Management Summary zur Studie „Die Zukunft der Planung“

Planung und Forecasting sind aufgrund der veränderten Anforderungen in vielen Unternehmen gerade auf dem Prüfstand. Zu den Fragen, die sich die Expert:innen und Entscheider:innen wie Sie stellen, gehören auch diese Punkte: Ist unser Herangehen noch zeitgemäß? Passt die gewählte Technologie noch zur Aufgabe? Passt der Aufwand zum Nutzen? Gibt es bessere Methoden? Insbesondere in dynamischen Märkten sind aktuelle Informationen essenziell für fundierte Entscheidungen. Um den Beitrag, den Planung und Forecasting in Zukunft leisten können, zu erörtern, haben wir nach deren Bedeutung, neuen Anforderungen und Herausforderungen gefragt. Zudem zeigen wir, welche Maßnahmen Unternehmen durchführen und planen, um ihre Ziele zu erreichen. 1. In einer zunehmend dynamischen Welt ist die Vorhersagbarkeit von Ereignissen gering 89 Prozent der befragten Unternehmen meinen, dass die Vorhersagbarkeit wichtiger Ereignisse, die das eigene Geschäft signifikant betreffen, niedrig oder gleich null ist. Wo Dynamik und Komplexität hoch sind, dort ist die Vorhersagbarkeit gering. Die steigende Dynamik führt dazu, dass die klassische Budgetierung für viele Unternehmen an Relevanz verliert. Über 80 Prozent der Organisationen stimmen zu, dass es zukünftig wichtiger ist auf schnelle Forecasts zu setzen, anstatt aufwendig zu budgetieren. Die Relevanz von kontinuierlichen Forecasts mit automatisierten Hochrechnungen wird daher weiter steigen. 89% meinen, dass die Vorhersagbarkeit wichtiger Ereignisse niedrig oder gleich null ist. In dynamischen Märkten ist die regelmäßige Aktualisierung von Prognosen und Forecasts eine Kernanforderung, um Signale aus dem Markt schnell und ohne Vorankündigung zu interpretieren und ihre Auswirkungen zu verstehen. Forecasts müssen schnell erstellt werden können, um relevante Erkenntnisse für die Steuerung zeitnah zu liefern. Vier von zehn Unternehmen aktualisieren heute ihre Forecasts mindestens einmal pro Monat, bei Vorreitern sind es sogar mehr als sechs von zehn. Dies ist mit einem „weiter wie bisher” nicht machbar, entsprechend hoch ist der Druck auf substanzielle Anpassungen. 2. Bedeutung der Planung für eine agile Unternehmenssteuerung ist durch die Pandemie gestiegen Das Controlling hatte besonders in den ersten Monaten der Pandemie bei vielen Unternehmen einen sehr hohen Stellenwert, da es häufig die Controller:innen sind, die Informationen aus allen Unternehmensbereichen sammeln, einordnen und in hilfreiche Handlungsempfehlungen übersetzen. Die hohe Bedeutung von Prognosen und Revisionen der Planung im Kontext hoher Unsicherheit zeigt sich am häufig gestiegenen Aufwand, den Unternehmen betrieben haben. Ein Treiber dafür war die Notwendigkeit vieler Überarbeitungen wegen deutlich veränderter epidemiologischer Parameter und den politischen Maßnahmen zur Pandemiebekämpfung. Zusätzlich wurden Investitionen in diese Bereiche, im Unterschied zu vielen anderen Gebieten, eher ausgeweitet als zurückgefahren. 3. Aktuelle Herausforderungen in der Planung und im Forecasting gibt es in nahezu jedem Unternehmen Planung und Forecasting werden in vielen Organisationen kritisch betrachtet. Sie dauern zu lange, binden zu viele Ressourcen und die Qualität der Ergebnisse steht, gemessen am Aufwand, in keinem guten Verhältnis. So die Meinung vieler Kritiker:innen. Zu den wichtigsten Herausforderungen gehören Effizienz, Dauer und Transparenz. Langwierige Prozesse mit bürokratischen Abstimmrunden sind nicht mehr zeitgemäß und gerade in Krisenzeiten kann sich das kein Unternehmen leisten. Bei steigender Dynamik der Märkte sind aktuelle Informationen essenziell, um fundierte Entscheidungen treffen zu können. Für ihre Steuerung benötigen Organisationen deshalb immer häufiger schnelle Forecasts. Die Automatisierung nimmt dabei einen hohen Stellenwert ein. Automatisierte Forecasts benötigen eine hochwertige Datenbasis, die regelmäßig aus internen und externen Quellen gespeist wird. Die Zusammenführung dieser Daten aus meist heterogenen Quellsystemen ist dabei nicht nur aufwendig, sondern verzögert auch die Bereitstellung der Ergebnisse. Entsprechend ist die Nutzung von Daten aus vielen Quellen die Top-Ursache für viele Probleme. 4. Moderne Software für bessere Integration und stärkere Automatisierung Viele Unternehmen haben bereits in eine bessere Datenbewirtschaftung investiert und damit auf die Herausforderungen mit vielen Quellsystemen reagiert – auch wenn dieser Kampf bisweilen dem des Sisyphos zu ähneln scheint. Top 3 technische Maßnahmen: Moderne Software für besseres Datenmanagement und Integration der Teilpläne Die technische Integration automatisiert die Datenflüsse zwischen Teilplänen, indem sie das fachliche Planungsmodell in Abläufe und Regeln in der Software überführt. Mit steigender Relevanz der Verknüpfung weiterer operativer Teilpläne muss auch die technologische Basis leistungsfähiger werden. Die Einführung neuer Software sowie die umfassendere Nutzung existierender Software ist der dritte große Bereich, in den Unternehmen investiert haben. Dies zeigt einmal mehr, dass Organisationen in der passenden Softwareunterstützung einen wesentlichen Hebel zur Verbesserung von Planung und Forecasting sehen. 5. Die Anbindung operativer Teilplanungen und ausgefeilte Simulationen liefern direkt umsetzbare Erkenntnisse Die Erweiterung der häufig stark finanzorientierten Planung um operative Teilpläne ist eines der wichtigsten fachlichen Themen rund um Planung und Forecasting. Damit erhalten Unternehmen ein besseres Bild der internen und externen Lage und der Zusammenhänge. Top 3 technische Maßnahmen: Moderne Software für besseres Datenmanagement und Integration der Teilpläne Simulationen dagegen sind essenziell für die fundierte Bewertung von Handlungsalternativen. Richtig gemacht, liefern sie wichtige Informationen für Entscheider:innen. Die zunehmende Dynamik und damit verbundene Unsicherheit erhöhen die Bedeutung von Simulationen für die Unternehmenssteuerung. Sie helfen dabei, mögliche zukünftige Entwicklungen sowie eigene Maßnahmen besser zu bewerten. Auf Basis der gewonnenen Erkenntnisse können die erforderlichen Vorbereitungen und Maßnahmen in die Wege geleitet werden. 6. Intensivere Zusammenarbeit und höhere Kompetenz beschleunigen Prozesse und erhöhen die Qualität Die in den Monaten seit Ausbruch der Pandemie durchgeführten organisatorischen Anpassungen zielen zu einem großen Teil auf die Beschleunigung der Prozesse ab, um so aktuellere Daten für die Entscheidungsunterstützung zu erhalten. Dafür wurden unter anderem interdisziplinäre Teams gebildet, die Forecasts und Hochrechnungen schnell mit den Neuigkeiten aus allen Bereichen anpassen können. Durch diese intensivere Zusammenarbeit entfallen Abstimmrunden und die wichtigsten Leitplanken können schneller gesetzt werden. Die Mitarbeiter:innen in Controlling und Finance müssen in einem volatilen Umfeld fitter sein, um ihre Aufgaben erledigen zu können. Sie müssen mit Daten und Analytics gut umgehen können, um zum Beispiel wichtige Indikatoren für das Geschäft auf Basis externer Daten in Analysen und Simulationen einbeziehen zu können. Das erfordert ein hohes Maß an Data Literacy, das durch entsprechende Initiativen häufig erst geschaffen werden muss.