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Aktuelle Herausforderungen in der Planung und im Forecasting gibt es in fast jedem Unternehmen

Studie Die Zukunft der Planung: Kapitel 3
Planungs- und Forecasting-Prozesse werden in vielen Organisationen kritisch betrachtet. Sie dauern zu lange, binden zu viele Ressourcen, produzieren damit hohe Kosten und die Qualität der Ergebnisse steht, gemessen am Aufwand, in keinem guten Verhältnis. So die Meinung vieler Kritiker. Auch die diesjährigen Studienergebnisse bestätigen viele dieser Kritikpunkte. Nur 5 Prozent der Unternehmen geben an, aktuell keine Herausforderungen in diesem Bereich zu haben. Fehlende Effizienz und Bürokratie sind die größten Kritikpunkte heutiger Planungen Was sind aktuell Ihre größten Herausforderungen in der Unternehmensplanung und im Forecasting? (n=389) Darüber hinaus zeigen die geringen Abstände zwischen den Herausforderungen die Vielfalt der Themen, mit denen Unternehmen zu kämpfen haben. Die wesentlichen Herausforderungen betreffen dabei vor allem die Effizienz, Dauer und Transparenz. Eindeutig bestätigt werden kann die These, dass Nachzügler mit deutlich umfangreicheren und gravierenderen Herausforderungen zu kämpfen haben als Vorreiter. Neben den bereits genannten Punkten ist bei Nachzüglern ein zusätzlicher Punkt kritisch zu sehen, der überdurchschnittlich häufig genannt wurde: Planergebnisse werden nicht zur Entscheidungsfindung genutzt. Das stellt somit alle Aufwände für die Erstellung infrage. Planung und Forecasting müssen diese wesentlichen Herausforderungen erfolgreich bewältigen: Fehlende Effizienz, ausufernde Bürokratie, lange Durchlaufzeiten sowie mangelnde Transparenz der Planungsprozesse. Bei hoher Dynamik der Märkte und des Wettbewerbs sind aktuelle und verlässliche Informationen essenziell, um fundierte Entscheidungen treffen zu können. Für ihre Steuerung benötigen Organisationen deshalb schnelle und häufige Forecasts, die effizient erstellt werden müssen. Dies betrifft sowohl die Prozessseite als auch die technologische Unterstützung. Langwierige Planungsprozesse mit bürokratischen Abstimmungs- und Verhandlungsrunden sind schon lange nicht mehr zeitgemäß, gerade in Krisenzeiten kann sich das kein Unternehmen leisten. Automatisierte Forecasts benötigen eine qualitativ hochwertige Datenbasis, die regelmäßig aus internen und externen Quellen mit aktuellen Ist-Daten gespeist wird. Die aufwendige Zusammenführung dieser Daten aus meist heterogenen Quellsystemen ist dabei nicht nur mit hohem Aufwand verbunden, sondern verzögert auch die Bereitstellung wichtiger Basisdaten. Konsequenterweise ist die Notwendigkeit, Daten aus vielen Quellen zu nutzen, mit Abstand die Top-Ursache für viele der oben genannten Herausforderungen. Sie steht Zielen wie der schnellen Bereitstellung aktueller Informationen für Entscheidungen oder schnell erstellten Forecasts entgegen. Datenzusammenführung aus Quellsystemen ist in jedem zweiten Unternehmen ein Problem Was sind die wesentlichen Ursachen für die genannten Herausforderungen? (n=361) Die Daten, die als Basis für Planung oder Forecasts dienen, müssen oftmals aus mehreren, kaum integrierten Quellsystemen mit inkonsistenten Stammdaten bezogen und manuell konsolidiert werden. Der kleinste gemeinsame Nenner ist hierbei häufig Microsoft Excel. Diese Arbeiten fallen typischerweise jeden Monat an und binden wertvolle Ressourcen. Trotz möglicher Inkonsistenzen und technischer Hürden bei der Akquisition ist es zwingend erforderlich, alle relevanten Daten für die Planung zu berücksichtigen. Dabei beginnen viele Unternehmen gerade erst, externe Daten zu nutzen, um bessere Ergebnisse erzeugen zu können. Insbesondere für die Automatisierung von Forecasts spielen strukturierte, konsistente und integrierte Daten eine große Rolle. Viele der oben genannten Herausforderungen lassen sich auf zusätzliche Unzulänglichkeiten zurückführen. Hierzu zählen eine auf die Finanzperspektive reduzierte Planung, eine eingeschränkte Softwareunterstützung, fehlende Personalressourcen oder eine mangelnde Datenqualität. An diesen Punkten gilt es anzusetzen, um Planung und Forecasting in Unternehmen dauerhaft zu verbessern. Vor allem Nachzügler leiden unter grundlegenden Problemen, da Ergebnisse der Planung vom Management oft nicht genutzt werden. Eine schlechte Integration mit operativen Systemen (z.B. HR, ERP, CRM) reduziert den Nutzen der Planung oder die vorhandene Software passt nicht zu den Anforderungen. Dies sind grundsätzliche Missstände bei Nachzüglern, die es für eine Optimierung anzupacken gilt. Sie deuten auf einen geringen Stellenwert der Planung hin sowie auch auf Fehler bei der Softwareauswahl. Die Vielfalt der genannten Herausforderungen zeigt, dass es umfangreichen Optimierungsbedarf gibt. Nur 1 Prozent der Organisationen sehen keinen Handlungsbedarf. Verbesserungen sind notwendig, damit Planung und Forecasting, auch unter geänderten Voraussetzungen ihren Beitrag zu einer effektiven Unternehmenssteuerung leisten können. Doch welche Ziele verfolgen Unternehmen, um sie zu verbessern? Wichtigste Ziele zur Verbesserung der Unternehmensplanung sind Fokussierung, Dauer und Qualität Was sind Ihre wichtigsten Ziele für die Verbesserung von Planung und Forecasting? (n=393) Fokussierung, Dauer, Qualität, Effizienz und Integration stehen im Mittelpunkt. Es existieren jedoch auch detailliertere Ziele wie bspw. die Stärkung der operativen Planung sowie die Steigerung der Anpassungsfähigkeit der Planung. Ein wichtiges Ziel für jede zweite Organisation ist eine stärkere Fokussierung. Unternehmen wollen ihre Planung auf ihre maßgeblichen Stellgrößen und Werttreiber ausrichten, da ein hoher Detailgrad ein erheblicher Aufwandstreiber ist. Durch einen werttreiber-orientierten Ansatz lassen sich Aussagekraft und Effizienz verbessern und elaborierte Simulationen schneller durchführen. Planungen und Forecasts müssen heute schneller aktualisiert werden als früher. Die steigende Dynamik von Märkten und Wettbewerb macht dieses Ziel zu einer essenziellen Anforderung für Unternehmen aller Größen und Branchen. Entscheider:innen benötigen schnell aktualisierte Forecasts regelmäßig für wichtige Entscheidungen. Das dritthäufigste Ziel ist die Verbesserung der Qualität der Planergebnisse. Hierbei können die Integration der Planung und die Automatisierung von Prozessen einen wesentlichen Beitrag zur Konsistenz und Transparenz der gelieferten Daten und Ergebnisse leisten. Insbesondere die Automatisierung kann die Reaktionszeit verringern und die Qualität der Ergebnisse erhöhen. Eine tiefgreifende Verbesserung von Planung und Forecasting ist nicht trivial und muss technologische, methodische und organisatorische Aspekte berücksichtigen. Optimierungen nur in einem der drei Bereiche führen selten zu merkbaren und dauerhaften Verbesserungen. Die Studienergebnisse zeigen, dass Unternehmen in den vergangenen 12 Monaten Verbesserungsmaßnahmen sehr ausgewogen in allen drei Bereichen durchgeführt haben. 15 Prozent der Organisationen haben keine Maßnahmen durchgeführt, was die oben beschriebenen Investitionsreduktionen bestätigt, die insbesondere bei Nachzüglern stattgefunden haben. Technologie, Methodik und Organisation müssen optimiert werden, um Herausforderungen zu meistern Welche Maßnahmen haben Sie in den letzten 12 Monaten durchgeführt bzw. planen Sie in den nächsten 12 Monaten durchzuführen? (n=379) Geplante Maßnahmen in den nächsten 12 Monaten betreffen vorrangig eine bessere Technologieunterstützung. Dies unterstreicht die Absicht vieler Organisationen aus der letztjährigen BARC-Studie „Fundierte Entscheidungen in dynamischen Zeiten“, dass bspw. die Einführung oder Modernisierung von Software als eine der wichtigsten Investitionen gesehen wird. Betrachtet man die Unterschiede zwischen Vorreitern und Nachzüglern, so zeigen sich folgende Erkenntnisse: Vorreiter haben in den vergangenen 12 Monaten deutlich häufiger Maßnahmen zur Verbesserung angestrengt. Der Fokus lag dabei auf methodischen Verbesserungen der Planung (bspw. die Implementierung moderner Planungsansätze). Jeder dritte Nachzügler hat dagegen gar keine Maßnahmen durchgeführt. Nachzügler wollen in den nächsten 12 Monaten häufiger Maßnahmen zur Verbesserung der Planung durch technologische Optimierungen starten. Diese Maßnahmen fallen umfangreicher aus als bei Vorreitern. Das zeigt, dass letztere einen Vorsprung bei der Umsetzung haben. Viele Vorreiter haben die letzten 12-18 Monate bereits genutzt, um ihren Planungsansatz zu überdenken und zu verbessern.

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Robert Tischler
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