Planungs- und Controlling-Software: Marktsegmentierung & Auswahl der richtigen Lösung

So finden Sie die richtige Software für Unternehmensplanung und Controlling

In vielen Organisationen findet ein Umdenken statt. Insbesondere in dynamischen Zeiten ist ein Blick in die Vergangenheit (“Was ist passiert?”) allein nicht mehr ausreichend für eine agile, vorausschauende Unternehmenssteuerung.

Die Unternehmensplanung und kurzfristige Forecasts rücken stattdessen verstärkt in den Fokus, um die Unternehmenssteuerung an den strategischen Zielen der Organisation auszurichten. So wird ein aktives Auseinandersetzen mit der eigenen Zukunft ermöglicht (“Was wird passieren?”).

Microsoft Excel hat als weitverbreitete Lösung für Planung und Controlling ausgedient. Zu hoch ist die Fehleranfälligkeit durch manuelle Eingriffe. Zu stark ist die Einschränkung durch fehlende Detailfunktionalität. Zu inkonsistent sind die Daten aufgrund der fehlenden einheitlichen Datenbasis.

Eine professionelle Software für Unternehmensplanung und Controlling muss her. Eine, die am besten Planung, Business Intelligence und Analytics integriert. Eine, die zu einem nachhaltigen Erfolg beiträgt, die das Management in den Bereichen Planung und Controlling unterstützt. Doch wie?

In diesem Artikel werden wir diese Frage beantworten. Wir beleuchten verschiedene Punkte rund um den Markt für Planungs- und Controlling-Software. Außerdem erfahren Sie, was es bei der Auswahl einer konkreten Lösung für Ihr Unternehmen zu beachten gilt.

Marktsegmentierung für Planungs- und Controlling-Software

Der Markt für Planungs- und Controlling-Software im deutschsprachigen Raum umfasst eine Vielzahl an nutzenstiftenden Lösungen.

Um ein geeignetes Werkzeug finden zu können, müssen Unternehmen zum einen ihre Anforderungen an eine entsprechende Softwarelösung kennen. Zum anderen braucht es einen Überblick über den Softwaremarkt. Nur so kann entschieden werden, welche Lösungen am besten für die eigenen Bedürfnisse in Frage kommen.

Als wesentliche Unterscheidungskriterien für die Lösungsangebote für Planung und Controlling eignen sich die folgenden fünf Merkmale:

1. Regionale Präsenz

Der Softwaremarkt für Planung und Controlling im deutschsprachigen Raum bietet eine Vielzahl an Angeboten. Neben einer Fülle an lokalen Spezialisten gibt es mittlerweile zahlreiche global agierende Anbieter, die unter anderem auch hierzulande präsent sind.

Gerade bei international agierenden Unternehmen erfordern Planungsprojekte oft Unterstützung in verschiedensten Regionen und Erdteilen. Hierbei kann die Unterstützung durch global aufgestellte Softwareanbieter hilfreich sein, um im Bedarfsfall auch vor Ort unterstützen zu können.

Lokal agierende Spezialisten bieten dagegen in der Regel eine vollständige Unterstützung in lokaler Landessprache (Support, Dokumentation, Projektsprache etc.) und bringen häufig ein tiefgehendes Verständnis für lokale Besonderheiten mit.

2. Planungsstrategie

Im Kern kann zwischen zwei wesentlichen Planungsstrategien unterschieden werden: der Top-down- und der Bottom-up-Strategie. Abhängig vom Planungsprozess Ihres Unternehmens, kann eine Unterstützung eher für eine der beiden Strategien oder eine Kombination erforderlich sein. Hierfür benötigen Softwarelösungen verschiedenartige Funktionen.

Bei Top-down-orientierten Planungsprozessen steht typischerweise die strategische Planung im Mittelpunkt, aus der Jahresziele heruntergebrochen werden. Hierfür sind häufig die Simulation verschiedener Szenarien und deren Analyse erforderlich. Als typisches Beispiel kann hier die Finanzplanung genannt werden.

Dagegen sind bei Bottom-up-Planungsprozessen meistens umfassende, ggf. auch räumlich verteilte Anwendergruppen involviert, wie beispielsweise bei einer Vertriebsplanung. Im Vordergrund steht daher die (dezentrale) Erfassung von Plandaten. Auch Workflowfunktionen sind erforderlich, um alle Prozessbeteiligten zu steuern.

3. Modellausrichtung & Standardisierungsgrad

Planungs- und Controlling-Werkzeuge können in ihrer Modellausrichtung auf bestimmte Anwendungen oder Branchen spezialisiert sein.

Einerseits gibt es Anbieter für flexible Entwicklungsplattformen, mit welchen vollkommen individuelle Anwendungen aufgebaut werden können. Es werden aber auch standardisierte Anwendungen, z. B. für eine integrierte Finanzplanung, angeboten.

Einen geringen Standardisierungsgrad und damit eine in der Regel recht hohe Flexibilität für den Aufbau individueller Planungsanwendungen haben entwicklungsorientierte Werkzeuge.

Dagegen bringen gerade standardisierte Anwendungen vordefinierte Logiken, Datenmodelle und Funktionen mit. So profitieren Unternehmen bspw. von der vorhandenen Abbildung einer Standard-GuV, -Bilanz und eines -Liquiditätsplans mit entsprechenden Verknüpfungen. Dies ermöglicht in der Regel kurze Einführungszeiten und einen geringen Implementierungsaufwand.

4. Funktionalität für Business Intelligence (BI) und Performance Management

Planungsprozesse erfordern typischerweise auch entsprechende Möglichkeiten für Berichtswesen und die Analyse von Planungsergebnissen. Die Integration dieser Themen in einheitlichen Softwarelösungen schreitet daher weiter voran und ist ein seit Jahren stabiler Trend am Markt.

Bei integrierten Lösungen, die Planung, Berichtswesen und Analyse auf einem einheitlichen Datenmodell in einer einheitlichen Oberfläche anbieten, entfallen fehleranfällige Datentransfers und Transferzeiten.

Anbieter, die sich insbesondere auf die Finanzabteilungen in Unternehmen fokussieren, bieten häufig auch integrierte Lösungen für die Finanzplanung und Konzernkonsolidierung an.

5. Anzahl der Planenden

Abhängig davon, wie viele Personen zukünftig (gleichzeitig) mit dem auszuwählenden Werkzeug arbeiten sollen, unterscheiden sich die Angebote am Softwaremarkt.

Während einige Anbieter typischerweise in kleineren und mittleren Anwendungsszenarien sowie Abteilungslösungen eingesetzt werden, unterstützen andere Anbieter mittlere bis sehr große Implementierungsszenarien mit zahlreichen Planenden.

Herausforderungen bei der Auswahl von Planungs- und Controlling-Lösungen

Führen Sie eine sorgfältige Anforderungserhebung durch

Eine gewissenhafte und umfassende Anforderungserhebung ist die Basis eines jeden Softwareauswahlprozesses. Erstaunlich viele Unternehmen unterschätzen diesen wichtigen ersten Schritt.

Die Fehlerquellen sind vielfältig. Einseitig besetzte Projektteams, in denen die IT Software für den Fachbereich aussucht. Die eingeschränkte und unvollständige Erhebung von Anforderungen. Sich widersprechende Anforderungen. Entscheidungen ohne Weitblick.

Es braucht eine sorgfältige fachlich-funktionale, technische und organisatorische Anforderungsanalyse. Beziehen Sie alle Unternehmensbereiche ein, welche später mit der Lösung arbeiten sollen. Nur so können Widerstände von Anfang an vermieden werden.

Aus der Anforderungsanalyse entsteht ein vollständiger Kriterienkatalog. Mit diesem kann überprüft werden, welche der am Markt verfügbaren Planungs- und Controlling-Software die eigenen Anforderungen bestmöglich erfüllt.

Gewichten Sie die einzelnen Anforderungen, denn nicht jedes Kriterium ist gleichwertig.

Kaufen Sie die Lösung, nicht den Anbieter(namen)

Viele Unternehmen fokussieren sich bei der Auswahl von Software vor allem auf „große“ und bekannte Anbieter.

Grundsätzlich müssen Sie bei Ihrer Softwareentscheidung bedenken: Größer ist nicht gleichzeitig besser. Vermeintlich „große“ Anbieter sind ihren „kleineren“ Wettbewerbern nicht zwangsläufig in allen Belangen überlegen.

Entscheidend ist das Gesamtpaket. Dieses besteht aus der fachlich-funktionalen und technischen Unterstützung, bezogen auf Ihre individuellen Anforderungen. Und das zu einem vernünftigen Preis-Leistungs-Verhältnis.

Die jahrelangen Marktanalysen und Erfahrungen von BARC bestätigen manche Vorteile der „kleineren“ Anbieter gegenüber den „großen” in einzelnen Kategorien. Gerade bei den verfügbaren Supportleistungen vor Ort sowie der Wertschätzung des Kunden können diese zufriedenere Kund:innen vorweisen.

Dies zeigt sich aber auch häufig in Punkten wie Sprechen der lokalen Sprache und Kenntnisse über lokale Besonderheiten.

Verzichten Sie nicht auf die Detailevaluierung

Eine Detailevaluierung, z. B. in Form eines Proof of Concepts, sollte der finale Schritt Ihres Softwareauswahlprozesses sein. Darauf sollten Sie nicht verzichten – auch nicht aus Zeit- oder Kostengründen. Denn dies kann riskant sein und letztlich zu Fehlentscheidungen führen.

Bei der Detailevaluierung müssen die betrachteten Lösungen „beweisen“, dass sie alle relevanten Anforderungen erfüllen können. So erhalten Sie ein möglichst genaues Bild über die Leistungsfähigkeit der Planungs- und Controlling-Lösungen.

Im Idealfall benutzen Sie dafür individuelle Aufgabenstellungen aus Ihrer Organisation sowie (Echt-)Daten. Diese sollten möglichst realitätsnah sein und dem späteren Einsatzgebiet im Unternehmen entsprechen.

Weitere hilfreiche Informationsquellen können beispielsweise Referenzkundengespräche oder generelles Kundenfeedback zu den favorisierten Lösungen sein. Sie können auch externe Unternehmensberatungen hinzuziehen, die Sie bei der Auswahl unterstützen.

Fazit

Die richtige Software für Unternehmensplanung und Controlling zu finden, welche zu den eigenen Anforderungen passt, ist nicht trivial aber auch keine Raketenwissenschaft. Das Softwareangebot am Markt ist ausgereift und umfassend, der Funktionsumfang der Lösungen bietet eine breite Unterstützung.

Für die Auswahl der richtigen Planungs- und Controlling-Lösung benötigen Sie ein gewisses Verständnis der Unterscheidungsmerkmale der Lösungen. Kennen Sie Ihre Anforderungen und vermeiden Sie potenzielle Fehlerquellen des Auswahlprozesses. Damit legen Sie einen wichtigen Grundstein für eine fundierte Softwareunterstützung in Ihrem Unternehmen.