Zuverlässige Datenbasis für schnellere Entscheidungen mit Unit4 FP&A

Als wachstumsorientierter Player mit einer Vielzahl unterschiedlicher Unternehmen in der Holding setzt Johannesbad mit Unit4 FP&A auf eine flexible und skalierbare Lösung.

„Wir hatten sehr strikte Vorstellungen davon, was das System leisten muss.“

Wie schafft man es in die Top 10 der Gesundheitsdienstleister? Mario Gebetsberger, Abteilungsleiter Controlling und Finanzen der Johannesbad Gruppe, blickt zurück: „Schon in den 90er Jahren hatten wir in der Konzernstruktur viele Gesellschaften. Controlling in heutiger Form existierte nicht. Die Herausforderung bestand damals darin, das Ganze zu strukturieren, die Gesellschaften zu harmonisieren und in einer Excel-Struktur abzubilden.“

„Wir hatten gefühlt Millionen Excel-Tabellen.“

Diese Lösung überraschte allerdings oft mit Stolperfallen. Gebetsberger erläutert: „Wir hatten ja gefühlt Millionen Excel-Tabellen. Excel hat viele Möglichkeiten, aber auch Grenzen. So benötigten wir bei Entscheidungsprozessen kurzfristige Simulationen, die das System aber auf Konzernebene nicht abbilden konnte. Bei Rückfragen oder Detailthemen zu einzelnen Geschäftsbereichen wurde es schnell schwierig.“

So begann Johannesbad, über BI-Lösungen nachzudenken, startete 2006 zuerst mit dem Unit4 Professional Planner und ging auf Wachstumskurs: Neue Standorte wurden eröffnet, der Rehabilitationsbereich wurde um die ambulante Reha erweitert, hinzu kamen die Bereiche Zahnmedizin und die Hotellerie – und damit noch komplexere Anforderungen für Finanzen und Controlling. So ging Johannesbad den logischen Schritt: den Wechsel zu Unit4 FP&A.

Zu den Herausforderungen zählten die Vielzahl der Unternehmen, unterschiedliche Unternehmensgrößen und Geschäftsmodelle, die alle angebunden werden mussten. Gebetsberger erklärt: „Das Ganze in eine einheitliche Struktur zu bringen war eine Herausforderung. Um zu konsolidieren, zu matchen, Mappings aufzubauen, durchliefen wir mehrere Phasen. 2006 lag die Herausforderung noch in der Kontenstruktur. Dann entwickelten wir uns weiter, unter anderem mit Profitcenter-Strukturen, Kostenarten und Erlösstrukturen. Unit4 FP&A war dann für uns ein Quantensprung.

Es kann die mehrdimensionalen Anforderungen eines komplexen Unternehmens optimal abbilden, man kann sehr schnell reagieren, indem man neue Szenarien baut, Perioden und Logiken ändert – das System unterstützt uns optimal bei der Entscheidungsfindung.“

„Das sind praxisorientierte Consultants. Sie wissen, wie man umsetzt.“

Bei der Entscheidung für Unit4 FP&A spielte auch die Beratung eine Rolle. Gebetsberger: „Die praxisorientierten Consultants von Unit4 verstehen unser komplexes System sehr gut. Sie wissen, wie man umsetzt. Wir hatten sehr strikte Vorstellungen davon, was das System können muss – dass es z.B. den Detaillierungsgrad bietet, den wir bei Umsatzplanungen brauchen – und nahmen verschiedene Anpassungen vor. Die Unit4-Berater waren absolut bereit, sich darauf einzulassen.“

Der Wechsel zu Unit4 FP&A im Jahr 2019 wurde vom Kick-off bis zum Go-Live mit Start in der Budgetplanung innerhalb von 3 Monaten umgesetzt.

Gebetsberger resümiert: „Mit dem Wechsel zu Unit4 FP&A haben wir einen Quantensprung gemacht hinsichtlich Performance, Datenhaltung und Variabilität, um neue Geschäftsbereiche abzubilden und Standards zu integrieren. Der größte Vorteil ist die Flexibilität. Wir können viel mehr machen als früher und unser Management zuverlässig mit Daten bedienen. Bestimmte Arbeitsabläufe wie die Berichtsgenerierung sind so automatisiert, dass agileres Arbeiten möglich ist. IT-Wissen brauchen wir dafür nicht. Wir haben schon bei der Implementierung vieles selbst gemacht. So führen wir jetzt im Nachgang sämtliche Änderungen und Anpassungen schnell und unkompliziert selbst durch – sei es, um rollierende Forecasts einzuführen oder um Gesellschaftsstrukturen zu verändern. Die Planungslogiken erleichtern unser Leben wesentlich. Planung und Simulation realisieren wir zu 99 % über das System.“