einer Software ist eine entsprechende Strategie. Diese definiert den ganzheitlichen Umgang mit Daten und ist wegweisend für die Entwicklung eines Unternehmens.
Aus unserer jahrelangen Erfahrung in unzähligen Softwareauswahlprojekten haben sich drei Aspekte durchgesetzt, die die Voraussetzung für eine gelungene Auswahl schaffen.
Organisation
Organisatorische Rahmenbedingungen sind grundlegend für Ihre Arbeit mit Daten. Definieren Sie Prozesse und etablieren Sie diese. Berücksichtigen Sie zudem folgende Aspekte:
- Business Intelligence Management
- Applikationsmanagement
- Data Management
- Betrieb
- Support & Schulung
Stellen Sie sicher, dass Sie Verfahren für eine agile Weiterentwicklung wie z. B. Self-Service BI entwickeln, sodass Power User diese problemlos nutzen können. Gremien helfen dabei, künftig bei übergreifenden Themen Entscheidungen zu treffen.
Fachliche Vorgaben
Bei den fachlichen Vorgaben gilt es zunächst herauszufinden, welche Informationen interne und externe Stakeholder benötigen. Berücksichtigen Sie bei Ihrer Strategie die individuellen Anforderungen der einzelnen Fachabteilungen.
Definieren Sie Use Cases sowie die unterschiedlichen User-Rollen mitsamt ihrer Aufgaben. Leitlinien und Glossare helfen Ihnen dabei, Informationen und Methoden aufzubereiten.
Technisches
Eine erfolgversprechende Strategie zielt darauf ab, Daten effizient für die Analyse bereitzustellen. Das kann mithilfe technischer Werkzeuge gelöst werden. Legen Sie Rahmenbedingungen fest, unter denen sich Standards für eine einheitliche Datenbereitstellung im System entwickeln.
Zudem sollten Sie Instrumente einführen, die es Ihnen ermöglichen, Data Catalogs (von zentralen Geschäftsobjekten und Kennzahlen) für Ihr System einzuführen.
Eine geeignete Datenarchitektur, die aus Datenhaushalten und Datenschichten besteht, eignet sich hierfür gut. Dazu benötigen Sie ein adäquates Modellierungsparadigma, das den fachlichen Anforderungen des Unternehmens entspricht.
In 6 Schritten zu Ihren Anforderungen und Kriterien
Die richtige Software auszuwählen ist keine leichte Aufgabe, da jeder Fachbereich in einem Unternehmen sehr unterschiedliche Anforderungen, Aufgaben und Herausforderungen hat. Bevor Sie sich über potentielle Werkzeuge informieren, sollten Sie sich fragen: Welche Funktionen und Features braucht mein Unternehmen?
Die Anforderungserhebung bildet die Basis für den gesamten Softwareauswahlprozess. Wenn Sie Ihre Anforderungen gewissenhaft identifizieren, senkt das die Kosten Ihres Auswahlprojekts und erhöht die Erfolgsaussichten.
1. Kick-off mit dem Kernteam
Am Anfang der Softwareauswahl steht ein Kick-off Meeting des Kernteams an. Das Kernteam besteht aus Fachanwender:innen und den Kolleg:innen aus der IT. Das Team legt neben den Projektschritten fest, welche User in den Prozess und in das Projekt der Softwareauswahl miteinbezogen werden.
Die Beteiligten müssen entscheiden, wie sie die verschiedenen Anforderungen sammeln. In der Praxis gibt es zwei Hauptformate, um die Anforderungen an eine Software zu erfassen: Interviews oder Workshops.
Egal für welche Art Sie sich entscheiden: Es ist wichtig, dass das Projektteam erste Ergebnisse und Anforderungen dokumentiert und im Nachgang gegebenenfalls anpasst.
2. Anforderungen sammeln und dokumentieren
In einem Folgemeeting spricht das Kernteam mit allen Usern, die Anforderungen an eine neue Software haben. Das Projektteam fasst alle Anforderungen in einem zentralen Katalog unter den folgenden vier Kategorien zusammen:
- Funktionale Anforderungen
- Technische Anforderungen
- Organisatorische Anforderungen
- Allgemeine Kriterien
3. Beziehen Sie alle Stakeholder ein!
Nachdem das Kernteam die Anforderungen gesammelt hat, sollten Sie auch weitere Stakeholder wie das Management oder zusätzliche Nutzer:innen berücksichtigen. Das Ziel ist es, eine möglichst vollständige Bedarfsübersicht zu erstellen.
Oftmals müssen Sie die Anforderungen Ihrer Stakeholder im Rahmen eines iterativen Prozesses analysieren. Das Kernteam und die Stakeholder sollten die Möglichkeit haben, die Anforderungen bei Bedarf zu vervollständigen, um aktuelle oder veränderte Wünsche zu berücksichtigen.
4. Konkrete funktionale Kriterien entwickeln
Formulieren Sie die Anforderungen, die Sie erhoben haben, in Softwarekriterien um. Hierbei müssen Sie die definierten Anforderungen in konkrete Fachtermini und Kriterien übersetzen. Ein Kriterienkatalog enthält bereits mögliche Anforderungen an Ihre Software.
5. Anforderungen evaluieren
Keine Software kann all Ihre Anforderungen berücksichtigen. Ihr Kernteam sollte abwägen, welche Kriterien eher erfüllt werden müssen als andere. Zur Gewichtung der Kriterien verwenden unsere BARC-Analyst:innen eine vierstufige Skala:
0 = Nicht erforderlich
1 = Nice to have
2 = Must have
3 = Knock out
Je höher die Punktzahl, desto wichtiger ist das Kriterium. So können Sie herausfinden, welche Kernkriterien Ihre zukünftige Softwarelösung mit sich bringen sollte.
6. Das Einverständnis
Der endgültige Anforderungskatalog „Softwareauswahl“, der sich aus dem Prozess der Anforderungsanalyse ergibt, sollte von allen Beteiligten und Mitwirkenden genehmigt werden.
Von der Marktanalyse über die Longlist hin zur Shortlist
Haben Sie Ihre Liste an Kriterien gesammelt und gewichtet, startet die Evaluierung potentieller Business-Intelligence-Lösungen oder Data Analytics Tools. Diese Bewertung resultiert in einer Short List – einer Zusammenstellung von drei bis fünf Werkzeugen, die für Ihr Unternehmen in Frage kommen.
Marktanalyse
Ständig betreten neue Anbieter mit neuen Lösungen den Software-Markt: Der Markt für Business Intelligence Software enthält mehrere hundert Anbieter und es werden täglich mehr. Dabei ist es schwierig, den Überblick zu behalten und in Frage kommende Lösungen zu vergleichen.
Allein in den Bereichen
untersuchen und vergleichen BARC-Analyst:innen unter anderem mithilfe des Feedbacks von Nutzer:innen mehr als 700 Tools von mehr als 300 Anbietern.
Hinzu kommt, dass viele Anbieter mehrere Produkte im Portfolio haben. Der Weg zur Shortlist beginnt daher mit einer Marktanalyse. Mit einer Markteingrenzung zu Beginn vermeiden Sie, eine große Anzahl an Lösungen auf all Ihre Kriterien überprüfen zu müssen.
Die diesjährige Ausgabe des BARC Guide bietet Ihnen die Marktübersicht über 700 Werkzeuge von 360 Anbietern im Bereich Data, BI und Analytics von BI Scout. So verschaffen Sie sich einen ersten Überblick über den Gesamtmarkt und dessen Segmentierung.
Long List
Untersuchen Sie, welches Software-Segment am besten zu Ihren Anforderungen passt. Eine Eingrenzung anhand der Funktionsbereiche, die Ihre künftige Software abdecken muss, eignet sich an dieser Stelle sehr gut, um den Markt einzuschätzen. Denn keine Software ist für jedes denkbare Szenario geeignet.
Je nach Software-Segment finden Sie Lösungen von mehr als 100 Softwareanbietern. Weitere Kriterien für eine erste Einschränkung kann das Feedback und Bewertung von anderen Nutzer:innen sein. Der BI & Analytics Survey befragt beispielsweise jährlich 3.000 Anwender:innen. Die Lösungen, die diese Kriterien erfüllen, formen Ihre Long List.
Einen Vergleich verschiedener Tools beinhalten die BARC Scores. Die einzigartigen Grafiken bieten ein Software Ranking auf einen Blick.
Short List
Ermitteln Sie die Lösungen, die Ihre K.O.-Kriterien am besten erfüllen.
Zusätzlich können Sie eine Kostenschätzung anhand von Listenpreisen und allgemeinen Angaben der Anbieter miteinbeziehen. Ergebnis der Vorauswahl ist eine Short List von idealerweise drei bis fünf Softwareprodukten, die zu Ihren Anforderungen passen.
Was Sie beim Proof of Concept beachten sollten
Jedes fünfte Unternehmen spart sich den kompletten Softwareauswahlprozess. Das zeigen Forschungsergebnisse des BI & Analytics Surveys, der weltgrößten Anwenderbefragung zur Nutzung von Business-Intelligence-Software. Doch gerade die Detailevaluierung bietet viele Vorzüge. In diesem Schritt untersucht oder testet das Projektteam die Lösungen der Short List, bevor sich das Unternehmen für ein Produkt entscheidet.
© BARC
Der BI & Analytics Survey zeigt Jahr für Jahr, dass Lösungen die detailliert und gründlich bewertet wurden, einen positiveren Geschäftsnutzen erbringen als Lösungen, bei denen dieser Schritt eingespart wurde.
Es existieren drei verbreite Wege, die Detailevaluierung durchzuführen: die strukturierte Anbieterpräsentation, das Testen und der Proof of Concept.
Ein vergleichender PoC stellt die sicherste Variante für die Detailevaluierung dar: Im Vergleich zur strukturierten Präsentation zeigt der Anbieter genau auf, wie die Aufgaben gelöst werden. Die Unterstützung einer unabhängigen Partei wie BARC kann sicherstellen, dass interne Ressourcen gespart und Objektivität im Auswahlprozess gewahrt wird.
In 10 Schritten vom Proof of Concept zur Softwareauswahl
Schritt 1
Je nach Kriterien, IT-Landschaft und Ressourcen kann der Auswahlprozess herausfordernd sein. Deshalb ist eine gute Vorbereitung und strukturierte Durchführung für den Erfolg eines PoCs entscheidend.
Für eine lückenlose Planung und einwandfreie Umsetzung des PoC ist es geschickt, zunächst einen Projektplan aufzustellen. Zur Vorbereitung gehört auch die Erstellung des Dokuments, das alle Anbieter im Vorfeld erhalten.
Schritt 2
Die Softwareinstallation der Anbieter sollten Sie in der Woche vor dem PoC durchführen, um mögliche Verzögerungen oder Probleme vor dem PoC lösen zu können.
Schritt 3
Die PoC-Tage bestehen neben der prototypischen Implementierung Ihrer Anforderungen typischerweise aus mehreren Workshops des Anbieters. Gestartet wird mit einem Kick-Off Workshop, in dem sich das Kernteam und der Anbieter kennenlernen.
Fachanwendermeetings ermöglichen einem erweiterten Anwenderkreis den Anbieter und die Software während der PoC-Umsetzung kennen zu lernen und bereits erste Fragen zu stellen.
Schritt 4
Der Architekturworkshop wird meist nur zwischen Beteiligten der IT und dem Anbieter abgehalten. Er dient dazu zu prüfen, ob das Werkzeug die technischen Kriterien aus dem Katalog erfüllt.
Schritt 5
Zum Abschluss der PoC-Tage wird der Anbieter zur Ergebnispräsentation gebeten.
Schritt 6
Ein bewährtes Vorgehen nach BARC-Methodik ist der Einsatz von unterschiedlichen Bewertungsbögen. Das Kernteam beurteilt die Umsetzung der Aufgabenstellung des jeweiligen Anbieters, während andere Stakeholder ihren subjektiven Eindruck vermitteln.
Schritt 7
Ergänzend zu dieser eher fachlichen Bewertung empfehlen wir, im Rahmen der PoC-Tage mögliche Kosten zu bewerten – diese können Sie in einem Lizenzworkshop erfragen.
Schritt 8
Für die gesamte Ergebnisaufbereitung Ihrer PoC-Tage sollten Sie Ihre Einschätzungen in vier Kategorien zusammenfassen:
- Die fachliche Bewertung des erweiterten Projektteams
- Die fachliche Bewertung des Kern-Teams
- Die Bewertung der Architektur und Security
- Die Bewertung der Lizenz- und laufenden Kosten
Schritt 9
Ihre fundierte Entscheidung basiert nicht nur auf der eingeschränkten Meinung eines/r Einzelnen, sondern auf der kollektiven Beurteilung aller involvierten Personen. Der Evaluationsprozess setzt außerdem ein realistisches Maß an Erwartungen dieser Stakeholder voraus, was mit einer bestimmten Lösung erreicht werden kann.
Schritt 10
Nach der Entscheidung für eine Lösung profitieren Sie von dem bereits erstellen Prototypen. So können Sie schneller in die Implementierungsphase starten und den während des PoC entwickelten Prototypen als Startpunkt nutzen.
Vermeiden Sie diese Fehler bei der Softwareauswahl
So gut geplant Ihr Prozess zur Softwareauswahl auch ist – Gefahren lauern überall. Wir haben für Sie drei Stolperfallen zusammengestellt und verraten, wie Sie mit diesen am besten umgehen.
Bedenken Sie: Die Wahl Ihrer Software ist eine langfristige Entscheidung
Eine Software ist z. B. im Business-Intelligence-Umfeld durchschnittlich sieben bis zehn Jahre aktiv. Die Auswahl eines Werkzeugs ist daher eine langfristige Entscheidung, die sich auch auf die Gesamtkosten Ihres Unternehmens auswirkt. Genügend Zeit in die Wahl des passenden Produkts zu investieren, wirkt sich daher langfristig positiv auf Ihr Unternehmen aus.
Da die Entscheidung das Unternehmen im Normalfall langfristig bindet, sollte man im Auge behalten, wie stark die Mitarbeiter:innen die Lösung akzeptieren. Denn für viele Mitarbeiter:innen steht die Software im Mittelpunkt ihrer täglichen Arbeit. Daher haben sowohl die Qualität als auch die Eignung von Softwarelösungen einen großen Einfluss auf die Zufriedenheit und Produktivität der Mitarbeiter:innen.
Ein umfassender Softwareauswahlprozess, an dem zukünftige Stakeholder so umfassend wie möglich beteiligt sind, trägt zur langfristigen Akzeptanz der Software bei.
Mindestens zwei Anbieter im Proof of Concept
Im vierten Schritt der Softwareauswahl geht es darum, potentielle Software detailliert zu bewerten. Entsprechend der BARC-Methodik empfehlen wir Ihnen, die Werkzeuge in Form eines vergleichenden Proof of Concepts zu evaluieren.
Hierbei sollten Sie mindestens zwei Anbieter miteinander vergleichen. So vermindern Sie das Risiko einer Fehlentscheidung, die zusätzliche Kosten, Aufwand und die Unzufriedenheit Ihrer Kolleg:innen und Mitarbeiter:innen nach sich zieht.
Haben Sie die Zeit im Blick
Schnelle Implementierungszeiten sind ein entscheidender Faktor zu einem erfolgreichen Projekt. Der BI & Analytics Survey befragt jährlich ca. 3.000 Nutzer:innen zu ihren Erfahrungen mit ihrer BI Software. In jedem Jahr zeigt die Umfrage, dass der Nutzen der Software mit einer zunehmenden Implementierungszeit sinkt.
Je schneller Anforderungen umgesetzt werden können, desto passgenauer ist die Lösung. Zudem kann eine Lösung durch eine schnelle Unterstützung auch schneller Nutzen stiften. Je länger die Implementierungszeit ist, desto weniger können Sie neue, hinzugekommene Anforderungen adressieren.
Ganz konkret geht aus den Ergebnissen des BI & Analytics Surveys hervor, dass Projekte, die länger als sechs Monate dauern, zu deutlich geringen Unternehmensvorteilen führen. In unseren BARC-Projekten empfehlen wir unseren Kund:innen daher eine Implementierungszeit von maximal sechs Monaten.
Benötigen Sie tiefergehende Hilfe bei Ihrem Softwareauswahlprojekt? Als unabhängiger Spezialist für die Softwareauswahl-Beratung mit Schwerpunkt für Business Intelligence- und Analytics-Lösungen sowie Planungswerkzeuge verfügen wir über einen einzigartigen Marktüberblick. Ergänzt durch unsere über 20-jährige Erfahrung bei der Durchführung von Softwareauswahlprojekten sind wir sicher, dass wir auf effizientem Wege die für Sie maßgeschneiderte Softwarelösung finden. Kontaktieren Sie uns hier.
