Case Study

Power fürs Archiv: Digital, komfortabel – und vor allem revisionssicher

Unternehmen

sonnen GmbH

Branche

Energie & Umwelt

Projekt

Für die IT-Abteilung eines Unternehmens ist die Einführung der elektronischen Rechnungsbearbeitung einschließlich E-Mail-Archivierung ein herausforderndes Projekt. Doch wenn anschließend alle Nutzer gern damit arbeiten, lohnt sich der Aufwand allemal.

Revisionssicherheit als Einstieg ins Dokumentenmanagement

Als zukunftsweisendes Unternehmen kommt auch die sonnen GmbH natürlich nicht an der elektronischen Rechnung vorbei: Die meisten Lieferanten rechnen ihre Leistungen bereits per E-Mail ab, und sonnen möchte gern, dass alle diesen Weg nutzen. Durch die Arbeit mit SAP ist dies eigentlich auch gar kein Problem, doch es stellte sich heraus, dass das bisher eingesetzte Archivierungssystem nicht die Revisionssicherheit bot, die in Deutschland gefordert ist. Man begab sich also auf die Suche nach einem entsprechenden Ablagesystem und erteilte schließlich windream den Zuschlag. „Wir haben uns für windream entschieden, weil das System unseren Anforderungen an die revisionssichere Aufbewahrung und die Integration in SAP nachkommt. Aber auch, weil es ausbaufähig ist und wir es künftig für weitere Projekte im Dokumentenmanagement nutzen können und dafür keine weiteren Sonderlösungen einsetzen müssen“, erklärt Daniela Langhammer, Leitung Konzernrechnungswesen der sonnen GmbH.

Große Nutzerakzeptanz vom ersten Tag an

IT-seitig hat die Einführung eine Weile gedauert, denn die revisionssichere Archivierung benötigt eine Verfahrensdokumentation, es müssen Zugriffsrechte organisiert und vergeben werden und alles muss so sicher laufen, dass nichts schief gehen kann.

Für die Buchhaltung hingegen gestaltete sich der Umstieg so einfach, wie man es sich nur wünschen kann: Als die elektronische Rechnungserfassung Anfang März 2021 startete, nahmen die rund 30 Nutzer aus der Finanzbuchhaltung und dem Controlling eigentlich gar keine Veränderung wahr. „Wir haben so gut wie nichts davon mitbekommen, denn windream arbeitet im Hintergrund“, erinnert sich Langhammer. „Irgendwann erhielten wir die Information: ‚Es läuft, bitte ausprobieren‘. Daraufhin haben wir ein bisschen nachgebessert, dann war es erledigt, gänzlich unspektakulär. Auf diese Weise ist die Akzeptanz für ein neues System natürlich groß. „Wir mussten für die Umstellung kaum Ressourcen einplanen, eine Schulung war nicht nötig.“

Archiv mit gewissem Mehrwert

Einen Unterschied gibt es allerdings schon: Wurden vorher von Rechnungen, die per E-Mail eingehen, lediglich die Anhänge gespeichert, archiviert windream darüber hinaus die E-Mail-Nachricht selbst. „Manchmal steht dort eine wichtige Erläuterung oder Ergänzung drin, und die können wir nun ebenfalls einsehen, ohne die E-Mail andernorts zu suchen“, schildert Langhammer.

Vor der Archivierung durchlaufen die Rechnungen einen OCR-Scanprozess. Alle erkannten Daten werden dabei sichtbar gemacht, woraufhin die Buchhaltung die Inhalte prüfen und eine Rechnung gegebenenfalls zur Freigabe verschicken kann.

Projekt mit breitem Digitalisierungspotenzial

Derzeit ist die Migration von Altdaten im Gang, damit das Vorgängerarchiv geschlossen werden kann. Im nächsten Schritt sollen weitere Abteilungen und ihre entsprechenden Dokumente in windream integriert werden. „Wir wünschen uns eine einheitliche Archivierungsplattform für alle Stammdaten – mit windream ist sie möglich“, betont Daniela Langhammer. „Verträge, Angebote, Bestellungen und Lieferscheine können wir direkt mit ablegen. Das wird ein großer Vorteil sein.“

Da im Zuge der Expansion von sonnen die Einzelgesellschaften Land für Land in SAP integriert werden, liegt es nahe, auch sie mit windream auszustatten. Mit diesem System könnten beispielweise über die Belegarchivierung hinaus alle Dokumente weltweit zentral von Deutschland aus verwaltet werden.

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