In vielen Unternehmen findet aktuell ein Umdenken statt. Excel als weitverbreitetes Planungs- und Controlling-Werkzeug hat für diese Zwecke ausgedient. Zu hoch ist die Fehleranfälligkeit durch manuelle Eingriffe, zu stark die Einschränkung durch fehlende Funktionalität, zu inkonsistent die Daten aufgrund der fehlenden einheitlichen Datenbasis.
Ein professionelles Planungs- und Controlling-Werkzeug soll her. Doch wie? Es gibt so viele unterschiedliche Lösungen auf dem Markt und die potenziellen Fehlerquellen bei der Softwareauswahl sind enorm. Wenn Sie meinen Beitrag „Der Softwaremarkt für Planungs- und Controlling-Lösungen“ aufmerksam gelesen haben, sind Sie zumindest über die Marktseite schon bestens informiert, um das Lösungsangebot hinsichtlich sinnvoller Kriterien vergleichen bzw. unterscheiden zu können.
Auf welche Dinge Sie tunlichst im Rahmen Ihres Softwareauswahlprozesses achten sollten, möchte ich Ihnen in diesem Beitrag erläutern.
Führen Sie eine sorgfältige Anforderungserhebung durch!
Eine gewissenhafte und umfassende Anforderungserhebung ist die Basis eines jeden Softwareauswahlprozesses. Erstaunlich viele Unternehmen unterschätzen diesen wichtigen ersten Schritt. Die Fehlerquellen sind vielfältig, konzentrieren sich aber immer wieder auf dieselben Kardinalfehler: Einseitig besetzte Projektteams (bspw. IT sucht für Fachbereich aus), eingeschränkte Anforderungserhebung/widersprüchliche Anforderungen sowie agieren ohne Weitblick (bspw. Auswahl Planung, obwohl zukünftig auch Reporting/Analyse relevant sind).
Um diese Fehler zu vermeiden, muss eine sorgfältige fachlich-funktionale, technische und organisatorische Anforderungsanalyse in allen Unternehmensteilen erfolgen, die später mit dem Werkzeug arbeiten sollen. Dies umfasst Fachbereiche als auch IT, um Akzeptanzproblemen von Beginn an vorzubeugen.
Als Ergebnis der Anforderungsanalyse entsteht ein vollständiger Kriterienkatalog, welcher die Eignung der am Markt verfügbaren Softwarewerkzeuge für die eigenen Anforderungen ermöglicht. Da nicht jedes Kriterium dabei gleichwertig ist, sollten die einzelnen Anforderungen gewichtet werden.
Kaufen Sie die Lösung, nicht den Anbieter(namen)!
Viele Unternehmen fokussieren sich bei der Softwareauswahl vor allem auf „große“ und weit bekannte Softwareanbieter (bspw. SAP, IBM, Oracle etc.). Dies ist per se nicht schlecht, da diese Anbieter meist umfassende Portfolios mit großem Softwareangebot vorweisen können.
Nichtsdestotrotz haben vor allem „kleinere“ und spezialisierte Anbieter häufig sehr gute Lösungen und bringen ein ausgeprägtes Verständnis für lokale Besonderheiten in Branchen bzw. Unternehmensgrößen mit, sodass Sie diese nicht zuletzt deshalb in Ihre Marktbetrachtung mit einbeziehen sollten. Grundsätzlich müssen Sie bei Ihrer Softwareentscheidung bedenken: Größer ist nicht gleichzeitig besser – vermeintlich „große“ Anbieter sind ihren „kleineren“ Wettbewerbern nicht zwangsläufig in allen Belangen überlegen.
Entscheidend ist das Gesamtpaket aus funktionaler und technischer Unterstützung, bezogen auf Ihre individuellen Anforderungen zu einem vernünftigen Preis-Leistungs-Verhältnis. Unsere jahrelangen Marktanalysen und Erfahrungen belegen hierbei bspw., dass gerade Themen wie verfügbare Supportleistungen vor Ort, Wertschätzung des Kunden, sprechen der lokalen Sprache sowie Kenntnisse der lokalen Besonderheiten häufige Punkte sind, bei denen „kleinere“ Anbieter zufriedenere Kunden vorweisen können als „große“ weit bekannte Softwareanbieter.
Verzichten Sie nicht auf die Detailevaluierung!
Eine Detailevaluierung, bspw. in Form eines Proof of Concepts, sollte der finale Schritt im Rahmen Ihres Softwareauswahlprozesses sein. Ein Verzicht, sei es aus Zeit- oder Kostengründen, kann riskant sein und schlussendlich zu einer Fehlentscheidung führen. Bei der Detailevaluierung müssen die betrachteten Lösungen „beweisen“, dass sie alle relevanten Anforderungen erfüllen können, um darüber ein möglichst genaues Bild der Leistungsfähigkeit der Werkzeuge zu zeichnen.
Idealerweise sind individuell vorgegebene Aufgabenstellungen sowie (Echt-)Daten die Basis für die Detailevaluierung, welche möglichst realitätsnah dem späteren Einsatzgebiet im Unternehmen entsprechen. Neben der Detailevaluierung an sich können Referenzkundengespräche, externe Berater oder generelles Kundenfeedback zur Nutzung der Werkzeuge hilfreiche ergänzende Informationsquellen sein.
Fazit
Das Finden des richtigen Planungs- und Controlling-Werkzeugs, passend zu den eigenen Anforderungen ist nicht schwer. Das Angebot am Markt ist reich, der Funktionsumfang der Lösungen umfassend. Nichtsdestotrotz sind eine gewisse Kenntnis der Unterscheidungsmerkmale sowie potenzieller Fehlerquellen für die Auswahl eine essenzielle Ausgangsbasis.
