Hawesko Holding automatisiert Finanzprozesse

Raimund Hackenberger, CFO bei der Hawesko Holding AG, hat diesen Zeitverlust und Lähmung der eigenen Finanzabteilungen erlebt. Bis er erkannt hat, dass der Ursprung von alldem in nicht enden wollenden, fehleranfälligen und intransparenten Tabellen lag. Die Hawesko Holding ist eine börsennotierte Handelsgesellschaft mit einem Jahresumsatz von 650 Millionen Euro, 1.200 Mitarbeiter und über 20 Gesellschaften, die konsolidiert werden müssen. Die Holding arbeitet in zwei Währungen: Euro und Schweizer Franken. Konsolidiert wird nach HGB, berichtet nach IFRS.

Risikofaktor stetig wachsende Tabellen

Wie so oft bei mittelständischen Unternehmen wurde vor der Einführung von LucaNet vieles in MS Excel umgesetzt. Als börsennotiertes Unternehmen muss der hanseatische Weinhändler seine Zahlen quartalsweise melden. Hierfür gab es auch schon vor LucaNet ein Tool. Trotzdem mussten die von den verschiedenen Finanzabteilungen gelieferten Zahlen in kleinteiliger Arbeit manuell in stetig wachsenden Tabellen zusammengeführt werden.

Weitere Herausforderungen:

• Die vorhandene Datenbank wurde aus Excel gespeist
• Ein „Flickenteppich an verschiedenen ERPs“ erschwerte die Integration der Zahlen
• Immer komplexer werdende Rechnungslegungsvorschriften

Als Vorstandsmitglied eines Börsenunternehmens durfte sich Raimund Hackenberger nicht länger auf Excel verlassen. Auf Empfehlung schaute sich der CFO LucaNet an. Überzeugt hat ihn letztlich die Aussage von gleich mehreren Unternehmen, dass sich in LucaNet fast alles ohne Hilfe der hauseigenen IT-Abteilung oder dem Support-Team des Software-Anbieters umsetzen lässt. „Ich wollte, dass meine Leute so viel wie möglich selbständig anpassen können, sodass wir stets schnell auf Veränderungen reagieren können“, erläutert Hackenberger.

Automatisierung bringt spürbaren Nutzen Seit der Einführung von LucaNet im Jahr 2019 laufen alle Finanzprozesse automatisiert ab. So konnte die Hawesko 3Holding ihren Abschluss-Prozess z. B. durch die Nutzung von sogenannten Assistenten für wiederkehrende Sachverhalte und Konsolidierungsabläufe wesentlich verkürzen: von elf Tagen für den Konzernabschluss plus einen Tag für das Reporting auf nur noch sechs Tage. Auch die Herausforderung, was die Vielzahl an ERP-Systemen angeht, ließ sich ganz einfach lösen. Die einzelnen Gesellschaften können ihre Daten nun aus den unterschiedlichsten Systemen unkompliziert über fertige Schnittstellen hochladen – unabhängig von den individuellen Ansprüchen. „Sicherheit und Geschwindigkeit sind dank LucaNet um Quantensprünge besser. Auch bei der Einführung von neuen gesetzlichen Standards wie IFRS 16 sind wir extrem schnell und sicher in der Anwendung“, erläutert Raimund Hackenberger.

Jede Zahl wird nachvollziehbar

Ein weiteres Ziel, das sich der CFO mit der Einführung einer Software gesetzt hatte, war eine konsistente integrierte Finanzplanung bestehend aus GuV, Bilanz und Cashflow. Vor LucaNet wurde in Excel „von bottom up hoch geplant“. Nach zahllosen Abstimmungen, Diskussionen und Änderungen war dann „irgendwie eine Cashflow-Lösung da“, erinnert sich Hackenberger. Jetzt greift alles logisch ineinander – und ändert Hackenbergers Team irgendwo eine Zahl, wird alles automatisch aktualisiert.

Die Vorteile von LucaNet waren ab Minute eins nach Start der FPM-Software für alle spürbar: Sicherheit und Geschwindigkeit haben sich um ein Vielfaches verbessert. Auf die Zahlen ist immer Verlass. Zudem stehen sie auf Knopfdruck zur Verfügung. Und es gibt endlich einen Single-Point-of-Truth, denn externes und internes Reporting greifen nun auf die gleiche Datenbasis zu. Das Wichtigste für Raimund Hackenberger ist: In seinen Finanzen herrschen nun Klarheit und absolute Sicherheit. Für ein gesundes Wachstum.