Case Study

nscale im Zentrum der Digitalisierungsstrategie

Unternehmen

Neue Westfälische

Branche

Medien & Marketing

Projekt

Bestellscheine, Rechnungen, Verträge: In der Verwaltung vieler Zeitungsverlage wird auch über die Publikationen hinaus massenweise Papier bedruckt. Bei der Neuen Westfälischen hat sich dies stark reduziert – dank der Einführung von digitalen Workflows auf Basis des ECM-Systems nscale der Ceyoniq Technology.

Derk Steinert, kaufmännischer Leiter bei der Neuen Westfälischen und Leiter der Abteilung für Business Intelligence, war von Beginn an klar: Viele Prozesse in der Verwaltung sind auch papierlos abbildbar. Gemeinsam mit seinem Team kümmerte er sich dementsprechend um die schrittweise Digitalisierung, die für mehr Effizienz und Transparenz bei wesentlichen Arbeitsabläufen sorgen sollte.

Digitale Rechnungsverarbeitung

Die Neue Westfälische sondierte zunächst verschiedene ECM-Anbieter und wurde bei der Ceyoniq Technology fündig. Die nscale E-Akte-Lösungen und die angebundenen Workflows überzeugten ebenso, wie die hohe Kompatibilität zur SAP-Lösungswelt im Bereich des Rechnungswesens. Um Geschäftsprozesse fachbereichsübergreifend zu beschleunigen, die Fehlerquote zu verringern und die Transparenz zu erhöhen, wurde eine Lösung geschaffen, welche die Mitarbeiter bei der Erfassung und Prüfung von Rechnungen unterstützt und den Belegfluss durch den Einsatz eines Freigabeworkflows verbessert.

Schnellerer Freigabeprozess

nscale beinhaltet die Optimierung von Vertriebsprozessen durch Dokumenten-Workflows, eine Archivlösung, digitale Workflows für die Eingangsrechnungsverarbeitung und den Einkauf sowie das Vertragsmanagement. Bei der Eingangsrechnungsverarbeitung kommt beim Einscannen einer Rechnung maschinelle Intelligenz zum Einsatz, die das Dokument automatisiert ausliest und einen Beleg vorausfüllt. Möglich macht dies die vorgeschaltete Lösung nscale Capture. „Durch die Einführung des digitalen Rechnungsworkflows sparen unsere Mitarbeiter im Rechnungswesen einige Tage Zeit bei Prüfungs- und Freigabeprozessen ein“, sagt Magdalena Koczy, Teamleitung Kreditoren bei der Neuen Westfälischen.

Verknüpfung mit SAP

Ein weiterer Vorteil: Der digitale Rechnungsworkflow ist eng verzahnt mit dem digitalen Einkaufsworkflow. So können Mitarbeiter Online-Bestellungen über OCI-Kataloganbindungen der Lieferanten tätigen, woraufhin sie automatisiert im SAP-System hinterlegt werden. Sofern die Bestellung einen festgelegten Höchstbetrag nicht überschreitet, geht sie ohne weitere Prüfung durch die Einkaufsabteilung an den Lieferanten. Trifft die Lieferung ein, kann der Mitarbeiter dies per Mausklick im System bestätigen und die Rechnung wird automatisiert der betreffenden Bestellung zugeordnet.

Alles im Blick dank digitaler Akten

Ein wichtiger Baustein der Digitalisierungsstrategie auf Basis von nscale ist die Zusammenführung von Dokumenten in Akten, wie Geschäftspartnerakten. Sven Erik Sahrhage, Projekt- und Prozessmanager bei der Neuen Westfälischen, erklärt: „Egal, wo ein Bestellschein eingescannt wird, er landet heute immer im nscale-Prozess. Es wird daraus eine Aufgabe für einen Mitarbeiter generiert und direkt in dessen digitaler Aufgabeliste angezeigt.“ Der Mitarbeiter legt einen neuen Kunden auf Basis des digitalen Dokuments im Vertriebssystem an und dieser erhält eine Geschäftspartner-ID, durch die unmittelbar alle relevanten Dokumente direkt der richtigen Akte zugeordnet werden können.

Mehrwert für Mitarbeiter und Kunden

Dank nscale haben die Mitarbeiter sofort nach dem Eingang eines Dokuments Zugriff darauf. Die Auffindbarkeit gesuchter Informationen hat sich extrem verbessert und die tatsächliche Marktsituation des Unternehmens ist transparenter, weil Neubestellungen oder Kündigungen von Abonnements viel schneller im System verankert sind.