Case Study

Grenze zwischen Archiv und ECM aufgebrochen

Unternehmen

Insta GmbH

Branche

IT & Telekommunikation

Projekt

Vor fünf Jahren ging die Insta GmbH, ein Elektronikspezialist aus Lüdenscheid in NRW, auf die Suche nach einem neuen elektronischen Dokumentenmanagement. Der Funktionsumfang und die Kosten standen im Vordergrund. Man wünschte sich durchgängige Workflows, die Einbindung von E-Mails und eine zentrale Dokumentenablage.

Gesucht – und gefunden: Vor fünf Jahren ging die Insta GmbH, ein Elektronikspezialist aus Lüdenscheid in NRW, auf die Suche nach einem neuen elektronischen Dokumentenmanagement. Der Funktionsumfang und die Kosten standen im Vordergrund. Man wünschte sich durchgängige Workflows, die Einbindung von E-Mails und eine zentrale Dokumentenablage.

„Die Entscheidung haben wir 2018 getroffen: Wir wollten mit windream arbeiten, denn das ist das System, das zu uns passt“, sagt Niedersteberg. Das wichtigste Argument war das virtuelle File-System für eine komfortable Ablage und Suche nach Dokumenten im windream-Laufwerk. „Das hat windream als Einziger sauber gelöst und macht es den Anwendern leicht, sich auf etwas Neues einzulassen. Bei anderen Anbietern gab es nur rudimentäre Ansätze oder sogar gar keine Lösung dafür.“ Weiterhin war die nahtlose SAP-Integration gegeben, die Indexierung von Dokumenten ganz wie gewünscht, auch Workflows und – für Insta ganz neu – die Verwaltung von Dokumenten in Akten konnte windream optimal abbilden.

„Wir haben die Automatisierung des Rechnungseingangsworkflows optimiert. Unsere Finanzabteilung scannt die Rechnungen, windream indexiert und übergibt sie an SAP“, erzählt Niedersteberg und zeigt sich insgesamt sehr zufrieden. „Ich als Applikationsverantwortlicher habe eine vollständige Übersicht und gute Einstellungsmöglichkeiten. Und für die Anwender ist die Lösung sehr benutzerfreundlich – Beschwerden aus den Fachabteilungen, dass ein Dokument nicht aufzufinden ist, höre ich nicht mehr. Die Suche führt selbst ohne manuell ausgefüllte Indexfelder durch die Volltextindizierung schnell zum einwandfreien Ergebnis. Wir haben die Grenzen zwischen Archiv und ECM aufgebrochen.“

Saubere Migration

Der Erfolg bei der Migration der 2,5 Millionen Dokumente aus dem Vorgängerarchiv hat selbst den gewieften IT-ler überrascht. „Zum Test haben wir auch uralte Verträge mit einbezogen. Das waren immer Dokumente, deren Ablageort man genau kennen musste, um sie zu finden, sonst gingen sie verloren. Nach dem Import in windream waren sie Volltext-durchsuchbar und tauchten in der Trefferliste auf. Jetzt geht auch kein fehlerhaft abgelegtes Dokument mehr verloren.“

Schritt für Schritt die Möglichkeiten ausschöpfen

Die Voraussetzungen für ein vollständig digitales Dokumentenmanagement sind geschaffen und seit der Einführung von windream Dynamic Workspace ist auch der ortsunabhängige Zugriff beispielsweise aus dem Homeoffice möglich. „Mit der Webschnittstelle Dynamic Workspace ist unser ECM zukunftssicher aufgestellt und wir können flexibel damit arbeiten“, versichert Niedersteberg. Nun geht es darum, gemeinsam mit den Fachabteilungen weitere Anwendungen einzuführen: Nach dem durchweg positiven Feedback zu windream allgemein und Dynamic Workspace im Besonderen kommen ständig neue Ideen und Wünsche.

„Unsere 100 Lizenzen werden bald nicht mehr reichen“, ist sich der Applikationsverantwortliche gewiss. „Der Bedarf ist da – wir wussten vorher nur nicht, was alles abzubilden ist.“

Im ECM-Zeitalter zu Hause

Das Ziel, selbstständig mit dem System arbeiten zu können, hat Insta erreicht. „Wir konnten ziemlich schnell alles selbst machen“, resümiert Lars Niedersteberg. „Wann immer es nötig ist, bekommen wir Unterstützung von windream – doch das ist gar nicht oft der Fall, denn die Lösung ist einfach und intuitiv zu nutzen.“ Ebenso lobt er die offenen Schnittstellen, über die sich alle gewünschten Verbindungen herstellen lassen, um Informationen zusammenzuführen und sie in beliebigen Anwendungen aufzurufen.

„Unsere ECM-Reise ist noch lange nicht abgeschlossen, sondern wird stetig weiterentwickelt“, weiß er und zieht das klare Fazit: „Gut, dass wir uns für windream entschieden haben.“

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