ZDF Studios setzt auf innovative BI- und Planungslösung für eine sichere Zukunft

Über ZDF Studios GmbH

ZDF Studios ist eine privatwirtschaftliche Tochtergesellschaft des ZDF, einem der größten Fernsehsender Europas. Die 1993 gegründete Unternehmensgruppe mit Sitz in Mainz ist mit ihren über 30 direkten und indirekten Tochter- und Beteiligungsgesellschaften in Deutschland, den Niederlanden und Großbritannien in den Geschäftsbereichen Produktion, Distribution und Services tätig. Die Muttergesellschaft ZDF Studios ist verantwortlich für den weltweiten Programmvertrieb, die Realisierung internationaler Koproduktionen, den Lizenzankauf und das Merchandising erfolgreicher Programmmarken unter eigenem Namen, für das ZDF und für Dritte. ZDF Studios verfügt über den größten deutschsprachigen Programmbestand der Welt und über ein ständig wachsendes Angebot an internationalen Produktionen, bestehend aus Serien und Mini-Serien, Fernsehfilmen, Dokumentationen und Kinderprogrammen.

Das Projekt im Detail

Die Herausforderung

Vor der Beauftragung von BARC hatte ZDF Studios nur eine begrenzte Einsicht in den Softwaremarkt für BI- und Planungssoftware und auch kein vertieftes technologisches Know-how. Ein Vorprojekt mit externen Beratern lieferte zwar fundierte Erkenntnisse über die Einsatzmöglichkeiten und Potenziale von BI- und Planungssoftwarelösungen, die größte Herausforderung aber war der unübersichtliche Softwaremarkt. Einzelne Kontakte zu verschiedenen Anbietern waren für einen objektiven Auswahlprozess nicht ausreichend.

Das Ziel

Das Projekt umfasste die Unterstützung von ZDF Studios bei der Auswahl einer geeigneten BI- und Planungs-Software, mit der Excel als Berichts- und Planungswerkzeug zukunftssicher abgelöst werden sollte.

Projektphase 1

Das Projekt verlief in zwei Phasen: Nach einer detaillierten Anforderungsanalyse wurde eine Shortlist erstellt und Detailevaluierung durchgeführt.

Anforderungsanalyse und Shortlist
Die Analyse der Anforderungen erfolgte in enger Zusammenarbeit mit Vertretern von IT und Fachabteilungen von ZDF Studios, um die Berücksichtigung und Priorisierung aller relevanten technischen und fachlich-funktionalen Anforderungen zu gewährleisten. Auf Basis der erhobenen und gewichteten Anforderungen wurde der Softwaremarkt auf zwei Anbieter eingegrenzt, deren Produkte am besten zum Anforderungsprofil von ZDF Studios passten.

Projektphase 2

Detailevaluierung
In der zweiten Phase half BARC ZDF Studios bei der Detailevaluierung mit den zwei Softwareanbietern der Shortlist.

Die Detailevaluierung unterstützte BARC neben der Vorbereitung (bspw. Einladung der Anbieter, Vorbereitung von Aufgabenstellungen und Daten, Vorbereitung von Bewertungsrastern) insbesondere durch deren Begleitung und gemeinsame Bewertung sowie die Ergebniskonsolidierung.

ZDF Studios hat die Detailevaluierung in Form eines Proof of Concept durchgeführt. Beide Anbieter waren jeweils eine Woche vor Ort in Mainz zu Gast und haben die geforderten prototypischen Aufgaben implementiert und Workshops durchgeführt. Der Vorteil hierbei war, dass ZDF Studios den Anbietern bei der Arbeit „über die Schulter schauen konnte“, was sehr tiefgehende Einblicke und Diskussionen ermöglicht hat.

Im Rahmen der Detailevaluierung wurden in einzelnen Workshops wichtige Entscheidungs-kriterien wie die Konzeption einer modernen BI-Architektur inkl. Data Warehouse, Erfüllung der technischen IT-Anforderungen, Erfüllung der fachlich-funktionalen Aufgaben sowie die Kosten mit beiden Anbietern intensiv diskutiert und bewertet.

Auf Basis aller konsolidierten Ergebnisse lieferte BARC abschließend eine begründete Empfehlung. Auf Basis dieser Empfehlung konnte ZDF Studios eine fundierte Software-entscheidung treffen.

Das Ergebnis

Henning Ruppert fasst das Ergebnis wie folgt zusammen: „Der Know-how-Gewinn durch die Projektunterstützung von BARC im Hinblick auf BI- und Planungs-Systeme war beträchtlich, so dass wir bereits im Rahmen des Projekts unsere (im Vorfeld bereits erhobenen) fachlichen Anforderungen noch zielgerichteter definieren konnten. Durch den strukturierten Auswahlprozess und insbesondere durch den Proof of Concept hatten wir eine hervorragende Entscheidungsgrundlage für die Systemauswahl. Unserer BARC-Berater Herr Dr. Fuchs hat das Projekt sehr zielstrebig vorangebracht.

Das BARC-Projekt wurde im Herbst 2023 mit einer Entscheidung für die Systemauswahl abgeschlossen. Aktuell befinden wir uns in der Einführung der CPM-Lösung von Jedox.“

BARC verfügt über fundiertes BI-Know-how und eine umfassende Marktkenntnis. Die engagierte und strukturierte Projektdurchführung durch Herrn Dr. Fuchs war ein entscheidender Erfolgsfaktor für das Gelingen des Projekts. Wir hatten den Eindruck, ergebnisoffen und unabhängig beraten worden zu sein.

Henning Ruppert

Leiter Controlling, ZDF Studios GmbH