Workday Adaptive Planning: Fundament für agile Finanzplanung und Reporting bei Scout24.

Als die COVID-19-Pandemie im Jahr 2020 in Europa ausbrach, arbeitete Scout24 mit einem komplizierten Planungs- und Prognosesystem. Die Daten wurden mit Excel erfasst. Auf dieser Basis mussten dann bis zu 90 Personen mit Budgetverantwortung in mehreren Geschäftsbereichen ihre Planungen erstellen.

Philipp Dobberow, Director Controlling, Reporting & Procurement des Unternehmens, erklärt: „Sie schickten diese an mein Team, wo wir die Qualität und die Daten prüften, bevor wir alles zurück in das Konsolidierungssystem übertrugen, um die Berichte für alle Kunden zu erstellen. In den meisten Fällen war man mit der ersten Iteration noch nicht am Ziel. Man musste mehrfach iterieren, was zu einer viermonatigen Blockade des Budgetierungsprozesses führen konnte.“

Agile Unternehmensplanung in unsicheren Zeiten

Scout24 hatte also ein ernstes Problem. Erschwerend kam hinzu, dass die Daten in bis zu 90 separaten Excel-Dateien gespeichert waren, die nicht integriert waren. Dies erschwerte die Szenarioplanung, insbesondere als die Pandemie ausbrach. „Das hatte erhebliche praktische Auswirkungen“,  erinnert sich Philipp Dobberow. „Lockdowns und entspanntere Phasen wirkten sich auf unser Geschäft aus. Wann würden sich zum Beispiel Immobiliensuchende wieder mit lokalen Makler treffen können, was sich auf unser Online-Geschäft auswirken würde?“

Faktoren wie diese überzeugten Scout24 davon, dass ein neues, flexibles System zur Unternehmensführung, Planung und  zum Reporting benötigt wurde. Philipp sagt: „Wir mussten schnelle, datengestützte Finanzentscheidungen treffen können und noch schneller reagieren, um uns an regulatorische Veränderungen anzupassen. Deshalb entschieden wir uns, unser System durch die Enterprise-Plattform Workday Adaptive Planning zu ersetzen.“

Ein kollaborativer Echtzeit-Ansatz für rollierende Prognosen.

Scout24 definierte klare Anforderungen an seine neue Planungs- und Reportinglösung. „In erster Linie sollte sie kollaborativ sein, damit alle Stakeholder in den Planungs- und Prognose-Prozess eingebunden werden können“, sagt Philipp Dobberow.  „Alle Daten mussten in Echtzeit verarbeitet und zu neuen
Erkenntnissen zusammengeführt werden können. Außerdem musste es einen kontinuierlichen Planungs- und Prognoseprozess unterstützen, damit wir das ganze Jahr über einen rollierenden Ansatz verfolgen konnten. Und es musste in der Lage sein, alle Teilplanungen des Unternehmens einzubeziehen, so dass jeder Teilbereich zu einem Gesamtfinanzplan zusammengeführt werden konnte.“

Eine einzige Lösung überzeugte mit all diesen Vorteilen: Workday Adaptive Planning. Laut Philipp wurden viele der erwarteten Vorteile schnell realisiert. „Wir begannen mit einem Implementierungspartner, konnten dann aber schnell vieles selbst umsetzen“, sagt er.

„Ich sehe es als einen wichtigen Vorteil an, dass wir viele Themen selbst anpassen, von der Erstellung neuer Dimensionen über die Markierung neuer Attribute für ein schnelleres Reporting bis hin zur Benennung neuer Kostenstellen. So können wir jetzt schnell, präzise und agil reagieren, wenn wir mit neuen Szenarien und zusätzlichen Kostenstellen arbeiten. Außerdem verläuft die Integration neu erworbener Unternehmen viel schneller.“

Durch die Verwendung von Ist-Daten entfällt die Vorbereitungsphase der Budgetierung.

Anstatt sich auf Excel-Dateien zu verlassen, erstellt Scout24 nun monatliche Prognosen direkt in Workday Adaptive Planning. Philipp Dobberow erklärt: „Wir treffen uns jetzt einmal im Monat mit den Bereichsleitern, gehen den aktuellen Stand durch und besprechen die Veränderungen im laufenden Geschäftsjahr bis zum Jahresende. Diese Informationen aktualisieren wir dann direkt mit den Planern im System. So haben wir jetzt einen monatlich rollierenden Planungszyklus.“

Scout24 benötigt nun fast keine Vorlaufphase für den Budgetierungsprozess, da die Ist-Daten tagesaktuell in Workday Adaptive Planning aus dem zugrunde liegenden ERP-System zur Verfügung stehen. Die Planer können ihre Arbeit unmittelbar auf Basis der Ist-Daten erledigen. Philipp: „Das bedeutet, dass wir die Daten nicht mehr übertragen, aufbereiten, versenden, sammeln und wieder verarbeiten müssen. Dank Workday Adaptive Planning haben wir unsere Vorbereitungszeit um drei Wochen auf fast Null reduziert und den gesamten Planningprozess auf zwei  bis drei Wochen. Das ist ein enormer Zeitgewinn. Wir senken  gleichzeitig drastisch das Fehlerrisiko.“