Herausforderungen, Chancen und Einsatzbereiche neuer Technologien
Effizienz steigern, Kosten senken und Kundenzufriedenheit erhöhen. Dies verspricht die digitale Transformation Unternehmen, die in volatilen Märkten unter enormen Wettbewerbsdruck stehen.
Die Kunst besteht darin, die Wirtschaftlichkeit zu steigern und gleichzeitig die Qualität von Produkten und Leistungen zu verbessern.
Eine wichtige Rolle für die durchgängige Digitalisierung von Geschäftsprozessen spielt dabei der Finanz- und Controlling-Bereich von Unternehmen. Als Business Partner und wichtigster Informationslieferant des Managements nimmt dieser Bereich eine bedeutsame Position ein.
Herausforderungen der Digitalisierung in Controlling & Finanzbereich bieten auch Chancen!
Der Erfolg einer digitalen Finanzabteilung hängt maßgeblich von der Effizienz der Finanzprozesse und der Qualität der zugrundeliegenden Daten ab.
Um dies sicherzustellen, bedarf es Maßnahmen wie die Verbesserung der Informationsqualität, die Optimierung und Automatisierung geeigneter Tätigkeiten und die Modernisierung der Infrastruktur sowie die Auswahl geeigneter Werkzeuge und Technologien. Nicht selten fühlen sich Unternehmen mit dieser Aufgabe überfordert und stoßen bei der Umsetzung auf zahlreiche Herausforderungen:
- Schritthalten mit der Volatilität und Schnelllebigkeit des Geschäftes
- Umsetzung regulatorischer Änderungen und steigender Compliance-Anforderungen
- Fehlendes Know-how für die Auswahl und den Einsatz digitaler Technologien
- Kein klares Bild darüber, welche zusätzlichen Potenziale Software bieten kann
- Mangelnde Datenqualität, verteilte Datensilos und heterogene Systemlandschaften
- Beherrschung verschiedenartiger und steigender Datenmengen (Big Data)
Wir, die BARC, sind die Technologie- und Lösungs-Expert:innen für Digital Finance und Controlling. Unser BARC Guide Digital Finance und Controlling 2021 unterstützt Sie wegweisend bei Technologie- und Lösungs-Entscheidungen.
Software für Entscheidungen und bessere Abläufe
Moderne Systeme haben längst sämtliche Tätigkeitsbereiche der Finanzorganisation in Unternehmen durchdrungen. Einen Überblick der Softwarelösungen für die Digitalisierung des Finanzbereichs bietet Ihnen unsere Digital Finance Solution Map. Hovern Sie über die Map, um ein genaueres Bild der einzelnen Segmente zu bekommen:
Die Möglichkeiten reichen von der Prozessautomatisierung bis hin zur umfassenden Unterstützung von Datenanalysen und der Datennutzung durch digitale Plattformen. Mitarbeiter:innen werden bei operativen Aufgaben unterstützt und die Informationsbasis für strategische Entscheidungen gestärkt.
In historisch gewachsenen Systemlandschaften steht vor allem auch die Integration unterschiedlicher Systeme bzw. verschiedener Aufgaben in einem System im Brennpunkt. Finanz- und Controlling-Bereiche müssen deshalb im Rahmen der Modernisierung und Digitalisierung mehrere Einsatzbereiche neuer Technologien betrachten:
- Integrierte Planungs- und Analyse-Werkzeuge sowie Financial Performance Management (FPM) Software zur Unterstützung von Berichtswesen, Planung und Konsolidierung
- Datenmanagementsoftware zur Verbesserung und Kontrolle der Datenqualität und des Datenzugangs
- Enterprise Content Management (ECM) Software zur Erfassung, Verwaltung, Ablage, Archivierung und Bereitstellung von Informationen und Dokumenten
- Business Process Management (BPM) Software zur Planung, Modellierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen
- Robotic Process Automation (RPA) zur Effizienzsteigerung einfacher, bisher manueller Tätigkeiten
- Fortgeschrittene Analyse/Data Science zur Optimierung von Prozessen, Produkten und Dienstleistungen
Der Einsatz professioneller Software ist entscheidend für erfolgreiche Digitalisierungsmaßnahmen
Der Einsatz professioneller Softwarelösungen ist ein entscheidender Faktor für den nachhaltigen Erfolg von Digitalisierungsmaßnahmen. Wie genau Sie diese Lösungen für sich nutzen können, lesen Sie im Folgenden. Um sich einen Überblick über den Softwaremarkt zu verschaffen, können Sie sich kostenfrei für die Online-Konferenz Digital Finance & Controlling registrieren.
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Gezielte Analysen, gezielte Planung – die Entwicklung des Unternehmens steuern
Moderne, gezielte Entscheidungsunterstützung baut auf datenbasierte und vorrausschauende Informationsversorgung. Die Planung ist dabei ein wichtiges Element der Unternehmenssteuerung, um das operative Geschäft an den strategischen Unternehmenszielen auszurichten.
„Erfolgreiche Planungsprozesse erfordern umfassende Analyse und BI-Funktionalitäten, idealerweise integriert in einer Plattform.“
Erfolgreiche Planungsprozesse erfordern jedoch umfassende Analyse- und Business-Intelligence-Funktionalität, idealerweise integriert in einer Plattform.
Hilfestellung bei der Abbildung und Digitalisierung der finanzorientierten Managementprozesse bieten FPM-Werkzeuge. Sie unterstützen neben klassischen BI-Aufgaben wie (Finanz-)Berichtswesen und Analyse vor allem die (integrierte) Finanzplanung und Konsolidierung als Kerndisziplinen.
Gute Datenqualität und gezieltes Datenmanagement als Erfolgsfaktoren
Ein weiteres Problem von Unternehmen liegt häufig in den Daten. Vor allem Finanzbereiche, die mehr und mehr zum zentralen Informationslieferanten der Organisation werden, stehen wachsenden Datenmengen gegenüber.
Nicht nur der richtige Ort für die Speicherung der Daten, auch das passende Konzept und Maßnahmen zur Qualitätssicherung spielen eine wichtige Rolle.
Durch die zunehmende Vernetzung von IT-Systemen und die heterogenen Strukturen von Daten internen und externen Ursprungs erlangen Themen wie Datenqualität und Datenmanagement eine immer höhere Bedeutung.
Dokumente gezielt nutzen durch ECM, Inputmanagement und Workflows
Um die Aufgaben effizient bewältigen zu können, müssen auch Dokumente und Prozesse einbezogen werden.
Systeme für ECM bieten Funktionen zum Erfassen, Verwalten und insbesondere Nutzen von Informationen, z. B. in Form von Lieferanten- oder Projektakten.
Input-Management-Systeme automatisieren die Erfassung und Verarbeitung eingehender Dokumente, bspw. in Form der Rechnungseingangsbearbeitung.
Durch Prozessmanagement- und Workflow-Systeme können Abläufe strukturiert, besser dokumentiert und teilweise automatisiert werden.
Finanz- und Controlling-Bereiche profitieren damit sowohl für die eigene operative Arbeit als auch beim Austausch mit anderen Unternehmensbereichen oder Partnern. Informationen sind schnell verfügbar und standardisierbare Aufgaben können automatisch durchgeführt werden.
Prozesse durch die richtige Software gezielt unterstützen und absichern
Auch im Bereich operativer Finanzaufgaben beobachten wir einen Wandel der Softwareunterstützung. Aufgrund der Vielzahl der Aufgaben, vieler gesetzlicher und vertraglicher Verpflichtungen und enormer Datenmengen müssen Mitarbeiter:innen besser unterstützt werden.
Gerade standardisierte Arbeitsabläufe mit weniger Auswahl-/ Entscheidungsmöglichkeiten können oft zumindest teilweise automatisiert werden. In komplexeren Fällen kann Software dadurch unterstützen, dass die entscheidungsrelevanten Informationen schnell und bedarfsgerecht bereitgestellt werden.
Damit werden verschiedene Ziele verfolgt:
- ein schnellerer und flexiblerer Zugriff auf Daten und Dokumente
- die Beschleunigung und Absicherung der Abläufe
- eine bessere Dokumentation (Erfüllung der Nachweispflichten)
- die Entlastung der Mitarbeiter:innen von Routineaufgaben.
Expert:innen für Finanzen und Controlling sind schwer zu finden. Sie sollten sich auf Tätigkeiten konzentrieren können, in denen ihr Expertenwissen gefragt ist.
Schnelle Automatisierung einfacher Tätigkeiten durch RPA
Oft sind es die vergleichsweise einfachen manuellen Tätigkeiten, die besonders aufwändig sind, bspw. die Kontenabstimmung, die Datenübernahme oder der Abgleich von Transaktionen.
Hier setzt Robotic Process Automation (RPA) an. RPA-Software dient der Automatisierung regelbasierter Tätigkeiten, die durch Softwareroboter übernommen werden.
„Der Einsatz von RPA-Systemen sollte wohl überlegt und klar strukturiert werden.“
Die Technologie zeichnet sich insbesondere dadurch aus, dass die Daten direkt über die Benutzerschnittstelle übernommen werden können.
Durch die schnellere Einsatzbereitschaft der Systeme hat es RPA auf die Agenda vieler großer Unternehmen mit Digitalisierungsinitiativen geschafft. Doch auch der Einsatz von RPA-Systemen sollte wohl überlegt und klar strukturiert werden. Nur so können Unternehmen mit komplexen Strukturen von Skaleneffekten profitieren.
Künstliche Intelligenz einbinden – neue Zusammenhänge erkennen und nutzen
Wo Digitalisierung diskutiert wird, ist meist auch das Thema Künstliche Intelligenz im Gespräch. Doch worin liegt nun der Mehrwert für den Finanz- und Controlling-Bereich? Was sind die konkreten Anwendungsfälle hinter den Technologien und Marketingversprechen der Anbieter?
Tatsächlich können fortgeschrittene Analysen und Data Science zum Beispiel in Planung und Forecasting maßgebliche Erfolge erzielen.
Tiefere Einblicke in Daten und moderne Analysemöglichkeiten stellen verlässlichere Prognosen als Basis für die Unternehmensplanung bereit.
Auch die Anwendung dieses Wissens wird unterstützt, indem bedarfsgerecht Informationen bereitgestellt, Entscheidungen unterstützt und Prozesse gesteuert werden.
Process Mining bietet Möglichkeiten der Analyse von tatsächlichen Abläufen, auch über verschiedene Systemgrenzen hinweg. So können Abweichungen, Verzögerungen, Engpässe und Risiken schnell identifiziert und die entsprechenden Gegenmaßnahmen erarbeitet werden.
„Für den erfolgreichen Einsatz sind Know-how und die passende Technologie ebenso wichtig wie die Bereitschaft der Mitarbeiter:innen, den Systemen zu vertrauen.“
Die Implementierung und der erfolgreiche Einsatz solcher Maßnahmen erfordert aber nicht nur Know-how und passende Technologie. Ebenso wichtig ist die Bereitschaft der Mitarbeiter:innen und Entscheider:innen, den Systemen zu vertrauen und die teilweise nicht nachvollziehbaren Resultate anzunehmen.
Unternehmen stehen also nicht nur an der Schwelle zu architektonischer und technologischer Modernisierung und Erweiterung. Auch ein kultureller Wandel steht bevor.
Handeln Sie – wir begleiten Sie auf dem Weg
Viele Organisationen stehen gerade erst am Anfang. Nur wer heute bereits die Weichen stellt, hat eine Chance, sein Unternehmen für die digitale Zukunft richtig auszurichten.
Die Finanz- und Controlling-Organisationen haben dabei eine entscheidende Rolle inne. Als zentrale Schnittstelle versorgen sie sämtliche Geschäftsbereiche mit wichtigen Informationen, um mit datengetriebenen Entscheidungen den Geschäftserfolg zu verbessern.
Die klare Message lautet: Starten sie jetzt!
