smart Europe nutzt Jedox zur flexiblen Unternehmenssteuerung

Challenge: Eine leistungsstarke Lösung für agiles Controlling

smart Europe GmbH, eine Tochter von smart mobility International, wurde 2020 gegründet und verantwortet Vertrieb, Marketing und After-Sales in Europa. Ursprünglich basierte das Berichtswesen auf Excel, doch mit wachsendem Geschäft und steigenden Anforderungen stieß das Unternehmen schnell an Grenzen. Manuelle Prozesse führten zu Fehlern und verlangsamten Abläufe, was für das agile und stark expandierende Unternehmen nicht tragbar war. Daher suchte das Controlling nach einer professionellen Softwarelösung, um Planungs- und Reportingprozesse zu standardisieren, zu automatisieren und die Datenqualität zu verbessern.

Solution: Effiziente Implementierung mit Jedox

Das Projekt wurde von smart Europe’s Controlling & Risk Management geleitet und in Zusammenarbeit mit dem Jedox-Partner Advanced Applications in mehreren Phasen umgesetzt. 2021 begann die Implementierung, zunächst mit dem Business Case Sales. Jedox wurde zur Basis für strategische Entscheidungen im Vertriebsgeschäft.

In der zweiten Projektphase (2022–2023) wurde das Datenmodell restrukturiert, um die Flexibilität zu erhöhen. Der Sales Use Case wurde an die neue Struktur angepasst, um eine operative Sales-Planung mit erweiterten Funktionalitäten in Jedox zu ermöglichen. Ein weiterer Use Case, Budget Steering, umfasst nun ein Modul zur monatlichen Abgrenzung. Dank der hohen Performance von Jedox wurden komplexe Planungsmodelle in Rekordzeit umgesetzt.

Seit August 2023 werden Use Cases wie Cashflow und Aftersales entwickelt, die durch eine starke Automatisierung der Budgetplanung ergänzt werden. Diese ermöglichen unterjährige Planungszyklen mit Ist-Werten und Forecasts. Zudem bieten die Monats- und Jahresabschlüsse eine zuverlässige Grundlage für das Reporting an den Mutterkonzern und das interne Management.

Outcome: Effizientere Prozesse und fundierte Entscheidungen

Die Einführung von Jedox hat die Effizienz im Controlling erheblich gesteigert. Besonders die Gewinn- und Verlustrechnung für das Vertriebsgeschäft wird jetzt rund fünf Arbeitstage früher erstellt. Durch die Automatisierung und Visualisierung von Workflows sind Berichtsprozesse deutlich transparenter und weniger fehleranfällig. Die zentrale Jedox-Datenbank ermöglicht flexible Simulationen und Versionierungen von Business Cases auf Knopfdruck. Ad-hoc-Anfragen der Geschäftsführung, wie die Auswirkungen von Preisnachlässen oder neuen gesetzlichen Regelungen, lassen sich heute viel schneller beantworten.

Interne Expertise und kontinuierliche Weiterentwicklung

Im Zuge der Projektarbeit hat smart Europe internes Know-how aufgebaut: Zwei Mitarbeiter wurden zu zertifizierten Jedox-Experten ausgebildet. Das Team entwickelt die Jedox-Applikationen eigenständig weiter und plant bereits neue Use Cases, wie die Sensitivitätsanalyse der GuV und die Integration weiterer Systeme. Schritt für Schritt wird Jedox so immer mehr Excel-Tabellen ersetzen und das Controlling von smart Europe noch effizienter gestalten.